„Zdvořilost - to není slovo.“ Proč tolik pokrytectví a jak se ho zbavit v obchodní korespondenci

Ljudmila Sarychev

Spoluautor knihy "Nová pravidla pro obchodní korespondenci».

Práce dopisů - to je bolest. Provedli jsme průzkum, ve kterém naši odběratelé uvedli, že byli nepříjemné v obchodní korespondenci. Kolik odpovědí jsme obdrželi! Lidé nenáviděli totéž: všechna tato slova ASAP a FYI, úmyslné úřednictva a léčba „kolegové“, pořadí s označením „naléhavé!“ A dlouhý, nesouvislý dopis. Podíváte-li se na to hlouběji, to dopadá, že lidé zuřivý opovržení.

Neúcta - to je vše, co dává zanedbávání či nepozornost na rozmluvy. Zapomněl jsem se připojit soubor - neúcta. Udělal jsem chybu v názvu - totéž pohrdání. Dopisy s tématem „naléhavé“ - opět neúcty, a dokonce i to, co. Pokud je vše v pořádku, a pak přidat trochu pozor, dostanete dopis, že příjemce bude chtít odpovědět.

Respektovat a péče v dopisech muset naučit, protože v obchodní komunikaci došlo k dalšímu tradice: psaní klišé, s zdvořilá slova a oficiálně. Ale tato tradice nemá nic společného s normálními lidskými vztahy. Proto je čas na změnu.

Nemusíte jim hlídat

Když mluvíme o respekt a péči o kurzech, tam je vždy někdo, kdo říká: „Ve skutečnosti je to jejich práce, aby mi získat data! Řekl jsem jim na to peníze, a nebude platit více respektu k vylíčení před nimi! "

To je pravda. Všechno, co je napsáno v této knize není nutné. V podnikání dělá korespondence ne tolik povinné části. Dopis od šéfa se slovem „Look“ bude pracovat o nic horší než dlouhý požadavek na „věnovat pozornost na přiloženém dokumentu.“ Obchodní korespondence - jedná se především o případ a teprve potom - vztah.

Každý den lidé přijdou do práce, což je averzí k provádění pokynů, které nerozumí, z jeho nadřízených jimž se příčí. Svět funguje, a to bez ohledu.

Další věc je, že uctivý dopis, budeme reagovat mnohem lépe, než je obvyklé. Reagujeme rychleji, „zapnuto“, najdeme zákaznická řešení, Metody práce s potěšením, unaví méně a nakonec se stal produktivní. To neznamená, že špatně napsané dopisy budou ignorovány. No, samozřejmě. Je to práce. To je stejné, které motivují zaměstnance k teroru nebo dobrý přístup. Dobrý přístup funguje, ale také pracuje a teror. Když šéf křičel na podřízené a zákazník degraduje umělec, a většina z nich, a jiní vykonávat úkoly.

Mnohem zajímavější výraz - „reprezentovat respekt.“ Respekt se nedá popsat, protože to není vnějším projevem člověka, to vnitřní stav. Když se člověk respektuje sám, také se odkazuje na jiný - děje se to samo od sebe. Jsme si jisti, že jakmile se drží tuto knihu, budete mít žádné problémy
s respektem k sobě a ostatním.

V obchodní korespondence mají normy!

Společnosti mají standardy obchodní komunikace: formě zpráv, se sídlem hybnosti a odborný jazyk. Nechceme tvrdit, že přepsat pravidla. Naopak, v případě, že je standard, který vám pomůže psát rychleji, to je vynikající. Ale na základě pravidel, co potřebujete vědět něco.

Ne všechna pravidla, které byly přijaty v rámci společnosti, bude pracovat v zahraničí. Vnitřní Slang zvyklý dát polkompanii pro kopírování a věčný FIY - to je téma vtipů mezi lidmi, kteří pracují s korporací. Nazývají tyto „kancelářské surikat.“ Hádejte proč.

To, co je pohodlný pro jednu osobu, není vždy vhodné příjemce. Například, tam je dlouhá korespondenci s klientem. Správce rozhodne se připojit technik. On stiskne „Odeslat“, říká: „See. korespondence „kliknutí“ Odeslat ". To je velmi výhodné pro manažera.

Odborník bude nyní muset číst všechny dopisy, aby pochopili nekonečné řady „vážení kolegové“ a „upozornil.“ Manažer je pohodlné a technik - ne. Správce mohl připravit výňatek z korespondence nebo posílat pouze nezbytné fragment s otázkou, a pak odborník by bylo vhodné. Bylo by to mít vliv na výkon práce? A Bůh to ví. Pravděpodobně ne: technik, protože povinnost reagovat na tyto dopisy. Klení a reagovat.

Diskuse o standardech má smysl pouze v případě, že vás vede k příjemci společného cíle. Například, pokud vaše společnost má elegantní vzor citát ze kterých zákazníci slzy radosti na tvářích - dobře, použijte ji.

Zdvořilost - není to slovo

Být zdvořilý - není totéž jako psaní zdvořilých slov. Právě naopak: čím více slov, tím víc dráždí je dostat dopis, a to zejména v případě zdvořilostí lepenky. Pravda zdvořilost se projevuje v péči o partnera.

Dopis z vrcholu - Happy New Year. Ve vzhledu je velmi zdvořilý partnerem gratuloval, popřál mu hodně zdraví a poděkoval rodině za jejich spolupráci. Ale je to nepříjemné, protože to postrádá péče a zdá se být ponořený do pokrytectví.

Péče se projevuje ne ve slovech, ale v slib: psát co nejkratší a bez dalších průtahů; ne ztrácet čas čtenáře; držet neutrální, tiché tóny; obecně nést další výhody, a to nejen rýsuje před očima.

Dalším velkým zájmem - nepište dopis, aniž by museli. Zpráva na Nový rok není nutné. Bylo by lepší, kdyby zdroj nebude ztrácet čas.

K dispozici je společná forma zdvořilosti a hygieny. Asi víte, je, tak jsem prostě jít přes hlavní. Je důležité mít na paměti, že zdvořilost není řečeno - je to vždy s respektem.

Klient se nelíbil polévka zmizel z nabídky restaurace. Napsala dopis, a prohlásila, že se ke všem formám zdvořilosti, zdvořilosti, ale to není reálné. Význam tohoto dopisu - „my se nestarají o vás.“ Toto formální odpovědi.

Aby byl zdvořilý dopis, je třeba se postarat: mluvit o důvodech takového rozhodnutí navrhnout možnosti, ukazují, že je důležité, aby jeho stanovisko. Je důležité, aby tyto důvody byly poctivé, „ne v náš prospěch,“ - to je normální poloha restaurace.

Díky zvláštním dopise

Děkujeme, kolegy - dobrá. Ale pokud píšete dopis, v jednom slově „děkuji“, pak jsme naložili kolega práci navíc: budeme muset viz dopis do zásuvky, otevřít, zavřít, odstranit. místo díky získat práci navíc.

Pokud opravdu chcete, aby poděkoval svým kolegům, je lepší to udělat osobně, s úsměvem. V případě, že osoba nepracuje, a děkuji opravdu chci, to dává smysl, přidat další materiál nebo dárek.

V příkladu z výše nejlepší volbou - stačí napsat poslední dopis „děkuji“. Ale my přijmout odlišné situaci: My - manažer restaurace a přítele zdarma poradí pracovní otázce. Dobrý vděčnost by mohlo být:

Samozřejmě, že to není nutné: když jsme připraveni pomáhat nezištně, nikdo nečeká na oplátku dárky. Ale pokud tak učiníte, osoba bude mít radost.

Jediná věc, kterou byste měli věnovat pozornost - ke čtecímu zařízení bylo vhodné používat dar. Máte-li chytit kurýra v nevhodnou dobu - je tak-tak. Nebo promo kód na slevu při nákupu 500 ₽ od 10 tisíc - příliš slabé dárek.

Horší než jen propagační kód na seskok padákem, která je nezbytná v zájmu pět hodin ráno v neděli jít do vlaku, a to i připlatit za parasailing.

viz také

• 8 typů zakázaných slov, které je třeba se vyvarovat →
• 12 věcí, které Enrage do korespondence →
• 14 pravidel komunikace v posla →