20 efektivních technik řízení času

1. Pravidlo 1-3-5

Vaše pracovní doba během dne je omezená a pravidlo 1-3-5 vám umožňuje strávit ji nejrozumněji. Jeho podstata je následující: za den zvládnete pouze jeden velký úkol, tři střední a pět malých. Celkem je devět případů, nic víc a nic méně. Pravidlo pomůže postupně uklidit sutiny, být včas a nepracovat.

2. Pravidlo tří

Pro ty, kteří nejsou naladěni na čísla nebo nemohou dělat devět věcí denně, autor Chris BaileyMůj produktivní rok", vynalezl pravidlo tří. Uvádí, že dělat tři nejdůležitější věci každý den je dost na to, aby bylo produktivní.

Místo toho, abyste rozptýlili svou energii a pozornost na několik desítek položek na kontrolním seznamu, stačí vybrat tři nejdůležitější úkoly dne a zaměřit se na ně. Další tři vyberte další tři atd. Tím se budete soustředit. Stejné pravidlo lze použít pro stanovení cílů pro týden, měsíc nebo rok.

3. Metoda 10 minut

Máte nějaký úkol, ke kterému jste nechci začít? Řekněte si: „Udělám to jen 10 minut a pak si půjdu odpočinout.“ S největší pravděpodobností během této doby budete vtaženi do práce a nebudete již moci přestat.

4. Pomodoro

Tento Systém vynalezl Francesco Cirillo, aby usnadnil přípravu na zkoušky. Pomáhá zaměřit lidi, kteří jsou snadno rozptýlení. Je to také dobrý způsob, jak kontrolovat, kolik času strávíte konkrétní prací.

Takto funguje Pomodoro: vezmete si časovač a nastavíte jej na 25 minut. Poté se zaměřte na práci. Když uplyne 25 minut, odpočíváte 5 minut a pak to opakujete znovu. Po čtyřech cyklech budete mít půl hodiny velkou přestávku.

5. Metoda 90/30

Metoda 90/30 používají spisovatel a blogger Tony Schwartz, spoluzakladatel společnosti Buffer Leo Widrich, literární kritik Benjamin Che Kai Wai a podnikatel Thomas Oppong.

Jeho podstata je následující: tvrdě pracujete 90 minut, poté půl hodiny odpočíváte a pak cyklus opakujete. Zároveň věnujete prvních 90 minut nejdůležitějšímu úkolu, který musíte během dne udělat, a další segmenty věnujete méně důležitým věcem.

Podle výzkumuOčarovaný svět spánku Specialista na Yale Peretza Lafee, 90 minut je optimální doba, během níž se člověk může efektivně soustředit na jeden úkol. A půl hodiny stačí na úplný odpočinek, což potvrzují i ​​výzkumySpánek a bdělost neurofyziolog Nathan Kleitman.

6. Metoda 52/17

Toto je soukromá verze předchozí metody. To se neliší, kromě čísel: odpracujete 52 minut a pak odpočíváte 17 minut. Podle experimentuPravidlo 52 a 17: Je to náhodné, ale zvyšuje to vaši produktivituprováděné náborovou službou Muse pomocí aplikace DeskTime, vám tyto časové intervaly pomohou zůstat produktivní a vyhnout se přepracování. Proto použijte metodu 52/17, pokud máte pocit, že nejste dost silní na to, abyste mohli pracovat 90 minut rovně.

7. Jíst žáby

Metoda přišla sJezte tu žábu: Brian Tracy vysvětluje pravdu o žabách motivační řečník a autor knih o vlastním rozvoji Brian Tracy. Říká „žabám“ nepříjemné a obtížné úkoly, které musíte splnit navzdory své neochotě. Udělejte hned od začátku jednu věc - sežerte žábu. A pak to bude pro vás jednodušší: odhodíte tento kámen ze své duše a zajistíte si dobrou náladu na celý den.

8. Časové bloky

Seznamy úkolů jeden mají nepříjemný rys: absolutně neposkytují představu o tom, jak dlouho trvá to či ono podnikání. „Koupit chléb“ a „Dokončit zprávu“ zabírají jeden řádek v seznamu, ale tyto úkoly jsou nesrovnatelné ve složitosti a důležitosti.

Kalendář je mnohem lepší než seznam úkolů: umožňuje vám vizuálně řídit čas. Uvidíte velký blok a uvědomíte si, že úkol není snadný. Zkuste tedy techniku ​​“časové bloky»: Umístěte je do kalendáře a každému přidělte čas podle složitosti úkolu. A když děláte ten či onen úkol, nenechte se rozptylovat ostatními.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) Je systém produktivity vynalezený obchodním trenérem Davidem Allenem. Jeho hlavní principy jsou následující:

1. Zapište si všechny své aktivity a nápady na jedno místo, tzv. Doručená pošta („Doručená pošta“).
2. Pravidelně třídte obsah doručené pošty podle priorit a načasování úkolů. Umístěte poznámky do složek podle jejich obsahu - „Práce“, „Domů“, „Nakupování“ atd.
3. Provádějte revize - vyhoďte zbytečné poznámky, vyškrtněte dokončené případy, přesuňte materiály, které ztratily význam pro archiv.
4. Když je vše naplánováno, pokračujte v provádění. Úkoly, které lze provést za pár minut, vyřešte okamžitě. Ostatní mohou být delegováni nebo umístěni do kalendáře.

Všechny jemnosti GTD najdete v našem vedení lidí.

10. ZTD

Leo Babauta, autor blogu o produktivitě Zenhabits, se domnívá, že systém GTD Davida Allena je velmi složitý a vyžaduje příliš mnoho úsilí. Nabízí svůj systém Zen to Done. Chcete-li se jím řídit, musíte si osvojit 10 jednoduchých návyků.

1. Shromažďujte všechny informace ve složce Doručená pošta.
2. Zpracujte všechny záznamy, aniž byste je nechali na zadní vypalovačce.
3. Naplánujte si své hlavní cíle pro každý den a své největší cíle pro tento týden.
4. Soustřeďte se pouze na jednu věc najednou, aniž byste rozptýlili pozornost.
5. Vytvářejte jednoduché a krátké seznamy úkolů.
6. Uspořádejte si poznámky do kategorií podle jejich obsahu, stejně jako v původní GTD.
7. Pravidelně kontrolujte své poznámky a zbavujte se zbytečných věcí.
8. Zjednodušit. Zmenšete seznam svých úkolů a cílů, pište stručně a jasně.
9. Chcete-li se naladit na práci, udržujte konkrétní denní rutinu.
10. Dělejte to, co vás opravdu zajímá.

11. Kanban

japonský metoda produktivity, který vám pomůže sledovat, co děláte, co jste již udělali a co je třeba udělat v budoucnu. Kanban vizuálně vizualizuje pracovní postup.

Vezmete si nálepku (nebo se zaregistrujete u manažera úkolů, jako je Trello) a nakreslíte na něj tři sloupce: To do, Doing, Done. Poté své záležitosti zapište do poznámek a umístěte je do příslušného sloupce podle toho, co děláte a co jste již udělali.

12. Pravidlo dvou minut

to pravidlo Je nedílnou součástí GTD, ale lze jej použít, i když nejste fanouškem Allenovy techniky. Pokud úkol trvá méně než dvě minuty, proveďte to okamžitě. Takže si sundáte mozek, protože si už tento případ nemusíte pamatovat.

13. Zero Inbox

Zero Inbox vynalezl spisovatel a expert na výkon Merlin Mann a funguje dobře s GTD. Mann to použil e-maily, ale stejným způsobem můžete zpracovávat případy, dokumenty, poznámky a další informace. Jak název napovídá, cílem této techniky je udržet vaši doručenou poštu prázdnou.

V původním systému GTD Inbox hromadil spoustu záznamů. Musíte si najít čas na jejich vyřešení a v zabalené doručené poště je snadné přehlédnout něco důležitého. Mann doporučuje rozebrat obsah, jakmile dorazí. Otevřete Doručenou poštu a rozhodnete se, co s každou položkou udělat: odstranit, delegovat, odpovědět, odložit nebo dokončit. Nezavírejte jej, dokud neprovedete jednu ze zadaných akcí se všemi prvky.

Automatické filtry v e-mailu vám navíc pomohou ušetřit čas, chytré složky a programy pro třídění dokumenty.

14. Čerstvé nebo smažené

Čerstvá nebo smažená znamená „Čerstvá nebo smažená“. Tato filozofie byla vytvořenaOvládněte svůj den se systémem priorit „čerstvé nebo smažené“ blogerka Stephanie Lee. Podle ní, když se ráno probudíte, je váš mozek „čerstvý“, ale jak den postupuje, „hnědne“. To znamená, že musíte určit čas svého špičková produktivita a zvládnout během tohoto období všechny nejdůležitější věci za den. Takhle to funguje.

1. Na konci dne, když už jste unavení, si vytvořte seznam úkolů na zítra 15 minut.
2. Přesuňte nejdůležitější úkoly na začátek dne do sekce Nejnovější. Posílají se tam také věci, které se vám nelíbí - ty samé „žáby“. Musí být provedeny, dokud máte stále sílu.
3. Méně naléhavé, méně obtížné a příjemnější věci jdou do sekce Smažené - tedy odpoledne, podle vašeho harmonogramu. Budou načítat váš mozek méně.
4. Následujícího dne sledujte svůj seznam. Večer pak udělejte nový.

Stephanie doporučuje FoF lidem, kteří každou noc zjistí, že jsou úplně vyčerpaní, ale neměli čas, i když pracovali celý den.

15. Icebergova metoda

Ramita Sethi, autorka knihy Naučím vás být bohatým, používá tuto metodu k uložení informací na později. Funguje to takto: všechny e-maily, poznámky, články, seznamy uložíte na jednom místě - například do služby pro psaní poznámek, jako je Evernote nebo Notion, nebo jako dokumenty. Poté tyto materiály distribuujte pomocí značek, složek a kategorií - jak se vám líbí.

Tyto informace kontrolujte každých 4–6 týdnů a zvažte, zda je lze uplatnit v praxi. Pokud je něco k ničemu, zahoďte to nebo archivujte. To vám umožní vytvořit si vlastní znalostní základnu.

16. Automatické zaostřování

Vynalezlo „autofokus“Systém automatického řízení času autofokusu expert na výkon Mark Forster. Tento plánovací systém se hodí kreativní lidétěžké sledovat GTD.

Všechny své aktivity si zapisujte do notebooku bez jakékoli objednávky. Poté projděte seznam, vyberte ty, které chcete udělat co nejdříve, a roztřiďte je. Po vyřešení naléhavých úkolů pokračujte těmi, které nyní upřednostňujete. Pokud jste něco nedokončili - přesuňte to na konec seznamu, vrátíte se k tomu později. A opakujte tyto kroky den co den.

17. Eisenhowerova matice

Toto schéma stanovena americký prezident Dwight D. Eisenhower. Matice má čtyři sekce pro úkoly: Naléhavé a nedůležité, Naléhavé, ale nedůležité, Důležité a Naléhavé a Naléhavé a důležité. Rozdělte své úkoly do sekcí a můžete zjistit, na co strávíte nejvíce času a kterým úkolům by měla být věnována větší pozornost.

18. 4D metoda

4D vynalezl Edward Ray, motivační spisovatel a konzultant. Tato metoda má pomoci lidem, kteří jsou zděšení při pohledu na svůj seznam úkolů a nevědí, jak přistupovat ke všem nahromaděným položkám.

Ray tvrdí, že si musíte zapamatovat pouze čtyři slova pro písmeno D, a pak neztratíte srdce před horami práce. Zde jsou:

• Dělat - Pokud vám byl přidělen úkol, je nejlepší to udělat hned a vyškrtnout jej ze seznamu.
• Delegát - když nemůžete nebo nemáte čas něco provést, ale máte relativně bezplatného pomocníka, přeneste úkol na něj.
• Smazat - Některé věci nejsou tak důležité. Zlikvidujte je trvalým odstraněním ze seznamu úkolů. Pokud se vám pokusí uložit zbytečné povinnosti, učte se zdvořile řekni ne.
• Zpoždění - Pokud je úkol příliš velký nebo nevyžaduje okamžité provedení, lze jej odložit. Určitě jí ale musíte stanovit jasné termíny, jinak zůstane mrtvá váha.

Vyberte úkol, proveďte s ním jednu 4D akci a poté přejděte k další.

19. Načasování

Lidé, kteří se snaží být produktivní, obvykle sledují čas, který věnují důležitým věcem, a úplně zapomínají na období, kdy dělají nesmysly. Tento problém je vyřešen technikou „Timekeeping“, kterou vymyslel expert v oblasti time managementu Gleb Arkhangelsky. Umožňuje vám pochopit, kde trávíte čas, učí vás být pozornější k tomu, co děláte, a méně vyrušovat.

Vezměte si notebook a zapište si všechny své akce a kolik jste je provedli, s přesností 5–10 minut. Zaznamenávejte pracovní okamžiky, jednání, schůzky a dokonce i čas strávený na YouTube a ve hrách. Trvá to několik týdnů. Pak listujte v notebooku, rozpoznejte své „chronofágy“ zrakem a vyvodte závěry. Možná budete muset sledovat méně zábavná videa nebo pít méně kávy, nebo vaším nepřítelem jsou telefonní hovory.

20. Metoda Tim Ferriss

Timothy Ferriss je guru produktivity, který přišel se svým metoda organizace práce založená na dvou pravidlech. První je pravidlo 80/20, nebo Paretův princip, podle kterého lze 80% naší práce vykonat za 20% času. Zbývajících 20% zabere 80% času. Druhým je Parkinsonův zákon: práce se vyplňuje po celou dobu, která je jí vyhrazena.

Důsledkem toho je, jak říká Ferriss, to, že nemusíte dělat víc, abyste udělali všechno - musíte se lépe soustředit. Nechte pracovat s plným nasazením pouze 20% svého pracovního času, ale můžete znovu provést všechny opravdu důležité věci. Zbývajících 80% lze věnovat jednoduché rutině, takže se můžete soustředit na prioritní úkoly a vyhnout se přepracování.