Jak zorganizovat cool akci na vlastní pěst
Tipy / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Producent událostí v coworking "stůl».
Chci uspořádat akci sami. Kde začít?
Zamyslete se nad myšlenkou celé akce. Nemělo by to být abstraktní myšlenka, ale je to velmi konkrétní cíl. Jasně odpovědět na tři otázky:
Co chci uspořádat?
Takže jste definovat formát události. Může to být strana, festival, Přednáška nebo promítání. Přemýšlet, co publikum to děláte a kolik lidí chcete oslovit.
Kde je událost?
na velikosti bázi, rozhodnout, co budete potřebovat místo. Například, uzavřená místnost pro 200 osob, sál pro 500 osob a venkovní prostor pro 70 osob.
Když se akce bude konat?
Zvolit přesný termín předem mít čas na to všechno včas. Malý akce pro 100 osob lze připravit za měsíc, a hudební festival 1000 lidí - ne méně než šest měsíců. Čím dříve se rozhodnete, tím snazší bude najít místo.
Dokončil myšlenku by bylo: „Chci, aby se techno párty na pláži na 31. srpna na počest poslední den v létě. Na straně musí být nejméně 200 lidí a dva host DJ. "
Můžu dělat všechno sám?
Stěží. Mnoho případů, a v ten den jen 24 hodin. Proto, aby se shromažďovat stejně smýšlející tým lepší, mezi které rozdělí všechny úkoly. No, v případě, že plakáty budou čerpat projektantovi, aby podporovaly projekt - zkušeného SMM-specialistu, a nastavit zařízení - zvukach.
Nebojte se delegovat některé povinnosti pro ostatní. Hlavní věc, že mají zájem na výsledku a mohli spolehnout. Vážně usnadnit život tím, že přiřadí výrobce události. Jeho úkolem - vyřešit všechny problémy a spory, dohlížet tým a převzít odpovědnost za to, co se děje.
Pokud si nevíte, kde hledat ty správné lidi do služby pomáhají on-line:
- EventCatalog.ru - největší databáze míst a dodavatelů.
- theGIFTED - Okamžité vyhledávání pracovníků a zajímavých postav.
- youdo - vyhledávání pro dobrovolníky či zaměstnance za malý poplatek.
Tým je, co dělat dál?
Udělejte si seznam všech případech. Určitě je třeba zvážit koncept akce, definovat rozpočet, najít a připravit místnosti, pozvat hudebníky k pronájmu zařízení, aby se bannery, organizovat stravování (donáška jídla a dodávky a pije). Nepřestávejte, dokud nebude kontrolována u každé položky.
Dát dohromady jako tým, diskutovat o akční plán a přiřadit odpovědnosti. Každý musí pochopit, co říká. Pro všechny úkoly stanovené uzávěrka.
použití Trello nebo "Google Spreadsheets„Pro práci s úkoly. Pohodlně, když tam je přístup k dokumentu v celém týmu.
Ujistěte se, zapište si všechny nové číslo do kontaktů. Lepší je to na „akci Imya_Dolzhnost_Data.“ Například, "Vlad Fotograf 15.07." Takže nebudete se zmást.
Obávám se, že se zapomenout něco udělat. Mohu mít hrubý plán?
Je to možné. Standardní plán je následující:
- Uspořádat setkání s dobrovolníky, týmů a sponzorů.
- Připravte si lístky, hotel a transfer pozvanými hosty.
- Design pořádek a tisknout letáky, plakáty, značková trička a všechno ostatní, co je třeba v předstihu, aby malovat a vytisknout.
- Pronájem a připraví místo. Přemýšlet o místech pro návštěvníky, personál, vybavení a parkoviště. Sjednotit seznamy hostů a organizátorů z majitelů stránek.
- Předepsat načasování akce - že v určité době dojde. Musíte vědět, kde přesně minutu, kdy se podává jídlo, a když řekl vedoucí.
- Zapůjčit vybavení. Minimální soubor: notebooku, reproduktory, mixer, dvěma mikrofony, plátno a projektor. Na velké akce je užitečná pro komunikaci s rádiovým týmu s headsetem.
- Vyjednávat s fotografa a kameramana. Předepsat mandát, aby se dohodly na podmínkách a podepsat smlouvu.
- Půjčovna personál: bezpečnost, šatna, číšníci, úklidové služby. Počet lidí závislých na akci. Je možné, že nebudete potřebovat další personál a dobrovolníci lze nalézt.
- Najít vůdce. To je důležité. Z ní bude záviset na náladě hostů a celkovou atmosféru akce.
- Promyslet logistice, jak dodat lidi, vybavení a jídlo na místo konání akce a zpět.
Abnormalita - pravidlem, spíše než výjimkou. Poskytnout plán B pro každý bod: co dělat, když vám najednou vzdát u soudu? A pokud tam jsou problémy se zvukem? A pokud začne pršet?
Nejsem si jistý, že můžete najít peníze na projekt. Jaké jsou možnosti?
Nejprve se vypočte přibližnou rozpočet na akci a aby se rozpočet. Věnujte pozornost všem výdaje: Prostory, vybavení, pozvaní hosté, reklama, tisk, logistika, catering, týmu. Například náklady na pozvané hosty patří letenek, ubytování, stravování, dopravu a poplatky. Výdaje na povel: placení účtů za telefon, jídlo, nákup rekvizity.
Když pochopíte, kolik je potřeba, začít vybírat peníze. Kde je najít - to závisí na formátu akce.
Máte-li něco společensky významné (festival graffiti, populárně vědeckých přednášek pro školáky) zařídit, můžete požádat o grant na zahájení fundraising pro Planeta.ru nebo přitáhnout dobrovolníky.
Pokud děláte obchodní událost - hledat sponzora má zájem o PR. Udělat krásný prezentace a jasně popsat, jaký přínos sponzora dostane k účasti v projektu, a to, co se požaduje od něj. Jen být upřímný a neslibují, co nemohou dělat. Budete mít větší šanci na úspěch v případě, že cílové publikum vaší akce se shoduje s cílovým publikem sponzorující firmy.
Máte-li uspořádat svatbu nejlepšího přítele - připojte přátel a známých. Mohou poskytnout vám vhodné místo, technologie a řízení motorových vozidel.
Dobrým způsobem, jak snížit rozpočet komerčních aktivit - do smlouvat s dodavateli a práce na barterové bázi. Nejdražší dodavatelé - stravování a alkoholické bar. Dát své podmínky, předepsat jasné zadávací podmínky a neváhejte požádat o slevu.
Na co se zaměřit, aby bylo vše ve výšce?
Důležitý každý detail, i ten počet toalet a přítomnost veloparkovki. Ale je jich tam pět hlavní prvky, které určují úspěch každém případě:
- Light. Dobrý světlo - to je, když je scéna jasně vidět, reflektor není slepá, a hosté nebudou klesat ošklivé stíny.
- Sound. Zkontrolujte, zda tuto techniku několikrát, nastavte mikrofon a dohodnout se s majitelem předpisů pokoj hluku v místě.
- Čistota. No odpadky, špinavé podlahy a neočištěné toalety.
- Bezpečnost. Naučte se evakuační plán a provádět školení pro týmy a dobrovolníků. Každý by měl vědět, kde nouzových východů, hasicích přístrojů a lékárnička.
- Teplota. Nikdo by neměl být příliš vysoká nebo příliš nízká - je nutné zkontrolovat cirkulace vzduchu a provozuschopnosti kondicionéry. Komfortní teploty v interiéru v teplém ročním období - 23-25 ° C, v zimě - 22 - 24 ° C. Pokud trávíte hudební festival, teplota by měla být nižší (20-22 ° C), protože po taneční scéna vůbec bude jistě horko.
Který musí být koordinovaná opatření, aby se vyhnul vyhozen policii?
Je třeba si připravit dvě oznámení: správu města a policie (v případě, že událost je méně než 2 000 lidí). Mohou být zaslány poštou nebo kurýrem, dvě kopie každého orgánu. Pokud plánujete akci, která bude více než 2 000 lidí, je třeba dodatečně poslat oznámení vládě kraje a krajského policejního oddělení.
Toto oznámení je psána ve volné formě: je třeba upřesnit, že chcete použít, jaký název a účel akce, kde a kdy se bude konat, jak moc se očekává od účastníků, kteří organizátorů. Aktualizace příklady vyhledávání na internetu.
Uzavírat smlouvy se všemi dodavateli, kteří vám dodávají techniku, stravování nebo poskytují pronájem prostor. Vyjednávat zřetelně všechny detaily a ujistěte se, že jsou ve shodě. Například, pokud se dohodly, že za závěrečný úklid areálu ze strany vlastníka, tato položka musí být ve smlouvě.
Jak oznamuje událost o tom, jak mnoho lidí je to možné?
Dejte mu název a logo. Nechte designer bude čerpat plakáty a rozvíjet korporátní identitu. Vytvořit jednoduchý web s informacemi o akci - například, Tilda.
Vyslat tisková zpráva s informacemi o události, co, kdy a kde budete trávit, kdo je organizátoři, partneři a zúčastněné strany. Pokusit se úrokové novinářům. Nepište příliš vysušit a předložit tiskové zprávy specializovaných médií - ti, kteří mají stejnou cílovou skupinu jako událost. Kontaktujte redakční rada na většině míst lze nalézt ve veřejné doméně.
Nezapomeňte na podporu v sociálních sítích. Vytvoření události v Facebook, «VKontakte“ a stránky událostí v Instagram. Run cílené reklamy a zobrazuje správně nastaven: je třeba zobrazit pouze vaši cílovou skupinu do reklamního rozpočtu nešel do odpadu. Klást velké městské komunity a bloggerů mluvit o vaší akci na svých stránkách. Pokud nejste dobří v SMM, číst blog „Netologii“ - Existuje mnoho užitečných materiálů o podporu v sociálních sítích.
Vše je připraveno. Něco jiného je třeba poskytnout?
Být plně připraven. U pořadatele musí být vždy naloženo s telefonem a připojením na internet, nabíječkou, přenosným nahrazení, prodlužovací kabel, adaptér HDMI pro všechny Možné konektory, samolepky, pásky, několik zapalovače, psací potřeby nože, lepicí pásky a léky proti bolesti v případě, že bolest head.