Jak psát dopisy: 6 složky přesvědčivou dopisu

Elektronická korespondence vždy byl a zůstává hlavní způsob komunikace v obchodním světě. Dobře řemeslně dopis je už napůl vyhráno. Ale tyto dopisy nejsou schopni dělat to. Někdy čtení dopis s obchodním návrhem, že není jasné, co přesně chcete, aby nabídku, Jaký druh dávky dostanete od něj, a proč jste strávili čas na přečtení a pochopení tohoto dopisy.

Schopnost psát správné, přesvědčivé dopisy přichází s praxí. A dobře, když jsou zkušenosti dělí, což tedy ostatní lidé nemají krok na stejné hrábě. Jeffrey James, autor knihy «Business to Business prodeji: Power Slova a strategie z předních světových Prodejní Odborníci »nabízí jednoduchý systém sestavování přesvědčivé dopisy, které se skládá z 6 kroky.

copyright Shutterstock

1. Vždy jasně představit, co bude psát

Hlavním účelem tohoto dopisu - aby se ujistil, že příjemce přijme konečné rozhodnutí. Takže předtím, než začnete psát dopis, zeptejte se sami sebe ještě jednou o tom, co to je, co chcete od příjemce? Jaké rozhodnutí by měl mít po přečtení své dopisy?

V tomto případě je nejistota - je váš zapřísáhlým nepřítelem. Čím jasnější váš cíl, tím více přesvědčivé, aby si svůj dopis.

2. Začněte dopis s uzavřením

Váš závěr je prohlášení, že rozhodnutí, která mají být přijata příjemcem na základě obsahu Vašeho dopisu.

Ve škole nás učili, aby se vždy začít s úvodem. V případě sestavování přesvědčivé zprávy, toto tvrzení je nesprávné. V obchodním světě, každý je příliš zaneprázdněn, aby zhodnotit své psaní. Proto byste měli jít rovnou k věci.

Například chcete získat od svých nadřízených o povolení k instalaci posilovna v jednom areálu vaší firmy.

špatně:

„Jim,
Jak víte, absence zaměstnanců v současné době je hlavním problémem, který má poměrně silnou finanční dopad jak na naši společnost a ostatní společnosti v našem oboru... bla bla bla... Takže musíme vzít v úvahu rozdělení peněz na přesídlení do tělocvičny v centrále našeho společnost. "

správná:

„Jim,
Chci, abyste schválili montáž tělocvičny v naší kanceláři. "

3. Podělte se o své argumenty na několik lehce stravitelných odstavců

S argumenty na podporu svých představ snadno přečíst a pochopit, rozdělte je do několika odstavců.

špatně

„Podle nedávné zprávy o fyzické aktivity vlády ve skupině je nesmírně důležité, i navzdory skutečnosti, že jen málo firem prokázat svůj závazek k takové podpoře zaměstnance. Mnoho společností definují takové skupiny jako podceňovaný majetku, ale nemají plán na zavedení podobné skupiny v průmyslu, a to i přes skutečnost, že fitness je úzce spojené s právnických a fyzických osob úspěchů. Domnívám se, že pokud se nám nepodaří zavést podobný fyzický tým v naší společnosti, jsme stále daleko za konkurencí. "

správně

„Fitness v kanceláři bude:
- ke snížení absencí
- ke zvýšení celkové produktivity "

4. Posilovat každý argument důkazy

Máte-li psát dopis, který se skládá z pevných argumentů, to může být vnímáno jako kontinuální osobního názoru a nic víc. Za každý důkaz potřebnosti argument. Jak jinak pochopit, co to vlastně funguje?

špatně

„Fitness v kanceláři by bylo nejlepším řešením, protože lidé raději chodí do práce, spíše než zůstat doma. Pomůže to také snižovat celkový výskyt v kanceláři. "

správně

„Snížení množství absencí. Vyplývá to z průzkumu, který provedla National Institutes of Health mezi 1000 společnostmi, které mají tělocvičny v úřadů, zaměstnanci absence o 20% nižší u těchto společností, než ve společnostech, které nemají takový zařízení. "

5. Zopakovat svůj závěr jako výzvu k akci

Na konci dopisu opakovat svůj závěr uvedl na začátku. Teprve nyní jako výzvu k akci. Tak se vám nepodaří, aby příjemce konkrétního závěru, že by měl dělat po přečtení Vašeho dopisu. Tato výzva by měla být jednoduchá a konkrétní.

špatně

„Budeme velmi vděční, pokud si podpořit tento projekt.“

správně

„Pokud odpovíte ano na tento dopis, jsem okamžitě zahájit proces.“

6. Vstoupit výhodu v předmětu

Řádek s předmětem dopisu je téměř nejdůležitější součástí. Vzhledem k tomu, že musí předvídat základní předmět, a konfigurovat příjemce na požadovanou náladu. A to je důvod, proč musíte ji vyplnit poslední poté, co jste napsali všechny argumenty a důkazy, které podporují vaše základní závěr.

V ideálním případě by předmět by měl vyřešit dva důležité problémy: tak to by měl mít zájem na příjemce, který se otevřel a přečetl dopis; a měla by zahrnovat závěry, které chcete sdělit příjemci.

Ve většině případů je nejlepší způsob, který bude vykonávat obě úkolů najednou - je psát o výhodách, které lze získat v důsledku požadovaných řešení pro vás.

špatně

„Dopad na zdraví zaměstnanců na Programové vybavení tělocvičny v kancelářích“

správně

„Jak můžeme snížit množství absencí zaměstnanců“

I zájem o váš názor. Jak byste reagovali na obě možnosti a jaká jsou pravidla jste vedeni v průběhu přípravy těchto dopisů?