Jak styl obchodní korespondence pomáhá udělat na adresáta ten správný dojem

Představte si: přijdete se skvělým nápadem, rozhodnete se ho sdílet se svými šéfy nebo klienty, pošlete dopis nebo zprávu messengerovi. A na druhé straně čtou a myslí si: "No, jaký blázen to napsal!" Nebo: "Jaká nuda!" A rozhodnou se, že nebudou brát v úvahu váš návrh.

A ty se nenudíš. A nápad to byl dobrý. Jen jsi postrádal styl a vytvořil si o sobě špatný dojem.

Jaké jsou styly psaní

Styl korespondence lze měřit na škále od konverzačního po formální.

Když se po ní pohybujeme, zdůrazňujeme určité vlastnosti a zkoušíme různé obrázky. Čím více vlevo, tím větší důraz je kladen na otevřenost, upřímnost, dynamiku. Čím více vpravo, tím znatelnější jsou vlastnosti spojené s naším postavením, postavením, postavením: konzervatismus, solidnost, racionalita.

Různé situace vyžadují různé styly. Zde jsou možnosti.

Pokud vám chybí styl, je snadné vše zkazit. Pokud například píšeme kolegům stejně, jako oslovujeme úředníky („Posílám návrh na zkrácení času stráveného abychom splnili naše výrobní cíle“), pak se s největší pravděpodobností rozhodnou, že chceme ukázat naši převahu, dát na vzduch. A problém se nevyřeší.

A pokud se obrátíme na šéfa ve stylu „Příteli“ („Je tu téma, jak dělat naši práci rychleji“), pak si klidně může myslet, že mu píše lehkovážný člověk, který je sotva schopen něco nabídnout dobrý.

Jak styl korespondence závisí na komunikačním kanálu

Nabídku můžeme zaslat jak e-mailem, tak zprávou na posel. Je však důležité si uvědomit, že poslední kanál je více „lidský“, neformální. A styl, díky kterému v e-mailu vypadáte jako obchodník, může v messengeru vypadat pompézně, nepřirozeně. Proto se při přechodu na tento komunikační kanál z pošty vyplatí provést úpravu na stupnici o půl kroku.

Jak jazyk ovlivňuje styl komunikace

Jak zachovat požadovaný styl v dopise nebo zprávě? V první řadě stojí za to věnovat pozornost tomu, jaká slova a fráze volíme.

Napíšeme „Naši kluci jsou skvělí kamarádi“ – budeme „Kamarád“. Označujeme, že „Máme pro nás vynikající specialisty, kteří pro nás pracují“ – staneme se „Kolegou“. Pokud napíšete „Ve firmě pracují profesionální specialisté“, dostanete „Zaměstnanec“. Pokud se "členové týmu vyznačují přítomností profesionality" - budeme jednat jako "Úředník".

Kdy komunikační styl umožňuje použití emotikonů a kdy ne

V moderní korespondenci formulujeme myšlenky nejen pomocí slov. V průběhu vtipných nebo smutných tváří, srdcí a dokonce i hovínek - emotikony. A ovlivňují i ​​styl autora a dojem z něj.

Pomocí emocí tak trochu adresátovi říkáme: „Jsme otevření, moderní!“ Emoji proto vyhovují živému a dynamickému „Příteli“ a „Kolegovi“. Při použití druhého stylu je lepší použít "klasické" možnosti: smajlík, srdce, ruka se zdviženým palcem. "Buddy" si také může dovolit kreativní emotikony, jako jsou čerti a hovínka.

Vážné „Zaměstnanec“ a „Kolega“ budou narušeny emotikony: o jakém druhu solidnosti a rovnováhy můžeme mluvit, když je zpráva plná tváří.

Vezměme si dva příklady použití emotikonů.

1. Chceme potěšit naše kolegy dobrou zprávou:

"Skvělá zpráva! 🔥 Naše oddělení vyhrálo první místo v soutěži "Na čas do práce". 👍Výhrou je velký čokoládový budík. Přijďte do HR. Každý dostane kousek! 😊»

Musíme vypadat otevřeně, živě, demokraticky, a proto používáme styl "Kolega». A emotikony se sem perfektně hodí.

2. Obracíme se na vedení se seriózním návrhem:

„Dobré odpoledne, Ivane Jurijeviči! 😊 Nabízíme k projednání možnosti využití našeho zařízení ke zvýšení výrobní kapacity Vaší společnosti. 🔥»

A tady obrázky nejsou na místě. Je důležité, abychom vypadali vážně, profesionálně, je vyžadován styl „Zaměstnanec“ – a emotikony se k němu nehodí.

Měli byste být obzvláště opatrní v situacích souvisejících s negativitou. Často používáme emotikony, abychom dali najevo, že jsme naštvaní. Ale efekt se dá obrátit.

Řekněme, že jste napsal toto: „Dobré odpoledne, Margarito! Právě jsme zjistili, že továrna není schopna odeslat vaši objednávku včas. 🤷‍♀️ je nám to moc líto! 😢»

Uvěří Margarita našemu zármutku? není skutečnost. Pro mnohé je emotikon stále něčím frivolním, „hračkou“. A Margarita si může myslet: „Tady jsou podvodníci! Píšou, že je jim to líto, ale tváře si kreslí sami. Nelitují!"

Jak struktura věty ovlivňuje styl

Abyste „zapadli“ do zvoleného stylu, měli byste věnovat pozornost i tomu, jak jsou v našem textu stavěny věty.
Ve stavbě je vždy „hrdina“ - ten, o kom nebo o čem mluvíme. Obvykle něco dělá: staví, přemýšlí, píše, čte... A můžeme o tom čtenáři vyprávět různými způsoby.

Podívejme se, jak to funguje, na příkladu řádku z básně Agnie Barto.

Nejvhodnější design pro obchodní korespondenci: "Býk jde, houpe se". V něm je „hrdina“ v předmětu (podtrhli jsme to) a jsou naznačeny jeho činy slovesa (zvýrazněno tučně).

Tento design je vhodný pro "Přítele" a pro "Kolegu" a pro "Zaměstnance". Například: „Manažeři diskutují o projektu v zasedací místnosti“ nebo „Účetnictví vypočítalo platy.“

Pokud potřebujeme zdůraznit naši váhu a pevnost, můžeme přidat 1-2 věty s jiným designem: "Vol předvádí chůzi a kývání."

Zde je „hrdina“ stále předmětem, ale jeho činnost je nyní označena podstatným jménem. „Procházky“ se staly „chůzí“, „houpání“ se stalo „houpáním“. Příklady takových návrhů: „Manažeři diskutují o projektu v zasedací místnosti“, „Účetnictví spočítalo platy».

Upozornění: v tomto případě platíme za dodatečnou „váhu“ a pevnost s přehledem. S takovými větami se náš dopis hůř čte, proto je lepší je nezneužívat.

To však není limit. Existuje formálnější konstrukce: "Chůzi a pohupování provádí býk." V něm není akce označena slovesem, ale podstatným jménem a „hrdina“ není předmět. Příklady vět s touto konstrukcí: „Projekt diskutují manažeři v zasedací místnosti“ a „Mzdy provedlo účetní oddělení“.

Takové věty se čtou velmi těžko. Se čtenářem jsou spojeny s jazykem byrokratů – úředníkem. Proto by se měly používat pouze v případě, že potřebujeme učinit dopis extrémně formálním. Například v hrozivém nároku, požadavku - aby adresát cítil: to je ono, je konec vtipům, pak soud a vězení.

Volbou toho či onoho stylu odešleme adresátovi další zprávu. Proto je lepší používat tento nástroj vědomě, pak se stane účinným prostředkem vlivu.