Jak udržet dlouhý seznam úkolů v dokonalém pořádku
Různé / / September 09, 2022
Začněte kontrolou relevance úkolů a prací se zdroji.
1. Pravidelně kontrolujte relevanci úkolů
Když je seznam úkolů příliš dlouhý a nepřehledný, je čas znovu projít všechny položky a odstranit ty, které již nejsou relevantní. S největší pravděpodobností najdete úkoly, které lze odložit na později, delegovat je na někoho jiného, nebo je nedělat vůbec.
2. Analyzujte své zapojení do projektů
Položte si jednu jednoduchou otázku: „Pokud tento úkol nedokončím do konce týdne (měsíce, roku), budu se cítit dobře“? Pokud je odpověď kladná, lze projekt bezpečně přesunout do seznamu „To Do Someday“ nebo jej navždy přeškrtnout.
Tato metoda je vhodná nejen pro osobní, ale i pracovní záležitosti. Pokud chcete nějakému projektu věnovat méně pozornosti nebo ho opustit, proberte to se svým šéfem a určete si společně priority.
Dalším faktorem, který je třeba mít na paměti, jsou očekávání. Jsou vnitřní (pocházejí z nás samých) a vnější (pocházejí od druhých) a také by měly být kontrolovány a diskutovány. Je lepší poctivě zhodnotit, co můžete a nemůžete, co dělat chcete a co vás rozhodně nezajímá. Tímto způsobem se můžete ujistit, že splníte svá očekávání.
3. Práce se zdroji
Obvykle lze všechny úkoly seskupit v závislosti na zdroji, ze kterého pocházejí: e-mail, pracovní počítač, hovory, každodenní život a tak dále. Když je seznam úkolů z jednoho zdroje obzvlášť dlouhý, je čas se s tím vypořádat.
Například na pracovním počítači provádíte několik profesionálních úkolů. Zkuste je oddělit podle programu, například „projekty Slovo““, „Projekty Adobe Premiere Pro“, „Projekty Excel“. Ano, seznamů bude více, ale budou mnohem kratší a bude pro vás snazší se v nich orientovat.
4. Rozdělit seznamy
Dlouhé seznamy úkolů je možné rozdělit na kratší a pohodlnější nejen podle zdrojů. Postačí jakékoli kritérium – čas, který strávíte plněním úkolů, množství energie, kterou vám berou, naléhavost nebo typ akce. Hlavní věc je, že je pro vás snadné vybrat si další věc.
5. Připojte se k seznamům
Příliš malé případy lze naopak kombinovat pro zvýšení účinnosti. Uchovávejte samostatný seznam „rychlých věcí“, které nezaberou více než 5 minut, jako je psaní e-mailu klientovi nebo kopírování textu do dokumentu pro úpravy. Tyto úkoly lze splnit na konci dne nebo kdykoli jindy, když není dostatek energie na něco velkého a důležitého.
Přečtěte si také🧐
- Jak si rychle a pohodlně naplánovat týden pomocí průběžného seznamu
- 8 chyb, kvůli kterým nefungují seznamy úkolů
- Jak pomocí seznamu úkolů znovu vytvořit svou osobnost
12 dámského a pánského oblečení, které můžete letos na podzim koupit na AliExpress