10 způsobů, jak maximálně zefektivnit pracovní kalendář

Jaké znáš úspěšné duety? Batman a Robin, žetony a fotbal, Olivier a Nový rok. Víte, co ještě jde skvěle dohromady? Váš kalendář a produktivita. Vážně, pokuste se zlepšit pouze jednu věc, aniž byste vylepšili druhou - je nepravděpodobné, že uspějete. Zde je několik způsobů, jak proměnit váš pracovní kalendář v účinný nástroj k dosažení vašich cílů.

1. Naplánujte si dovolenou, abyste vyřešili problémy

Každý má před sebou nedokončené úkoly nebo projekty, které je třeba zahájit, aby mohl vybudovat například podnik svých snů. Ale málokdy si na to všechno najdeme čas.

Problém pomůže vyřešit jednoduchý vzorec: čas × maximální koncentrace na jeden úkol. Pokud není dostatek času, pak je nutné koncentraci ještě zvýšit. A k tomu musíte odstranit všechny rušivé vlivy.

Začněte tím, že se zeptáte, co se potřebujete naučit, abyste se ve své kariéře posunuli dál. S největší pravděpodobností přijdete s několika velmi rozsáhlými úkoly, které je obtížné převzít v nepřítomnosti volného času. A tady se dostáváme k tomu nejdůležitějšímu – dovolené k řešení důležitých úkolů a problémů. Zde je návod, jak to uspořádat:

• Vyhraďte si v kalendáři 2-3 dny nebo jakýkoli jiný čas, který vám pomůže dosáhnout výrazného pokroku.
• Přidejte další den. za co? Většinou přeceňujeme své síly.
• V tuto chvíli se plně soustřeďte na úkol.

Berte toto období jako normální dovolenou. Dokončete všechny aktuální pracovní projekty předem. Upozorněte zákazníky popř kolegyže v těchto dnech nebudete v kanceláři. Zapněte ve své poště automatickou odpověď, aby vás nic nerozptylovalo. Přísně zakázán je také multitasking a sociální sítě. Vaším úkolem je soustředit se na práci a pokrok.

2. Plán na rok dopředu

Plánovat celý rok dopředu zní jako monumentální úkol. Navíc není možné přesně předvídat, co se stane v budoucnu. To všechno jsou samozřejmě velmi dobré argumenty. Klíčem k dobrému time managementu však může být dlouhodobý plán.

To neznamená, že musíte zapisovat každou minutu následujících 365 dní. Přidejte si do kalendáře jen to nejnutnější: pravidelné schůzky, schůzky, narozeniny, dovolená, cestování, události a opakující se úkoly. Tento přístup pomůže snížit hladinu stresu a zajistí, že každý den pracujete na opravdu důležitých věcech.

3. Vytvořte si dokonalý týden

Nyní, když máte svůj celkový plán na místě, je čas věci trochu zúžit a naplánovat si týden. To lze provést každou neděli.

Zacházet plánování jak rozdělit rozpočet, pouze v tomto případě musíte přidělit svůj čas. A stejně jako u peněz je nejprve „utratíte“ ve svém plánu napsaném na papíře.

Můžete také vymýšlet témata na každý týden – velké úkoly, na kterých budete následujících 7 dní pracovat.

4. Zjednodušte svůj denní rozvrh

Nemá smysl dělat složitý a dlouhý plán, naopak, čím jednodušší, tím lepší.

Někteří lidé používají schéma, podle kterého musíte zvýraznit tři hlavní úkoly dne. To může být efektivní, ale tato metoda má také několik mezer. Můžete například vybrat nesprávné úkoly. Nebo je nesprávné určit čas, který bude trvat jejich dokončení. Vždy se navíc mohou náhle objevit další případy, co s nimi?

Je snadné vymyslet jednoduchý, ale účinný plán. Dívejte se denně na jasno jízdní řádObrázek dne: Denní rozvrh Benjamina Franklina / Atlantik jeden ze zakladatelů Spojených států, Benjamin Franklin. Bylo zde dokonce místo pro dobré zvyky.

• Nalaďte se na den: sprcha, snídaně, osobní úkoly, příprava do práce (3 hodiny).
• Ranní úkoly (4 hodiny).
• Analýza aktuálních projektů a oběd (2 hodiny).
• Denní úkoly (4 hodiny).
• Večeře, odpočinek a konec pracovního dne (4 hodiny).
• Sen (7 hodin).

Tento plán můžete použít jako šablonu a poté jej doplnit o své vlastní úkoly.

5. Mějte na paměti cirkadiánní rytmy

V každém z nás jsou speciální „hodiny“, které distribuují energii po celý den. To jsou cirkadiánní rytmy. Podporují základní funkce v našem těle, jako je spánek a bdělost. Pokud jste někdy cestovali do města nebo země s jiným časovým pásmem, pravděpodobně chápete, jak těžké je přizpůsobit se jinému rytmu.

Totéž platí pro pracovní kalendář. Pokuste se v něm rozdělit úkoly v závislosti na cirkadiánních rytmech: nejdůležitější je plánovat na poledne nebo 18:00, nejjednodušší - na časné ráno, 15:00 nebo pozdě večer. A nejlepší je sledovat úroveň aktivity během dne. O půlnoci můžete být produktivnější než v poledne.

6. Dělejte si přestávky

Mnoho z nás se mylně domnívá, že přestávky jsou ztrátou času. Nakonec je lepší těch 15-20 minut věnovat důležitým úkolům.

Ve skutečnosti je tento přístup k produktivitě již dávno zastaralý. A co víc, pravidelné přestávky mohou výrazně zlepšit efektivitu. I k nim je ale potřeba přistupovat zodpovědně.

Naplánujte si přestávky předem, nejlépe v souladu s cirkadiánními rytmy, a určete si, jak budete trávit volný čas. Například, jít na procházku venku nebo cvičit v posilovně.

Hlavní je najít zlatou střední cestu. Zbytek byste neměli zneužívat, ale práce bez zastavení vám nepřinese uspokojení. Nastavte si na přestávku časovač a berte ji jako další důležitou schůzku nebo úkol.

7. Přestaňte používat time management

Může to znít kontraproduktivně, ale pravdou je, že čas je téměř nemožné ovládat. Takže se musíte soustředit na to, co můžete ovládat. Chcete-li zlepšit sebe a svůj kalendář, věnujte pozornost několika oblastem:

• Energie. Místo toho, abyste se prodírali novými výzvami, dejte si pauzu, když jste unavení. Takže obnovíte energii a zvýšíte účinnost.
• Priority. Dejte si je do kalendáře a pracujte nejprve na prioritních úkolech. Neplýtvejte energií na úkoly, které lze delegovat, přeplánovat nebo ignorovat.
• Mozek. Neuroplasticita je schopnost mozku vytvářet nová a obnovovat ztracená nervová spojení. Čím častěji procvičujete určité úkoly, tím snazší je pro vás na nich pracovat.
• Podstata. Odstraňte z kalendáře nepotřebné nepotřebné věci, jako jsou úkoly, které jsou příliš malé, a zaměřte se na to podstatné.
• Zaměřit se. Tady je to jinak technika. Například Pomodoro – 25 minut práce a 5 minut odpočinku. Nebo pravidlo 52/17 – 52 minut práce a 17 minut přestávka. To udrží vaši pozornost po celý den.
• Emoce. Negativní zkušenosti jsou nejen rušivé, ale i vyčerpávající. Přidejte si do kalendáře zábavné aktivity a udělejte si čas na sebeobsluhu. Můžete se tak vyhnout vyhoření.

8. Pusťte se do změny úkolů

Abyste se motivovali, zapněte si na smartphonu připomenutí kalendáře nebo si dokonce nastavte běžnou kuchyňskou minutku. Hlavní věc je, že vás zvuk neobtěžuje, ale jemně nabádá, kdy je čas přejít na další věc. To vám pomůže dodržet svůj plán, aniž byste se odtrhli od předchozích úkolů.

9. Nebojte se prostorů

Pokud si věci pečlivě plánujete, pravděpodobně si všimnete mezer v kalendáři. A to je naprosto normální. V rozumných mezích, samozřejmě. Pokud je mezi úkoly dvouhodinová pauza, stojí to za zvážení, ale 30minutová pauza je zcela přirozená. Během této doby se můžete připravit na novou schůzku, vyřešit naléhavé záležitosti, dokončit náročný úkol, meditovat, udělat pár protahovacích cvičení nebo zhodnotit svůj pokrok za den.

10. Vyhněte se vzorům

Elektronické kalendáře standardně přidělují každému úkolu standardní hodinu, ale to není nejlepší vynález. Je mnoho věcí, které lze stihnout za 30 minut. A ty nejdůležitější informace z pracovní schůzky se bez problémů vejdou do 15 minut.

Nespoléhejte na standardy – věnujte práci tolik času, kolik skutečně potřebujete.