8 chyb, kvůli kterým nefungují seznamy úkolů

Seznam úkolů vám pomůže jasně si naplánovat den a soustředit se na důležité úkoly. Ale musíte být opatrní: jedna chyba - a tento užitečný nástroj se promění v chaotickou skládku, se kterou není možné se vypořádat. Odborníci na produktivitu identifikovali některé z nejčastějších chyb v seznamu úkolů a jak se jim vyhnout.

1. Nepište věci

Zřejmý bod, ale přesto stojí za připomenutí: pokud budete seznam úkolů udržovat výhradně v hlavě, určitě na něco zapomenete. Když si věci zapíšete do papírového sešitu, do poznámek v telefonu nebo do dokumentu v počítači, pomůže vám to udělat si jasný obrázek, i když se vám myšlenky začnou ztrácet únavou.

Socioložka a koučka managementu Jen Yager poznamenává, že to také umožňuje být zodpovědnější za úkoly. „Různé věci, které vás táhnou různými směry, jednoduše zmizí, protože máte před očima jasný plán,“ vysvětluje odborník.

2. Zacházejte se svým seznamem úkolů jako se seznamem přání

Samozřejmě by bylo hezké realizovat myšlenku, která vás napadla před pár dny, ale zeptejte se sami sebe: „Opravdu to chci dnes udělat?

Odborník na time management a autor knihy "Pocit klidu." Produktivita a klid v éře věčných termínů “ Laura Vanderkam se domnívá, že nemá smysl přidávat na seznam úkoly, které neplánujete dokončit. "Stejně dobře zůstanou nedokončené, pokud je neuvedete." Navíc to pomůže vyhnout se pocitům viny, “poznamenává expert.

Vytvořte si samostatný seznam pro velké věci a projekty, které byste chtěli udělat, ale později. Expert na produktivitu David Allen tomu říká seznam „možná někdy“. Tento přístup vám umožňuje ukládat své nápady a nepřetěžovat každodenní agendu.

„Nezapomeňte, že seznam úkolů je nástroj produktivity, nikoli kouzelný seznam toho, čeho byste chtěli dosáhnout,“ připomíná Jen Yager.

3. Přidejte do seznamu příliš mnoho úkolů

Podle Laury Vanderkam je jednou z největších chyb přílišná ambicióznost při sestavování seznamu. Je lepší to zkrátit a upřednostnit úkoly.

„Seznam úkolů by se měl skládat ze 3–5 úkolů, které se dnes chystáte splnit. Ano, máte mnohem více projektů, které vyžadují pozornost. Ale v ideálním případě je seznam úkolů jakousi smlouvou se sebou samým. Slibujete si, že přesně tyto úkoly splníte, bez ohledu na to, jaké další věci se objeví,“ uzavírá odborník.

A méně důležité úkoly lze vždy rozdělit na nejbližší dny v týdnu nebo měsíci.

4. Nerozdělujte velké věci na malé krůčky

Často se na seznam dostanou věci, které vyžadují provedení několika kroků najednou. S tak velkými projekty by se mělo zacházet opatrně.

Mike Vardy, tvůrce blogu Productivityist pro produktivitu, věří, že bez rozdělení velkých úkolů na malé části nedosáhnete maximálního výsledku.

Trenér produktivity Grace Marshall dodává, že se smíšeným seznamem těch velkých, jako je vytváření webových stránek a malé věci, jako je objednávka nové várky vizitek, je mnohem pravděpodobnější, že velké projekty odložíme po.

„Stává se to proto, že když jsme v akčním režimu, chceme se chopit jednoduchých úkolů, které určitě dokážeme vyřešit. Je to jako návyková počítačová hra. Nikdy nám není nabídnuto zachránit svět před zombiemi nebo najít poklad v jednom kroku. Místo toho procházíme jednu úroveň za druhou a plníme postupně všechny mise,“ vysvětluje Grace Marshall.

5. špatně formulovaný

Bloger Michael Vardy radí vždy používat slovesa. Namísto krátkých frází jako "Seryozha, e-mail" se držte jasných frází, například: "Pošlete údaje o prodeji Sergeyovi e-mailem."

„Představte si, že potřebujete předat zodpovědnost někomu jinému. Pokud začnete popis úkolu slovesem, bude pro člověka mnohem snazší pochopit, co se od něj vyžaduje. Jste z budoucnosti a tam je ten člověk. Zjednodušte si úkol a zbavte se vágních formulací,“ doporučuje Michael Vardy.

6. Zacházejte se svou doručenou poštou jako se seznamem úkolů

Pokud necháte e-maily, které přicházejí poštou, řídit váš den, ztratíte veškerý čas řešením problémů jiných lidí. „Buďme upřímní: tok zpráv nikdy nevyschne. Není divu, že máme pocit, že na nic jiného nemáme energii,“ říká trenérka produktivity Grace Marshall.

Zamyslete se nad svými strategickými cíli – ambiciózními proaktivními projekty, přáními do roku nebo globálními směry rozvoje. Jak často se něco z toho objeví ve vašem e-mailu? Pokud je to vzácné, je lepší obrátit svou pozornost na jiné úkoly.

7. Neudělejte si čas na odpočinek

Pravidelné přestávky, jako je procházka v parku nebo pětiminutové dechové cvičení, vám pomohou dobít energii a nabrat sílu. A to není o nic méně důležité než smazání dalšího úkolu ze seznamu.

„Mnoho lidí považuje za zbytečné přidávat na svůj seznam něco ‚neproduktivního‘. Trochu odpočinku však pomáhá hlouběji a efektivněji se soustředit na následné úkoly. Ať jsou pro vás přestávky něčím přirozeným a nezpochybnitelným. Vyrovnáte tak svou energii, zůstanete soustředění a předejdete vyhoření,“ říká wellness konzultant a psycholog Lee Chambers.

8. Seznam nepotřebných úkolů

Vždy je příjemné zkontrolovat, co jste udělali. To však neznamená, že se vyplatí přidat do plánu velké množství základních úkolů.

„Zaznamenávání malých činností a návyků má sice výhody, má však mnohem více nevýhod. Je pro nás obtížnější stanovit priority úkolů, seznam se stává komplikovanějším a někdy dochází k toxické produktivitě, která vede k přepracování a prokrastinaci. Navíc může existovat falešný pocit, že jsme toho za den stihli hodně, i když ve skutečnosti jsme se pletli s elementárními věcmi, “říká Lee Chambers.

Pro malé návyky a rituály, jako jsou připomínky, abyste si vzali vitamíny nebo cvičení, odborník doporučuje používat speciální aplikace jako sledovače návyků.