7 tajemství, která odborníci na produktivitu používají, když se jim to nedaří

Když je práce víc a víc, začínáme se topit v projektech a porušovat termíny. Zahoďte stresy života a seznam úkolů se stane jako Everest, který není možné dobýt. Divili byste se, ale odborníci na produktivitu čelí stejným problémům. Zejména pro tyto případy mají některá jednoduchá, ale velmi účinná řešení.

1. Požádat o pomoc

Jakmile si redaktor magazínu Wired Alan Henry uvědomí, že na sebe vzal příliš mnoho projektů, zastaví se a roztřídí úkoly podle důležitosti.

"Tohle je nejtěžší část." Ale ne proto, že si potřebujete organizovat úkoly – je to snadné – ale proto, že si potřebujete odpočinout a uvědomit si celý rozsah práce. Někdy se zdá hloupé dát si pauzu, abyste mohli později znovu začít pracovat, zvláště když jste zdrceni nebo nestíháte. Ale je nutné obnovit jasnost myšlení. Projděte se, vypijte sklenici vody, ujistěte se, že máte oběd,“ říká Henry.

Po takové přestávce doporučuje rozdělit věci podle priority, důležitosti a schopnosti delegovat. To druhé v tomto případě neznamená „dej to někomu“. Jde o to, vyčlenit na některé úkoly více času, s některými kontaktovat kolegu a některé odmítnout.

Henry radí, abyste se neostýchali požádat o pomoc. Nemusíte být za všechno zodpovědní sami. Pokud máte možnost opřít se o kolegy, využijte ji.

2. Napište si vše na papír

Poradkyně pro time management Anna Dirmon Kornik ráda zapisuje své myšlenky a úvahy na papír. Rozdělí list na čtyři stejné části. První je pro úkoly, které je nezbytně nutné udělat, druhý je pro dělání, třetí je pro dělání a čtvrtý je pro dělání. Poté odborník rozdělí případy do kategorií a poté, již v rámci každé z nich, podle priority.

Cornick tuto techniku ​​přirovnává k cedníku, který pomáhá „napínat“ úkoly, nechat to nejdůležitější, pochopit, kde začít, a v klidu se pustit do práce.

3. Zbavte se přebytku

autor knihy "Můj produktivní rok" Chris Bailey pravidelně uvádí všechny aktuální projekty. A pak udělá totéž jako Alan Henry: rozhodne, které případy lze opustit a které lze převést na jiné.

Bailey rozděluje zbývající projekty podle termínů. Pokud na něco nemá čas, snaží se upozornit, že se úkol zdrží. A pokud pochopí, že skončí naopak s předstihem, informuje, že to bude možné uzavřít s předstihem.

4. Přiznejte si, že to nedokážete

Time management konzultant Pamela L. Reed se snaží důsledně pracovat na úkolech, ale občas se stále rozptyluje. V takových chvílích jí pomáhá několik praktik:

• Zjistěte, kde je. "Točí se mi hlava, potřebuji pomoc!"
• Stanovte si priority a pochopte: práce musí být vykonána nyní nebo v blízké budoucnosti, nebo může být odložena na později.
• Omezte rozptýlení – méně kontrolujte sociální média nebo věnujte určité množství času malým, opakujícím se úkolům.
• Zavřete dveře, zůstaňte sami, dejte si konkrétní časový úsek a ponořte se do úkolů.

5. Rychle komunikujte s ostatními

Poradkyně pro produktivitu Rachel Izip dává přednost pauze, protože práce na více úkolech najednou vede k přetížení informacemi. O přestávce nekontroluje e-maily ani telefon a nesnaží se vzít na sebe první věc, která ji napadne, aby alespoň něco dokončila, ale snaží se uklidnit a rozhodnout, co dál.

Odborník se pečlivě dívá na samotné projekty termíny a určuje, zda je třeba je provádět nezávisle, nebo jde o týmové úsilí. Pokud pracujete v tandemu, pak musíte komunikovat právě teď. Napište například „Toto je náš nový termín“ nebo „Do konce dne vám budu moci ukázat svou část práce.“ V každém případě byste měli své kolegy na to, co se děje, upozornit co nejdříve.

6. Položte jednu upřesňující otázku

Obchodní kouč Kathy Wussow věří, že jasné priority pomáhají vyrovnat se s blokádou v práci. Pokud máte projektového manažera nebo šéfa, někdy je stačí oslovit: „Tady jsou projekty, které momentálně mám. Který z nich je prioritní?

Pokud si sami určujete důležitost úkolů, použijte tuto otázku: „Který z úkolů je třeba vyřešit nebo odstranit ze seznamu právě teď, aby se daly vyřešit i jiné nebo aby to bylo jednodušší“? Odpověď vám pomůže pochopit, kde začít.

7. zklidni se

Expertka na produktivitu Samphie Wye poznamenává, že lidé obvykle hledají jednoduchá řešení problémů. Abyste však byli skutečně produktivní, musíte pravidelně praktikovat zvládání stresu, být vytrvalí, umět stanovit priority a řídit čas a úkoly.

Sama Wye si především zpracovává své pocity – medituje nebo se věnuje jiným praktikám. "Chápete, že jste dosáhli výsledku, když srdce začne bít normálním tempem, svaly, spodní čelist a dokonce i obočí se uvolní a dýchání se opět srovná," vysvětluje odborník.

Poté zapisuje úkoly, které mají být splněny. "Problém je mnohem snazší vyřešit, když ho vidíte před očima," říká Wye. Poté používá Eisenhowerova matice — zabývá se naléhavými a důležitými věcmi, v rozvrhu přiděluje čas důležitým, ale ne naléhavým, deleguje na ostatní naléhavé úkoly, které nejsou součástí jejích povinností, a zbytek škrtá.

Pokud se nemůžete soustředit, Samphie Wye radí pokusit se posunout termín. „Nejčastěji mě překvapuje, kolik pochopení lidé projevují mým problémům,“ poznamenává odborník.