Jaké úkoly by měly být automatizovány a jak na to
Různé / / February 16, 2022
Od kalendářů až po plnohodnotné studium.
Čím aktivněji se umělá inteligence rozvíjí, tím více příležitostí lidé mají. Mohou například automatizovat různé úkoly. Kterými začít, říkají vývojáři Matthew Mottolla a Matthew Cotney.
V knize „Vzdálená ekonomika. Jak fungují cloudové technologie a umělá inteligence,“ analyzují nejen autoři vliv AI, ale také radí firmám, jak lépe organizovat činnost zaměstnanců v nových podmínky. Se svolením vydavatelství Alpina PRO zveřejňuje Lifehacker úryvek z 13. kapitoly.
1. Správa kalendáře
Pokud existuje jedna činnost, které se téměř všichni podnikatelé, nezávislí pracovníci, členové týmu a manažeři děsí, je to plánování schůzek. Interní, externí, formální, neformální rozhovory nad šálkem kávy. Dnes se klade důraz na „produktivitu“ (čtení, maximální vytížení) a zaměstnanci firem hodně utrácejí část jejich dne na schůzkách, takže domluvit čas setkání dvou lidí, a to i ve stejném týmu, je obtížné úkol. Přihoďte pár dalších lidí, časových pásem a volných asociací na volné noze a můžete snadno strávit pár hodin týdně jen žonglováním s rozvrhem. Je to zábavné jako ostrý kámen v botě.
Vítejte ve světě automatizace! Ukázalo se, plánování schůzky jsou ideální pro počítačové delegování, protože se opakují, jsou omezené a lze je naučit. Na současném trhu existuje několik přístupů a typů nástrojů.
Jedná se o jednoduché nástroje produktivity s trochou umělé inteligence. Calendly, Čmáranice a podobné produkty přistupují k vašemu kalendáři a poté poskytují odkaz a webovou stránku, aby si ostatní lidé mohli vybrat čas, který jim vyhovuje. Aplikace poté stáhne jejich odpovědi a nabídne několik různých možností založených na nejlepší dostupnosti pro všechny účastníky.
Někdy jsou ta nejjednodušší řešení nejlepší. Nemusíte se vždy soustředit na umělou inteligenci.
Tyto nástroje však kladou břemeno volby na odpovědné osoby a jednoduše přesouvají práci z vás na ně. Pro schůzky s vyššími manažery nebo VIP možná budete potřebovat osobní kontakt. Použijte nástroj s krátkým názvem X.ai.
Tento chytrý nástroj se také synchronizuje s vaším kalendářem, ale místo toho, aby nutil lidi k výběru času na webu, jednoduše přidáte agenta X.ai na e-mailovou adresu žádosti o schůzku. Řekněme, že obdržíte e-mail od obchodního manažera, potenciálního partnera − na volné noze nebo dokonce kamarád ze staré školy. Stačí zkopírovat X.ai a odešle e-mail s žádostí o schůzku těm, kteří jsou uvedeni v e-mailovém vláknu. Funguje stejně jako ostatní nástroje, ale vypadá mnohem přirozeněji.
Co tedy doporučuji? Nejprve se zastavte a položte si otázku: „Opravdu tuto schůzku potřebuji? významný růst produktivita lze dosáhnout jednoduše tím, že si uvědomíte, že nemusíte chodit na každou schůzku, nemusíte zadávat nové schůzky a mnoho případů lze plně spravovat pomocí e-mailu, instant messengerů nebo hlasových zpráv. Ze schůzek odcházejte pouze k prodiskutování nejdůležitějších rozhodnutí nebo k rozvoji hlubších vztahů se sítí vašich kontaktů.
2. Odpovědi na dopisy
Další na našem seznamu zabijáků produktivity je e-mail. Stejně jako u schůzek se nejprve zamyslete nad alternativou. E-mail je pro většinu projektů nejhorší způsob rychlé komunikace. Přemýšlejte o kognitivním úsilí, které musíte vynaložit pokaždé, když přijde e-mail. To je důležité? Je to naléhavé? Tohle je pro mě? Musím odpovědět? Jaký klient to potřebuje? V jakém kontextu? Jsou tam blázni?
Můžete kopat do e-mailem hodin, prostě musíte ztratit kontrolu a v tuto chvíli mizí skutečná hodnota vaší práce. Je to jako vakuum, které vysává vaši duši (wow, ukázala se hluboká metafora).
Pokuste se převést operativní komunikaci vašeho týmu nebo organizace do Microsoft Teams, Slack, Trello nebo obdobná aplikace pro operativní obchodní komunikaci. Nastavte kanály pro aktivní projekty a skupiny a vyměňujte si zde e-maily. Vím, že to zní jako sen, ale pracoval jsem ve startupu, kde jsme téměř výhradně používali Slack. Denně mi přišlo asi 20 emailů, většinou od klientů. Tento. To bylo. Úžasné!
Pokud vaše pracoviště stále potřebuje e-mail, nezoufejte. Stále existuje naděje.
Stejně jako dříve začněme jednoduchými řešeními. Microsoft Outlook, Google, Apple Mail a další e-mailové nástroje umožňují vytvářet pravidla, které označují zprávy, přesouvají je do složky nebo je úplně smažou a řeší mnoho dalších úkoly. Pokud jde o jednoduché pracovní postupy, tento přístup dokáže zázraky. Můžete například nastavit pravidlo pro označení e-mailů, které vyžadují konkrétní odpověď (například o problému se službou). klientů) na základě předem připravené standardní šablony.
Pokud se budeme bavit o složitější správě e-mailů, můžete využít všemožné inteligentní automatizační nástroje různé složitosti. Podnikatel Ajay Goal uvedl na trh produkt s názvem wordzen, která sdružuje uživatele e-mailu a editory e-mailů.
Na začátku vývoje internetu správně odhadl dva trendy: e-mail se stane mocným nástrojem osobní a profesionální produktivitu a Gmail se stane de facto standardem pro malé a soukromé firmy osob. Ajay vytvořil nástroje, které lze snadno zabudovat do Gmailu, takže netechnickí uživatelé mohou sami automatizovat úkoly, jako je posílání e-mailů. marketing návrhy a pomoc s psaním dopisů.
AI také začala pronikat přímo do Gmailu. K dispozici je funkce automatického navrhování, která automaticky navrhuje několik dalších slov na základě toho, co píšete. Toto je výkonný a poměrně jednoduchý případ použití. AI. Prostřednictvím Googlu procházejí doslova miliardy e-mailů, které mohou umělou inteligenci naučit používat běžné výrazy. A pokračuje ve zdokonalování svých dovedností a dosahuje takového stupně dokonalosti, že i já jsem ohromen. Tato funkce zkrátila dobu odezvy na e-mail asi o 10–20 % – okamžité zvýšení produktivity.
Diktování je také nedoceněná, ale šikovná funkce pro odpovídání na e-maily a textové zprávy.
Nedávno jsem si koupil pár Air Pods (tři roky poté, co vyšly - jsem trochu pomalý v přijímání nových technologií, jako švec, který chodí bez bot). Tyto sluchátka v kombinaci s mým iPhonem, který má pracovní i osobní e-mail, mi umožňuje odpovědět e-maily za jízdy a cestou domů si poradím s přeplněnou schránkou, abych si udělal čas na děti, nefunguje. Je to k nezaplacení.
Může ale umělá inteligence pomoci ještě více? Nemohl napsat úplnou odpověď místo prosté nápovědy k dalšímu slovu? V tomto směru již byly dosaženy slibné výsledky. Vezměme si např. chatboti. Primitivní rané verze, které byly prostě hrozné, byly nahrazeny mnohem sofistikovanějšími technologickými řešeními založenými na hlubokém učení. Aby se naučili smysluplné reakce, stále potřebují značné množství školení, ale nyní jsou schopni nepřetržitě učit se ze skutečných dat, spíše než být pevně zakódován úzkou sadou otázek a odpovědi.
Tito chatboti, obvykle běžící na jedné z největších cloudových platforem – Amazon AWS, Microsoft Azure, IBM Watson nebo Google Cloud – dnes podporují mnoho call center a služeb klientů. Například Bank of America má virtuálního osobního asistenta "Erica" (slovní hříčka - AmErica?). mobilní aplikace, která rozumí přirozené řeči a pomůže vám dělat vše od přístupu k účtu a převodu peněz přijímání finanční poradenství.
Jiné, více automatizované technologie jako např Roboresponse a odpovědět.ai, navržený tak, aby fungoval v otevřenějším a svobodnějším světě než budova call centra. Stále častěji jsou zabudovávány do vašich oblíbených pracovních nástrojů, takže nemusíte přecházet na jinou platformu.
3. Správa výletů
Jeden z nejběžnějších podnikových úkolů, alespoň do bezproblémové teleprezence se stane samozřejmostí, rezervace vstupenek a pokojů, správa cest a zpracování zpráv o výdaje. To jsou nezbytné, ale strašně neproduktivní procesy. Zabírají doslova hodiny pracovní doby týdně a s trendem snižování počtu administrativních asistentů připadá většina této práce na bedra vůdce.
Několik společností pracuje na řešení problému automatizace cestování. Vaše lety, hotely a restaurace pomáhá spravovat například služba Mezi, kterou získala společnost American Express. Hopper podobné a dokonce vám pomůže hodně ušetřit tím, že předpoví nejlepší čas na rezervaci letu nebo hotelu. Servis Pana přebírá řízení firemního cestování a pomáhá reagovat na nepředvídané události, jako jsou pracovní pohovory a akce.
Letenky Google nejen pomáhá najít a koupit letenky, ale také předpovídá zpoždění letů lépe než samotné aerolinky. Neuvěřitelně pohodlné. A aplikace Utrip zohledňuje dokonce vaše osobní preference a sociální sítě vám rády doporučují výlety na míru.
4. Zkoumání
Není divu, že většina z nás je v dnešní době znalostními pracovníky, což je vrchol evoluce 21. století. Naše budoucnost však bude záviset na tom, jak rychle a promyšleně dokážeme shromažďovat a zpracovávat informace. Jinak nám začne šlapat na paty mladší a technicky zdatnější generace. Promiň dědečku. Udělejte si cestu do budoucnosti.
Začněme tím nejjednodušším výzkumným úkolem – průzkumem. V mnoha případech chceme vyzpovídat naše kolegy, abychom získali informace, o kterých víme, že mají, ale nechceme se obtěžovat jednotlivými požadavky. Dobrým způsobem jsou jednoduché dotazníky. Mnoho moderních platforem nabízí možnost organizovat průzkumy v té či oné formě, od on-premise formulářů Microsoft SharePoint až po Slack a online sociální sítě. Online služby jako např Průzkum Opice, Zoho a mailchimp, udělejte to o krok dále a umožní vám přidat robustní podmíněnou logiku.
Pokud jsou vaše výzkumné potřeby rozsáhlejší a vágní, nyní jsou vám k dispozici četné automatizační nástroje, i když ignorujete zjevně výkonnou AI, která podporuje Google a Bing. Většina platforem obsahu má aplikační programovací rozhraní (API), která mohou používat vývojáři a stále více jsou k dispozici jak open source nástroje, tak komerční produkty kdokoli z nás. Například, newsapi.org sloučí všechny zpravodajské události do jednoho kanálu s možností vyhledávání.
The New York Times má také rozhraní pro vývojáře pro přístup k obsahu, novému i archivovanému. Většina platforem tematického obsahu má také svá vlastní rozhraní API, včetně vzdělávacích materiálů, vědeckých a historických archivů, jakož i zákonů a vládních dokumentů.
Kromě toho existují nástroje, které umožňují provádět výzkum pro konkrétní profese. Například ROSS je umělá inteligence, která pomáhá právníkům provádět výzkum, který jim dříve zabral hodiny usilovného vyhledávání a kontroly dokumentů. Vědci mají k dispozici nástroje od společností jako Chemical Abstracts a Elsevier.
Do světa byznysu jsem se poprvé ponořil při práci v spuštění, který koncem 90. let budoval systém strojového učení pro farmaceutické chemiky. Nic se nevyrovná staré škole. Ale to, co bylo tehdy špičkové, je dnes běžné a mnoho společností přirozeně přidává funkce AI do svého softwaru.
Jedním z příkladů je Tony Tripp, jehož společnost Patinformatics posunula koncept „spolupráce se stroji“ na další úroveň. Kombinuje otevřené výzkumné nástroje s proprietárními systémy a poskytuje vědcům podrobné zprávy o oblastech, které zkoumají nebo doufají, že je získají. patent. Když Tony předkládá své poznatky vědcům, jsou obvykle ohromeni tím, kolik toho nevěděli.
Vědecké informace, stejně jako internet, totiž zabírají hodně místa.
„Dokonce ani technicky zdatní lidé nemohou vědět všechno,“ říká Tony. Někteří vědci si myslí, že rozumí tomu, co se děje ve vědeckém světě, protože se účastní několika konferencí a odebírají několik časopisů. Ale informace přibývají tak rychle, eh technologií se vyvíjejí tak rychle, že s nimi nikdo nemůže držet krok. Organizace, jako je ta moje, pomáhají zachytit šíři a hloubku toho, co se děje v technologických oblastech.“
Náhodou jsem byl také svědkem docela působivých – a zdaleka ne všech – příkladů automatizace intelektuální práce. Vezměme si například příběh Davida Wishanoffa, docenta religionistiky na University of Oklahoma.
Profesor Wishanoff se zabývá výzkumem toho, jak se lidé chovají k těm, kteří vyznávají jiná náboženství než jejich vlastní. Jeho zájem o tento problém vznikl, když byl ještě malý chlapec. Narodil se v Tunisku v severní Africe v rodině protestantských misionářů a od dětství chtěl vědět více o těch, kteří měli jiný systém víry než jeho rodina a cítili touhu porozumět jejich. „To bylo téma mé diplomové práce,“ říká Wishanoff, „jak mohu lépe naslouchat lidem? Součástí toho je moje morální povinnost naslouchat druhým lidem. Jsme strašně špatní v poslechu."
Před několika lety se Wishanoff setkal s Davem Kingem, zakladatelem softwarové společnosti Exaptive pro datovou vědu. Exaptive nachází mezioborové souvislosti ve složitých souborech dat a generuje neočekávané poznatky pro datové vědce, výzkumníky a statistiky.
Wishanoff si okamžitě uvědomil, že jeho výzkum má velký potenciál pro automatizaci. Procházel knihkupectví a kupoval knihy na témata, jako je výklad Koránu. Ale člověk fyzicky nemůže číst tak rychle, aby propustil obrovské stohy potřebných knih, které našel.
Softwarové nástroje Exaptivu umožnily Wishanoffovi objevit překvapivá spojení v jeho literatuře. Zjistil například, že některé středověký myslitelé se snažili řešit současné problémy muslimské společnosti způsoby, které si on nedokázal představit.
Bylo vzrušující sledovat, jak se z moře textu vynořují nová výzkumná témata. „Nyní se mohu soustředit na práci, kterou jsem jako učenec vždy chtěl dělat, a začínám vidět nové intelektuální proudy ve výkladu Koránu,“ říká Wishanoff.
„Programy fungují efektivněji než lidé. Hned vidím, které knihy se mi budou nejvíce hodit. Také vidím, jak stroj nachází zajímavé problémy, o kterých bych ani nepřemýšlel. Nyní je mohu prozkoumat. Dostávám více informací o tom, co se děje v náboženství.“
5. Informační ukázka
Získání informací je polovina úspěchu. Musíte to umět dobře využít. Také v student Léta jsem shlížel na „podvodníky“, kteří místo knihy čtou brožury s krátkým převyprávěním. Zdálo se mi, že je to špatně a že by člověk měl číst původní knihy celé, aby pochytil všechny nuance.
Byl jsem velmi pilný šprt. Při pohledu zpět si uvědomuji, že jsem se mýlil. V některých případech je samozřejmě nutné přečíst celou knihu. Ale teď, když se čas stal mým nejcennějším majetkem, bojím se ho utrácet za něco jiného než za nejdůležitější věci. Letáky s převyprávěním nejsou tak špatné.
Dnes, abych mohl konzumovat informace, potřebuji obchodní verzi souhrnného letáku.
Nechci se brodit třemi stránkami něčích úvah. Chci pochopit podstatu, rozhodnout se a jít dál. Teď se nervózně krčím, když dostávám e-maily od kolegů na více stránkách, ze kterých nelze pochopit, co je potřeba udělat, kdy a kdo to udělá. Kromě koučování v terénu komunikacePotřebuji někoho nebo něco, co by dalo dohromady souhrn mého světa.
A zde opět přichází na pomoc AI. Pravděpodobně jste již viděli příklady krátkých shrnutí ve výsledcích vyhledávání. Tento úryvek textu pod záhlavím výsledků vyhledávání (říká se mu „úryvek“ zní docela dobře, ano?) se vytváří na základě vyhledávacího dotazu, toho, co ostatní uživatelé považovali za užitečné a dalších data. Automatizace toho ale umí mnohem víc.
Nástroj volal SMMRY může vzít celý dokument nebo webovou stránku a převést je na čitelnou anotaci. Existuje mnoho dalších podobných nástrojů. Tato oblast je v aktivním vývoji, takže v následujících letech můžeme očekávat vznik nových aplikací, včetně těch hlouběji integrovaných do Microsoft Office a Google Chrome.
Další nástroje vám pomohou najít odkazy na „entity“ (lidé, místa, společnosti) a koncepty v dokumentech, které mohou být užitečné pro rychlé přepisování obsahu obsahu, odkazování na související obsah nebo dokonce vytvoření „digitálního otisku prstu“ pro porovnání s ostatními dokumenty.
Jeden takový nástroj, Thomson Reuters' Open Calais, se používá ke generování zprávy obsah. Pokud jste někdy viděli článek s názvem společnosti, jejím tickerem a odkazem na její domovskou stránku, poděkujte produktu, jako je Open Calais.
Takové nástroje pro hledání objektů a konceptů mohou být poměrně sofistikované a složité. Musel jsem vytvořit analytické nástroje pro společnosti, které dokážou dešifrovat citace ze soudních záznamů a extrahovat příslušná ustanovení z právní dohody.
Jedním z mých oblíbených příkladů je Vin Vomero, zakladatel Foxy AI. Setkal jsem se s Vinem, když jsem mluvil na schůzce v Bostonu o tom, jak integrovat IBM Watson do vlastních aplikací. Byl to skvělý člověk, který pracoval na zavedení umělé inteligence do oceňování nemovitostí. Krátce po našem setkání spustil komplexní službu oceňování nemovitostí na základě dostupných fotografií. Další důvod mluvit o tom, že stroje berou lidem práci (upřímně řečeno, realitních makléřů a odhadců nemovitostí mi opravdu není líto).
Přes Foxy AI Vin vytvořil novou aplikační oblast, kterou nazval vizuální průzkum nemovitostí. „Vytváříme aplikace pro počítačové vidění, které získávají informace z fotografií a pak je používají v jiných aplikacích, jako jsou oceňování nemovitostí. Naše hluboká neuronová síť house2vec byla trénována na milionech snímků obytných budov po dobu dvou týdnů. Díky tomuto školení naše neuronová síť identifikovala a naučila se vizuální charakteristiky, které korelují s hodnotou a jasně odrážejí střední gradaci kvality.“
I když to zní téměř jako sci-fi, není to vůbec těžké, pokud používáte správné nástroje umělé inteligence.
Pomocí hlubokého učení Foxy AI transformuje fotografie vlastností, o kterých se dříve uvažovalo nestrukturovaná data na strukturovaná data, měnící pixely na číselnou reprezentaci objektů a jejich vlastností, obsažené na obrázku. Foxy AI pak tyto informace využije ke zlepšení přesnosti stávajících metod odhadu. „Tato číselná vyjádření odrážejí vlastnosti obrazu, které jsou spojeny s hodnotou. Jinými slovy, obraz přeměníme na informaci o kvalitě a stavu nemovitosti.“
Oceňování nemovitostí není žádným překvapením, ale Win říká, že Foxy AI je přesnější. „Katalogové hodnocení Zillow - nejběžnější přístup, který však nezohledňuje kvalitu a stav objektu. Provedli jsme několik vlastních experimentů, během kterých jsme shromáždili ocenění pro řadu nemovitostí na prodej. Našli jsme nový dům, předpověděli jeho cenu a pak čekali, až půjde do prodeje. Následně jsme porovnali prodejní cenu s prognózou Zillow. Naše cenová prognóza se často přiblížila skutečné prodejní ceně a systém neustále zlepšujeme.“
Foxy AI nelze používat přímo, ale pokud si koupíte resp prodat doma, možná používáte produkty této technologie, aniž byste o tom věděli.
6. Komplexní správa úkolů
Jedna věc je poslat kalendář schůzek nebo odpovědět na e-maily. Ale co zbytek úkolů, které vykonáváte ve svém každodenním životě, přepínáním mezi různými aplikacemi a kontexty? Lze je také automatizovat?
Zapněte pochod superhrdinů. Produkty jako např Zapier, IFTTT a Coda.io. Tyto nástroje spojují různé aplikace, pracovní postupy a logické podmínky třetích stran a řeší téměř jakýkoli problém, na který si vzpomenete.
Protože tyto produkty do svých platforem začleňují strojové učení, je snazší je integrovat do obchodních procesů.
Pro tyto úkoly nemusíte být vývojář. Ale potřebujete určitou dovednost s podmínkou logika a postupy. Pokud jste někdy stavěli rozhodovací strom jen pro zábavu, pak budete v pořádku. A i když to není vaše silná stránka, vždy si můžete najmout toho správného specialistu na cloud.
Hlasové interaktivní systémy jako Alexa, Siri a Google se také stále více stávají platformami pro automatizaci integrace různých úkolů a informačních zdrojů, umožňující měnit strukturu a logiku procesů, a to vše hlasově řízení. Jen nezapomeňte říct „prosím“ a „děkuji“. Vaše děti vás slyší.
Pokud pracujete z domova nebo vaše společnost přijala hybridní model, "Vzdálená ekonomika" je nejlepším průvodcem pro zvýšení produktivity a efektivity. Moderní technologie umí víc, než si myslíte.
Kupte si knihuPřečtěte si také🧐
- 5 triků pro maximální produktivitu
- Jaký je rozdíl mezi produktivitou a efektivitou a co je důležitější
- 15 systémů pro správu úkolů, které vašemu týmu usnadní život