Jak zjednodušit úkoly, abyste přestali prokrastinovat a stihli toho víc

Čím více toho musíte udělat, tím těžší je začít. A čím těžší je začít, tím více ušetříme. Řešením problému je zjednodušit vše, co můžete. Alespoň si to myslí Greg McKeon, spisovatel a obchodní kouč, který pracoval ve společnostech Google a Facebook.

V knize Bez námahy. Usnadněte si to.“ McKeon vysvětluje, jak být úspěšný a nevyhořet. Se svolením vydavatelství „MYTH“ vydává Lifehacker osmou kapitolu, která vypráví o způsobech, jak zjednodušit úkoly.

---

V únoru 1998 v Seattlu vyšla Peri Hartman Z rozhovoru s Peri Hartman ze 17. dubna 2020. z pětipatrové cihlové budovy, kde se nacházel sklad Amazonu, aby se setkali s Jeffem Bezosem a Shelem Kafanem, prvním zaměstnancem společnosti a ředitelem digitálního vývoje. Poté, co prošel pár domů, zašel do malé hospůdky na slavném Pike Place Market, aby s nimi u večeře vše probral.

Bezos Schůzku jsem udělal, protože jsem hodně přemýšlel o objednávce v mém rychle se rozvíjejícím internetovém obchodě, což v té době nebylo zrovna jednoduché. Pro zadání objednávky musel kupující absolvovat dlouhou, vícestupňovou proceduru, která pak byla u online objednávek přirozená.

Stránka, kam je potřeba napsat jméno - klikněte myší. Stránka, kam je potřeba napsat první řádek adresy - klikněte. Město, PSČ, typ kreditní karta, číslo karty a datum vypršení platnosti. K napsání fakturační adresy jsem musel vyplnit ještě pár formulářů na různých stránkách – klik, klik, klik! Dodací adresa - klikněte znovu. V té době neexistovala funkce automatického dokončování, takže dokončení nákupu mohlo trvat několik minut.

U večeře, řekl Bezos Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos and the Rise of Amazon.com (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : „Musíme udělat objednávkový systém méně těžkopádný. Aby si kupující mohl produkt objednat bez námahy. Jediné, co musíte udělat, je kliknout na něj - a máte hotovo."

Při vzpomínce na ten den Hartman říká, že zadání bylo křišťálově jasné: "Cílem je zjednodušení." Bezos pochopil: „Čím více kroků uděláte k pokladně, tím více času mají [kupující] na to, aby změnili názor. Pokud vše zařídíte tak, aby uživatel mohl nakoupit jedním kliknutím, pravděpodobně to stihne.“

V té době byla myšlenka online nakupování stále nová a mnoho lidí se bálo nakupovat online. Dlouhá procedura zadávání dat a klikání myší byla nepohodlná a mnohem zdlouhavější než ta, na kterou byli všichni zvyklí: jít k pokladně a předat kartu pokladníkovi. Pokaždé tisknout adresu, kartu a číslo účtu byl problém a problém. Nahradit vše jedním kliknutím vyžadovalo velký průlom.

Dnes se nám rozhodnutí o nákupu jedním kliknutím zdá samozřejmé. Ale pak Hartman, vzdělaný a zapálený programátor, strávil dva tři měsíce zefektivňováním a zjednodušováním každého kroku objednávky a ani ho nenapadlo, že by se dal nákup provést jedním kliknutím. "Nikdo to neudělal," vysvětlil. - Jeff navrhl: "Pojďme na to." A udělali jsme."

Amazon vydalMike Arsenault, „Jak cenný je patent Amazon’s1 – Click? It's Worth Billions, “Rejoiner, přístupné 15. října 2020. patent objednávky na jedno kliknutí, který jí poskytuje obrovskou výhodu nad konkurencí již téměř 20 let. Tuto jedinou inovaci nelze přehnaně zdůrazňovat: výrazně přispěla k rozvoji online obchodu.

Nejjednodušší kroky jsou ty, které ne.

Byl jsem ohromen tím, že Hartman celé měsíce zjednodušoval každý krok procesu pokladny, aniž by na to myslel odstranit kroky a zjednodušit samotný proces. Je to proto, že mezi těmito dvěma přístupy je obrovský rozdíl.

Jak je krok jednoduchý, je snazší nepodnikat žádné kroky.

Když bylo mému synovi 12, dal si za cíl vstoupit do skauta, než mu bude 14. Cíl to byl nepochybně hodně ambiciózní, ale společně jsme to vzali a začali slavit postup. Těsně před svými čtrnáctými narozeninami se pustil do finálního projektu, v němž se 40členný tým člověk musel přestavět 180stopý plot - ten předchozí shořel před rokem při požárech v r. Kalifornie. Synovi stačilo napsat zprávu o projektu. Zdálo by se to jako snadný úkol, ale po dvou letech nepřetržité práce nás právě tato část projektu tak omrzela, že to bylo jednodušší. odložit.

Na projektu jsme začali pracovat s předstihem, a když nadšení vyprchalo, byli jsme již v polovině cíle. Ale zdálo se, že druhá část projektu nás vyděsila víc než ta první. Nemohli jsme přestat přemýšlet o tom, jak zprávu dále vylepšit: předmluva plná živých a přesných detailů, desítky fotky, profesionální design. Olej do ohně přilévalo i to, že jsme viděli chytlavé projekty jiných skautů, kteří se nad nimi dlouhé hodiny zabývali. (nebo spíše nad kterým jejich rodiče hloubali mnoho hodin) a laťka co do množství úsilí stoupala stále výš a výš. výše.

Projekt se tedy zastavil. Jakmile jsme uvažovali o návratu do práce, okamžitě se to nedalo vydržet. Dny plynuly dál a dál, aniž by došlo k nějakému pokroku. O dva týdny později jsem shodou okolností začal studovat procesy zjednodušování ve složitých strukturách. A pak mi to došlo: projekt jsme překomplikovali. Tím, že jsme k tomu přidali tolik kroků, i mentálně, jsme si sami ztížili i jeden další krok.

Když jsme tedy ustoupili, zeptali jsme se sami sebe, jaké minimální kroky je třeba podniknout k dokončení práce. Na reportáž jsme nepotřebovali vyrábět speciální dřevěnou vazbu. Nemusíte zahrnout úplně všechny obrázky. Nemuseli jsme ke každé fotce psát kilometrové popisy ani vymýšlet neobvyklou obálku. Předmluva ke zprávě není úkol na celý život.

Stručně řečeno, sestavili jsme obecný seznam opravdu důležitých kroků: vytiskněte 20 vět nebo citátů. Vytiskněte si je. K řezání. Nalepte na papír. Vytiskněte nějaký obal. Vložte tři oddělovače. Napište a vytiskněte třístránkovou esej, která poskytuje jasné odpovědi pouze na položené otázky. Odneste zprávu do kanceláře a předejte ji. Připraveno!

Důležitý projekt pro mého syna přešel z fáze „zmrazení“ do finále během několika dní, protože jsme identifikovali a dokončili minimální počet kroků. Můj syn se stal skautem týden před svými čtrnácti lety.

Tento přístup samozřejmě nefunguje pouze u skautských projektů. Stačí si položit univerzální otázku, která vám pomůže vyhnout se nesnesitelným bolestem hlavy a pomůže vám při plnění důležitých, ale zdánlivě neuvěřitelně obtížných nebo matoucích úkolů.

Aby bylo jasno, určení minimálního počtu kroků neznamená „prasit se“ nebo udělat něco, na co nebudete hrdí. Prostě zbytečné kroky jsou zbytečné. Jejich odstraněním nasměrujete energii k dokončení projektu. V jakékoli oblasti bude zakončení případu mnohonásobně lepší než přidávání nadbytečných kroků, které projektu nepřidávají žádnou hodnotu. A dokončení je prostě něco, na co můžete být hrdí.

Abyste byli v něčem úspěšní, musíte to dokončit.

Zvláštní úsilí není vždy potřeba

ten můj škola můj nejlepší přítel trávil učením méně času než já a jeho známky byly lepší. Jaké je tajemství? Když ho učitel požádal, aby něco udělal, udělal přesně to, co se po něm požadovalo, a nic víc. Šel jsem dále: četl jsem víc, než jsem se ptal; hledat více informací, než bylo požadováno.

Tak moc jsem se snažil program přeplnit, že na samotný program nezbývala energie. Jedna věc je vyvinout mimořádné úsilí v extrémně důležitých záležitostech (například po chirurgickém zákroku udělat extra zákrok, aby se do rány nedostala infekce). A něco úplně jiného je přidat zbytečné, umělé doteky.

Vyvodil jsem pro sebe pravidlo: ePokud jste požádáni, abyste udělali x, není to dostatečný důvod, abyste udělali y. Pokud jste byli například požádáni o napsání prezentace, pak to není dostatečný důvod k vytvoření snímků s videi, zábavnou grafikou a spoustou informací. Jak často jste se museli dívat prezentace s příliš mnoha snímky nebo příliš mnoha slovy na každém snímku? Nebo je v něm možná příliš mnoho? Opravdu chcete, aby byl někdo ve vaší kůži?

Chytřejší přístup ukazuje Louis V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. malé, ale klíčové pro radikální změnu kurzu IBM. Lou Gerstner, který se právě ujal funkce generálního ředitele, pozval top manažera Nicka Donofria, aby promluvil na valné hromadě. Gerstner vzpomíná: „V té době byla standardním formátem každé důležité schůzky v IBM prezentace využívající high-tech projektory a grafiku. Nick se právě přesunul na druhý snímek, když jsem přešel a vypnul projektor, snažil se to v této situaci udělat co nejslušněji. Po dlouhé trapné odmlce jsem řekl: 'Promluvme si o vaší věci.'

Většina prezentací má být pouze o „mluvení o podnikání“. Zkrátka příště musíte napsat zprávu, připravit prezentaci nebo vymyslet marketingový trik, zažeňte pokušení vkládat zbytečné doplňky. Rozptýlí nejen vás, ale i posluchače. Nyní při přípravě prezentace připravuji šest snímků s méně než deseti slovy.

Potřeba dalšího úsilí nad rámec toho, co je zapotřebí k dokončení primárního úkolu, je extrémně vzácná. Je lepší spustit pouze povinný program, než nedělat vůbec nic.

Začít od začátku

Když se sešel špičkový designový tým Applu s Steve Jobsprezentovat design toho, co se stalo iDVD (tento zastaralý nástroj umožňoval uživatelé vypalují hudbu, filmy a digitální fotografie z počítače na disk), čekali, že šéf obdivovat. Byl to skvělý uživatelsky přívětivý design, a přestože program měl několik funkcí a vlastností, návrháři se chlubili tím, jak se jim podařilo zjednodušit původní verzi produktu, jehož manuál stál tisícovku stránky.

Tým to však velmi rychle zjistilFarhad Manjoo, „Nepřemožitelný Apple: 10 lekcí od nejúžasnější společnosti kdekoli“, Fast Company, 1. července 2010.že Jobs měl na mysli něco jiného. Přešel k tabuli, nakreslil obdélník a řekl: „Tady je nový program. Má jedno okno. Přetáhnete video do tohoto okna, kliknete na tlačítko „Nahrát“ – a je to. Tady je to, co budeme dělat."

Mike Evangelist, jeden z produktových designérů, byl šokován do morku kostí. Řekl: "Stále mám snímky, které jsem připravil pro to setkání - jsou neuvěřitelně ošidné." Teprve později, když se ohlédl zpět, jasně viděl, že „všechny ostatní funkce pouze překážely“. Podle Evangelisty ho nejvíce šokovalo to, že si on a jeho tým špatně rozuměli samotný proces. Začali s neuvěřitelně složitým produktem a snažili se ho zjednodušit a Jobs šel z opačné strany. Začal od nuly a zjistil, kolik minimálních kroků je potřeba k dosažení výsledku.

Jsme tak zvyklí na složitost všech procesů v našem životě, že se jen zřídka pokoušíme pochybovat o její nezbytnosti.

Při psaní této knihy jsem například založil podcast. Zpočátku se instrukce, kterou jsem hodlal poslat každému hostu, skládala z 15 kroků.

1. Zaregistrujte se na Zencastr.com a zadejte své přihlašovací údaje.
2. Uživatelské jméno: XYZ.
3. Heslo: ABC.
4. Postupujte podle odkazu v e-mailu od Zencastru, který vám přijde na váš e-mail krátce po registraci.
5. Pokud používáte Chrome, pro lepší kvalitu videa povolte Zencastru, aby vám zasílal upozornění.
6. Uložte si Zencastr do záložek (klikněte na ikonu hvězdičky na pravé straně lišty nabídky Chrome), abyste ochránili krok 3.
7. Potvrďte test mikrofonu kliknutím na Pass.
8. Pokud to nefunguje, klikněte na ikonu uprostřed ve spodní části zvukové lišty se svým jménem, ​​abyste zjistili, v čem je problém, klikněte na odkaz a vyřešte problém.
9. Potvrďte prosím, že mě slyšíte a že můžeme komunikovat prostřednictvím Zencastru.
10. Následujte odkaz v Zvětšenízaslané e-mailem; mělo by to být také v prvním písmenu.
11. Jakmile vás v Zoomu pustím do místnosti, okamžitě vypněte mikrofon.
12. Proměňte video na Zoom.
13. Jakmile povolím nahrávání Zoom a Zencastr, potvrďte, že v obou programech vidíte ikonu nahrávání, a pozdravte všechny.
14. A tady jdeme!
15. Na konci relace se před zavřením okna odhlaste ze Zencastru.

Sám jsem byl unaven čtením tohoto návodu. Co můžeme říci o hostech, kteří to všechno budou muset udělat bod po bodu!

A začal jsem od nuly. Zeptal jsem se sám sebe: "Jaký je minimální počet kroků, které musí člověk udělat, aby mě kontaktoval prostřednictvím Zencastru?" Po zformulování odpovědi jsem pokyny zkrátil.

1. Postupujte podle odkazu, který vám byl zaslán e-mailem od společnosti Zencastr po registraci.
2. O nahrávání se postarám sám a stačí se připojit k chatu.

Tady to je! Stačí dva snadné kroky. Pokud věci ve vašem životě zahrnují příliš mnoho kroků, zkuste začít od nuly. A pokud můžete vydláždit cestu ke stejnému výsledku, udělejte méně kroků.

Maximalizujte kroky, které neuděláte

V únoru 2001 se ve Snowbirdu, lyžařském středisku v Utahu, vysoko v pohoří Wasach, sešlo 17 svobodomyslných lidí. Chystali se odpočívat, mluvit, jíst, lyžovat a diskutovat o softwaru. Výsledek jejich rozhovorů je nyní ztělesněnJim Highsmith, „History: The Agile Manifesto“, Agile Alliance, 2001. ve známém dokumentu nazvaném „Manifest agilní vývoj software". V něm zformulovali soubor pravidel pro vývoj lepšího softwaru, který má uživateli usnadnit práci odstraňováním překážek a rušení.

Jeden z 12 principů Manifestu uvádíZákladní principy agilního manifestu: "Jednoduchost - umění minimalizovat zbytečnou práci - je zásadní." To znamená, že cílem vývoje je vytvořit produkt, který uživatel potřebuje, a popř lze dosáhnout méně zdlouhavým kódem a méně doplňkovými funkcemi, pak je to přesně to, co potřebujete vstoupit.

I když tento princip platí pro vývoj softwaru, můžeme jej přizpůsobit naší každodenní práci život, například: "Jednoduchost - umění maximalizovat kroky, které nejsou učiněny - je nesmírně nutné." Jinými slovy, bez ohledu na to, jak významný může být náš cíl, musíme své úsilí zaměřit pouze na to podstatné. Každý malý krok nás stojí promarněnou příležitost a jeho odstranění nám dává více času, energie a poznávací zdroje, které jsou zaměřeny na skutečně důležité úkoly.

Možná budete překvapeni, kolik zdánlivě obtížných cílů lze dosáhnout a kolik obtížných úkolů lze vyřešit v několika krocích. Jak píše Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: Vše, co potřebujete vědět o letošní NFL (New York: Ballantine Books, 14. července 2006). sportovní publicista Andy Benoit, většina géniů „uspěla ne proto, že by vyřešili obtížné hádanky, ale protože šli cestou nepoznané jednoduchosti“.

Bez námahy je skvělý průvodce pro ty, kteří chtějí udělat více za méně času. Kniha ale pomůže i těm, kteří jsou unaveni nekonečným běháním a nudnými záležitostmi.

Kupte si knihu