Tajemství obchodní emailové korespondenci
Work And Study / / December 25, 2019
Co je to e-mailová? V dnešním obchodním světě, to je:
- Váš obličej. Je to prostřednictvím e-mailu, můžete vytvářet pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
- Váš pracovní nástroj. Mnoho komunikaci s okolním světem probíhá prostřednictvím e-mailu. Tak dobré držení přístroje, můžete zjednodušit svůj život skvěle.
- Výkonné rozptýlení. Okolní svět se snaží dostat vás, rozptýlit a omyl Astray prostřednictvím e-mailu.
Z těchto funkcí a vzhledem k práci s e-mailem. Začněme s jednoduchou.
dopisy dekorace
I používat e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže budu mluvit z jeho příkladu. Vytvoření nové písmeno a jít od shora dolů v seznamu polí.
Kóma. Kopie. Skrytá
Možná, že někdo neví, ale „K“ v Mozille může být změněn na „CC“ nebo „Skrytá“.
- koho: Zápis hlavní cíl nebo více cílů oddělených středníkem.
- replika: Napište, kteří by si měli přečíst dopis, ale z nichž neočekáváme reakci.
- Skrytá: Napište, kteří by si měli přečíst dopis, ale musí zůstat v anonymitě po zbytek příjemců. Zvlášť vhodné použít pro hromadnou korespondenci obchodních dopisů, například oznámení.
špatně v masové distribuci určit příjemce po polích „Kopírovat“ nebo „na“. Několikrát do roka Dostávám dopisy, v nichž příjemci uvedených 50-90 v „kopie“. K dispozici je porušením soukromí. Ne všechny vaše příjemců potřebují vědět, kdo ještě pracujete na podobné téma. No, jestli to je obeznámen s každým jiným lidem. A je-li v seznamu konkurenčních firem, které nevědí o sobě? Alespoň jeden musí být připraven na další vysvětlení, jako maximum - ukončení spolupráce s jedním z nich. Nebuď tak.
správně hromadnou korespondenci poslal ke svému jménu, a všichni příjemci, aby v poli „schovat kopii.“
předmět
Význam předmětu je často psáno (někdy rozumně) do svých firemních blogů profesionální služby zasílání. Ale tam často je řeč o prodeji dopisy, ve kterých se předmět řeší problém «e-mailu by měla otevřít.“
Budeme také hovořit o každodenní obchodní korespondence. Zde je téma řeší problém „dopisu a jejím autorem by mělo být snadné zjistit, a pak najít.“ A vaše píle, aby se vrátil k vám v podobě karma četné dopisy reakci, pouze s předponami re: nebo FwdMezi nimiž bude muset najít ten správný dopis na toto téma.
Dvacet dopisů - je množství jednodenního korespondence středního managementu. Na Podnikatelé a podnikatelů nemluví, mají velké množství dopisů je někdy předčí 200 a více za den. Proto ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným tématem.
Tak, jak správně formulovat předmět?
Jsme v jeho „nebe“ je doporučena pro externí psát dopisy v předmětu: „Nebe
Chyba číslo 1: Pouze název společnosti v řádku předmětu. Například, ‚nebe‘ a tak. Za prvé, jistě jste jedním z vaší firmy komunikovat s protistranou. Za druhé, nemá smysl téma nepřispívá, protože název společnosti, a proto je možné vidět z adresy. Za třetí, odhadnout, jak to bude vypadat vlastní okno s tímto přístupem ke komunikaci? Takhle.
Je vhodné podívat se na takových tématech?
Chyba číslo 2: Flashy marketing titul. Je to skvělé, pokud víte, jak psát takové titulky. To je jen, zda užívání je vhodné, aby tyto dovednosti v obchodní korespondenci? Pamatovat účel podnikatelského subjektu řádku: Neprodáváme a poskytují identifikaci a vyhledávání.
špatně | správně |
Co koupit os za rozumnou cenu! | Komerční nabídka na dodávku os |
Musíme si pospíšit konzultovat zájem! Rodion je na cestě! | Harmonizovat akt zájmu kontroly s Alyona Ivanovna |
POZOR! Porfiry Petrovič vyřešil záhadu Raskolnikov, a řešit naše problémy | Tento návrh poradce: psychologický srážka |
»
Text dopisu
Existuje mnoho návodů k psaní textů pro různé příležitosti. Například, mnoho užitečných informací na Maxim Ilyahova, Alexander Amzin a další mistři slova. Radím, abyste si přečetli své články alespoň ke zvýšení celkové informovanosti a zlepšení celkové styl psaní.
V procesu psaní dopisů, musíme důsledně udělat několik rozhodnutí.
zdvořilostní otázka. Na začátku dopisu může být rozmazané zdvořilosti nebo náklonnosti v duchu „Můj drahý Rodii, pro dvě osoby něco málo přes měsíc, protože jsem nemluvil k vám písemně, ze kterého byla utrpení, a to i v noci nespala, Mám na mysli. " Velmi zdvořilý a velmi nákladné, a to jak v čase psaní tohoto vstupu, av okamžiku, kdy osobu na jeho čtení. Korespondence po podnikání, pamatuješ? Není letter psaní soutěže a nikoli Raskolnikov matka a obchodní korespondence.
Respektujeme Váš čas i příjemce!
Zastupovat a připomínají okolnosti lásky smysl pouze v první zprávě zaslané po schůzce letmém na této výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo aktuální korespondenci, v prvním dopise v den psaní: „Dobrý den, John“, ve druhém a později: „John ...“.
odvolání. Vždy jsem byl znepokojen otázkou, na koho se obrátit v dopise, v případě, že počet příjemců. Nedávno jsem napsal dopis, adresovaný tří dívek s názvem Anna. Ne pochybovat, jsem napsal: „Dear Anna“ Nikdy prudce vzrostly. Ale takové štěstí ne vždy.
Co když příjemce tří nebo dokonce sedm, a nemají nesou stejný název? Můžete uvést jména: „Dobré odpoledne, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Petr Petrovič.“ Ale to je dlouhá a trvá dlouhou dobu. Je možné psát: „Vážení kolegové“.
I pro sebe použít pravidlo platilo jméno toho, kdo stojí v poli „Komu“. A těm, kteří jsou v kopii neplatí vůbec. To je obvykle zároveň umožňuje přesněji definovat jeden (!) Dopis adresátovi a účel tohoto dopisu.
citace. Často korespondence je rozhovor s otázkami a odpověďmi - jinými slovy, dialogu. Dobrým zvykem ne odstranit historii korespondenci a psát svou odpověď na vrcholu citovaného textu, který, vracet k této korespondenci do týdne, to bylo snadno čitelné dialog od shora dolů v sestupném datum.
Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille měli „Umístěte kurzor po citovaného textu.“ Doporučuji to pro změnu menu «Nástroje» → «Nastavení účtu» → «Příprava a řešení.“ Mělo by to být tak.
Účelem tohoto dopisu. Obchodní dopisy jsou dvojího druhu:
- Když jsme prostě informovat partnera (například zprávu o vykonané práce za poslední měsíc);
- a pokud chceme něco z rozmluvy. Například, on souhlasil, že přiložené faktury za úplatu.
Je pravidlem, že podpoří dopisy mnohonásobně více, než mají nahlašovat. Chceme-li dosáhnout něčeho od zdroje, je velmi důležité říci o tom v dopise ve formátu prostého textu. Výzva k akci by mělo být doprovázeno zprávou jménem a jít poslední větu v dopise.
špatně„Porfiry Petrovič, já vím, kdo kácet staré dámy.“
správně„Porfiry Petrovič, já snížit starou paní, prosím, přijměte mé zatčení o opatřeních unavené trpět!“.
Proto zpravodaj nutností pro vás přemýšlet, co dělat s tímto dopisem? Koneckonců, může to trvat i špatné rozhodnutí.
Text podpis. Musí to být. Speciálně všechny e-mailoví klienti umožňují přizpůsobit autosubstitution podpis například klasické „S pozdravem ...“. V Mozille se to dělá v menu «Nástroje» → «Nastavení účtu„.
Psát nebo nepsat kontakty v podpisu - soukromá záležitost. Ale pokud jste nějak souvisí s prodejem - je to povinné psát. I kdyby se transakce neuskuteční na základě sdělení v budoucnu, můžete snadno najít na kontaktech podpisu.
A konečně, další rys těla zprávy pro ty respondenty, kteří nemají rádi (to nemůže, nechce, nemá čas) reagovat na vaše e-maily. Ukazují ve výchozím tělo zprávy. Například, „Porfiry Petrovič, pokud nepřijdou mě zatknout před 12:00 Pátek, považuji se bude odpuštěno.“ Samozřejmě, že doba musí být skutečné (není nutné odeslat text například v pátek v 11:50). Příjemce musí být schopen fyzicky přečíst a rozhodnout se pro Vašeho dopisu. Tato „default“ ulehčit vám vaši odpovědnost za neposkytnutí odpovědi od partnera. Jako vždy, k použití tohoto čipu je třeba přistupovat rozumně. Pokud je člověk včas a pravidelně reaguje na vaše e-maily, to ultimatum je to, pokud nechcete ublížit, malý úsek nebo vedou k rozhodnutí, že nebude reagovat na dopis právě teď, a budete čekat na pátek.
přílohy
Dopisy často s přílohami: životopis, obchodní nabídky, odhady nákladů, výkresy, naskenované dokumenty - velmi šikovný nástroj a zároveň zdrojem populárních chyb.
chyba: Obrovské množství investic. dopisy přicházejí často s přílohami až 20 MB. Zpravidla to skenuje co někteří dokumenty ve formátu TIFF s rozlišením 600 dpi. V zásilce korespondent téměř jistě pověsit na několik minut v marné snaze stáhnout náhled příloh. A nedej bože příjemce Zkuste si přečíst tento dopis na telefonu ...
Osobně jsem okamžitě odstranit tyto zprávy. Nechce Váš dopis se objevil v koši před čtením? Zkontrolujte velikost přílohy. Doporučuje se, aby to bylo více než 3 MB.
Co když více než?
- Zkuste nastavení skener do jiného formátu a rozlišení. Například ve formátu PDF nebo rozlišení 300dpi skeny získané docela čitelný.
- Přemýšlet o programu, jako je WinRAR archiver nebo 7zip. Některé soubory komprimovat velmi dobře.
- Co když obrovský přílohu a komprimovat to nefunguje? Například téměř prázdná účetnictví základna váží 900 MB. Přijít na pomoc ukládání informací cloud: Dropbox, Disk Google a podobně. Některé služby, například Mail.ru, automaticky převádět obrovské investice do odkazem na cloudové úložiště. Ale já raději spravovat své vlastní informace uložené v cloudu, takže automatizace Mail.ru nejsou vítáni.
A ještě jedna doporučení není zcela jasné, o investicích - jejich název. Mělo by být pochopitelné a přijatelné pro příjemce. Poté, co jsme ve firmě připravila nabídku na jméno... nech to být Fjodor Dostojevskij. Dostal jsem dopis od vedoucího projektu ke schválení CP a nástavec byl soubor s názvem „DlyaFedi.docx“. S manažerem, poslal mi to, dialog podobný následujícímu:
- Vážení manažer, jste osobně ochoten přistoupit tento vážený muž a zavolat ho do obličeje Fedor?
- Kdysi tam, respektován jako osoba, to všechno mým jménem nazývá.
- Proč jste přílohu s názvem „DlyaFedi“? Kdybych teď pošle k němu, myslíš, že bude kupovat své osy v tomto návodu?
- Jdu do přejmenujte ...
Proč vařit časovanou bombu - potenciální selhání klienta - nebo vytvořit sami práci navíc přejmenováním souboru? Proč však okamžitě pojmenovat připojení je správné: „DlyaFodoraMihaylovicha.docx“, nebo ještě lépe - „KP_Nebo_Topory.docx“.
Takže, s e-mailem jako „tvář“ je více či méně vyřeší. Přejděme k přezkoumání e-mailu jako nástroje pro efektivní práci a mluvit o tom rozptylovat složku.
Práce s písmeny
E-mail - je silný rozptýlení. Stejně jako u jiných rozptýlení, musí být pošta bojovat zpřísnění pravidel a harmonogram provádění.
Minimálně je třeba vypnout všechna oznámení o příchodu pošty. Pokud je váš mailový klient ve výchozím nastavení nakonfigurována, budete upozorněni a zvukový signál, a zamrkal na ikonu vedle hodin a ukáže náhled dopisu. Stručně řečeno, dělat vše pro to první trhlina co nejdál od tvrdé práce, a pak se ponořit do propasti nepřečtených e-mailů, a nenavštívené pošty - mínus hodinu nebo dvě života.
Někdo mocná síla vůle umožňuje, aby se zmást oznámení, a obyčejní lidé, že je lepší, aby pokoušet osud a zakázat. V Mozillla Thunderbird se provádí v menu «Nástroje» → «Nastavení» → «základní» → «Když nových zpráv.“
Pokud nejsou žádné oznámení, jak si uvědomit, že se jedná o dopis?
Velmi jednoduché. Vy sám, vědomě vyčlenit čas analyzovat e-mailu, otevřete e-mailového klienta a zobrazit všechny nepřečtené zprávy. To může být provedeno dvakrát denně, například při obědě a večer nebo během odstávky, řekněme, v dopravních zácpách.
Lidé se často ptají, jak dobu odezvy a urgentní dopisy? Odpověď zní: nemáte naléhavých dopisů v e-mailu. Pokud pracujete v zákaznické oddělení podpory (v této části vaší pracovní harmonogram prostřednictvím e-mailu).
Pokud existují naléhavé dopisy, bude odesílatel vás informovat prostřednictvím dalších kanálů - telefonu, SMS, Skype. Pak si vědomě jít dolů v e-mailového klienta a léčbě urgentní e-mail. Všechny guru time managementu (například Gleb Archanděl s jeho „Getting Things Done“) určil, že standardní reakce e-mailem do 24 hodin. To je obvyklé pravidlo etikety - nečekejte na základě odpovědí partnerem instant e-mailem. V případě, že je naléhavě dopis oznámit při rychlých komunikačních kanálů.
Takže jsme vypnuli oznámení, aby zahrnoval e-mailového klienta na svůj rozvrh.
Co dělat, když jsme šli na poštu a všechny aktivity s názvem „rozeznat“ e-mail? Kde je začátek a konec této práce?
Slyšel jsem hodně o nulové inbox systému, ale bohužel, není splněna jediného člověka jeho uplatnění. Bylo třeba vynalézt kolo. Články na toto téma musí Layfhakere. Například "nulové vstupní». Níže budu mluvit o systému nulové e-mailové schránky ve svém výkladu. Byl bych rád, kdyby GTD guru upozornil v komentářích, doplnit nebo zlepšit systém popsaný.
Je důležité pochopit a akceptovat, že e-mail - to není plánovač úloh a archiv pro vaše podnikání. Proto je složka „Doručená pošta“ by měla být vždy prázdná. Pokud přijdete na zkoušku v ceně, se nezastaví a ne se rozptylovat bez ohledu na to, dokud to vyprázdnit složku.
Co dělat se spamem ve vaší e-mailové schránky? Musíme jít postupně pro každé písmeno, a odstranit ji. Ano, vyberte jej a klikněte na klávesnici Delete. Pokud nemůžete přinutit k odstranění dopis, budete se muset rozhodnout, co s tím dělat.
- Můžete na ni odpovědět za tři minuty? Mám odpovědět? Ano, máme, a odpověď bude trvat déle než tři minuty, pak okamžitě reagovat.
- Uspokojit potřebu, ale příprava odpověď trvá déle než tři minuty. Použijete-li plánovač úloh, který umožňuje převést e-maily na úkoly, turn-mail do úkolu a zapomenout na chvíli o tom. Například, já používám naprosto úžasnou službu Doit.im. To vám umožní vytvořit osobní emailovou adresu: předán k němu písmeno, a to se stává problémem. Ale pokud nemáte plánovač úloh, přenos dopis podsložky „0_Vypolnit“.
- Po rychlé odpovědi na dopis, převést ji do úlohy nebo jednoduché vyšetření je nutno rozhodnout, co dělat s touto zprávou na: odstranění nebo poslat do určité složky na dlouhou skladování.
Zde jsou některé složky pro dlouhodobé skladování mám.
- 0_Vypolnit. Mám složku neexistuje, ale pokud nemáte plánovač, opět zde můžete přidat dopisy, které vyžadují podrobnější studii. Tato složka je také třeba pravidelně čistit, ale se zamyšleným přístupu ve speciálně vyhrazeném čase na něm.
- 1_Sprav. Zde jsem dal dopis s informací o pozadí: Vítejte v e-maily s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, vstupenky na další let, a tak dále.
- 2_Proekty. Obsahuje archív korespondence partnerů a projektů, které mají současný vztah. Samozřejmě, že pro každý projekt nebo partnera likvidaci samostatnou složku. Partnerem složka I složit písmeno nejen svým zaměstnancům, ale i dopisy od zaměstnanců „nebe“, spojené s tímto partnerem. To je velmi výhodné: je-li to nutné, veškerá korespondence na projektu na dosah ruky za pár kliknutí.
- 3_Muzey. Jsem tady, abych sprchovat ty dopisy a odstranit škoda, a jejich výhody jsou zřejmé. Také zde migraci složek s uzavřeným projektem „2_Proekty“. Stručně řečeno, „muzeum“ uložen první kandidáty pro odstranění.
- 4_Dokumenty. Tam jsou dopisy s elektronickými vzorky dokumentů, které mohou být užitečné v budoucnu za účetní oddělení, například akty odsouhlasení ze vstupenek zákazníků na cestu. Složky do značné míry překrývá s složek „2_Proekty“ a „1_Sprav“, ale to je držitelem účetních informací, jak v „2_Proekty“ složky - řízení. V „4_Dokumenty“ - mrtvá informací a „2_Proekty“ - živě.
- 5_Znaniya. Tady jsem dal jen opravdu užitečný seznam adres, na který chci, aby se vrátil v čase pro inspiraci nebo hledat řešení.
Existují další nastavení ve vaší e-mailového klienta, důležité pro tento systém. Za prvé, v Thunderbirdu výchozí je kontrolována „Mark zprávu přečíst.“ Raději na to vědomě, takže box off! Chcete-li to provést, přejděte do menu «Nástroje» → «Nastavení» → «Advanced» → «Čtení a zobrazení.“
Za druhé, použití filtry. Použil jsem aktivně aplikovat filtry na adresu odesílatele automaticky přeposílat e-maily do příslušných složek. Například, dopisy advokáta přesunuta do složky „advokát“. opuštěný I tento přístup z několika důvodů. Prvním z nich je dopis od právníka v 99% případů týkajících se každý projekt nebo partnera, a proto pro ně pohyb v této složce nebo partnera projektu. Za druhé, jsem se rozhodl přidat povědomí. Musíte se rozhodnout, kam chcete uložit konkrétní písmeno, a podívejte se na neošetřených míst jednodušší jednom místě - ve vaší e-mailové schránky. Nyní je filtr se používá pouze u vzdálených složek pravidelné automatické zasílání zpráv z různých systémů, což znamená, že dopisy, které mi nevyžadují rozhodovat. Filtry v Mozilla Thunderbird jsou konfigurovány v nabídce Filtry «Nástroje» → «zpráva“.
Takže, se správným přístupem k e-mailu by mělo jít od 10 do 60 minut denně, v závislosti na objemu korespondence.
Jo, a ještě jedna. Jste již vyřadili oznámení o příchodu nových zpráv? ;)