Jak se zaplašit zákazníky a partnery: špatné návyky při psaní e-mailů

V práci, mnozí lidé jsou doslova napadena obrovské množství e-mailové-zprávy, které nutně musí být zodpovězeny. Samozřejmě, že je velmi obtížné vyrovnat se s objemem úkolů a udělat to správně. Nicméně existují závažné chyby, které ve skutečnosti je třeba se vyhnout.

Naučit se základní pravidla etikety psaní e-mailů, není třeba, aby se vaše dopisy obrátil do literárních děl. Je to zcela zbytečné. Ale pokud můžete zbavit návyků, které signalizují nedostatek profesionality, vaše firma půjde mnohem úspěšněji.

Jaké hrubé chyby při psaní e-mailové zprávy-jsou nejčastější?

1. Zneužívat označené „Urgent“

Pokud se budete chovat jako kluk v podobenství, kteří křičeli „vlk! Vlci! „A dal všechna písmena v řadě s označením“ naléhavé“, velmi brzy přestane příjemci brát vážně. Když opravdu bude potřebovat okamžitou odpověď, nikdo nebude věnovat pozornost této značky.

2. nadměrné neformálnost

Volba komunikačních způsobů závisí na kvalitě vztahů mezi vámi a další osobou. Nadměrné neformálnost ukazuje nedostatek profesionality.

Dávejte pozor, abyste používat vykřičníky Smiley, výběr barvy textu, fantazie písma, Internet slang a zkratky. Oni prostě nebude vám pomohou vytvořit obraz zkušeného pracovníka.

Také dbejte na to, že někteří lidé nerozumí zkratky. Zvlášť pečlivě vybrat tón komunikace s cizinci a příslušníky dalších generací.

pamatovat: obchodní dopis Mělo by být snadno čitelné. Chcete-li to provést, použijte písmo Arial, Calibri nebo Times New Roman, nastavte velikost 10 nebo 12 jednotek. Pokud jde o barvy, to je nejlepší zůstat v černých číslech.

3. Příliš studený tón komunikace

Ve stejné době, příjemce by neměl pocit, že komunikuje s robotem. Některá písmena vypadají jako skuteční lidé, jako v případě, ve skutečnosti se jedná o záznamník hlášení.

Pokud váš dopis je vidět vaši osobnost, vaše nadšení pomůže formovat Příjemce pozitivní pohled na vás jako obchodní partner. Hlavní věc - nepřehánějte to.

4. Zneužití funkce „Odpovědět všem“

E-mailové zprávy nejsou určeny pro jejich proměnit v útulné chatik. Pokud odpovídáte na zprávu, která je předána ke skupině lidí, než jste stiskli tlačítko „odeslat všechny“, ujistěte se, že vaše odpověď je opravdu zajímavé a potřebné ke každému ve skupině.

5. Přenos příspěvku bez souhlasu odesílatele

To je přinejmenším nepříjemné. A může výrazně narušit vaši důvěryhodnost.

Bez ohledu na to, co poslat. Možná budete chtít odeslat zprávu klientovi svého šéfa, který se odkazuje na klienta. Nebo nemůžete odolat pokušení proměnit v řetězci příjemců dopisu, který obsahuje některé osobní údaje, jeho kolega. V každém případě byste neměli dělat bez souhlasu odesílatele.

6. Zasílání skryté kopie dopisů

Když někoho poslat skrytou kopii dopisu do rozmluvy myšlenku: „A kdo jiný poslal kopii“ To způsobuje nedůvěru a vyvolává pocit, že jste něco tají.

Chcete-li poslat dopis někomu, kdo by neměl být přítomen v řetězci chmele, stačí zkopírovat a vložit text do samostatného nové zprávy.

7. Správná formulace tématu

V případě, že pole „Předmět“ zadat něco jako „To jsem já“, „Hello“ nebo „Pro vaši informaci,“ nedává Příjemce ponětí o obsahu dopisu. V důsledku toho je pravděpodobné, že vaše zpráva nebude ani číst.

Pokud provedete obchodní korespondence, Téma Vašeho dopisu by měl být stručný, prostorný a přesné. V případě, že příjemce okamžitě pochopit, co jste to psaní, je pravděpodobné, že bude číst vaši zprávu a reagovat na něj rychleji.

8. Zneužití osobních zpráv

Vtipy, dojemné příběhy a motivační citáty někdy přijít velmi nepatřičně. Ale ve velkém množství, které se rychle unaví příjemce. Ne bombardovat inboxes nesmyslnou zprávu kolegovi, i když to s těmi nejlepšími úmysly. Dříve či později, budou příjemci jednoduše odstranit tyto zprávy bez jejich přečtení.

9. put-dolů

Nemusí být v pokušení vyjádřit v dopise spravedlivém hněvu směrem k cíli, i když by si zasloužil takovou reakci. Dokonce i když čekáte na váš pozemek na pár měsíců. Prostě nedělejte to. Lidé budou vždy pamatovat, že hrubý, a to je špatné pro vaše podnikání obrazu.

Místo toho, napsat zprávu, která se chystá, aby vám poslal rozzlobený příjemce a nechte ji na pár dní ve složce „Koncepty“. Pak ji upravit a odstranit všechny urážlivé výrazy. Takže budete mít možnost prokázat svou profesionalitu.

10. obeznámenost

Pokud víte, že velmi dobře příjemce zprávy, a někdy si můžete dovolit nějaké pěkné komplimenty. Ale pokud je to váš obchodní partner či klient uložit zdvořile umírněný tón komunikace. Dokončení písmen, například „Brzy nashledanou!“ V tomto případě by bylo nevhodné.

11. Použití absurdní e-mailové adresy

Nabíraný, bude vulgární nebo zjevně absurdní adresy přitahovat negativní pozornost příjemcům. Pokud si prostě nemůže vzdát svého boxu [email protected], pak přetočí obchodní korespondence zvláštním účtu.

12. Velké množství překlepů

Posílání zpráv z telefonu nedojde vás nezbavuje vaše povinnost kontrolovat e-maily o chybách. Máte-li dělat víc než jeden překlep v dopise, nechcete zobrazit sami z nejlepších strany. Potřebujete-li poslat zprávu na cestách, je důležité, aby jej pečlivě zkontrolovat před odesláním.

13. Posílání zpráv brzy ráno

Někdy, když se brzy vstávat a cítit docela výrobní, Jste v pokušení rychle vypořádat s obchodní korespondence. Nicméně, většina příjemců upozornil době odeslání dopisu. Máte-li poslat zprávu na tři hodiny ráno, pak v nejlepším případě budete uvažovat o workoholik, a v nejhorším případě - ne zrovna zdravé.

Pokud je noční najde inspiraci pro vás, stačí uložit jako návrh dopisu a poslat ji do pracovní doby.

14. Sestavování příliš dlouhé dopisy

Většina lidí jednoduše zobrazovat zprávy, které se nedostává uchopení v textu. Mějte to na paměti při psaní dopisu. Velké bloky textu je obtížné číst, takže rozdělit zprávu do malých bodů.

Použijte seznamy. Budou vaše zprávy ještě čitelné. Kromě toho si můžete vybrat nejdůležitější část zprávy kurzívou nebo tučně.

---

Vyhnout popsané chyby, a pak si můžete vytvořit dobrý dojem o sobě, což jistě přispěje k vaší kariéře.