Jak spravovat e-mail: 10 tipů od personálu TED

TED Fellow Michael Makvoters společnost blog, sdílí 10 tipů, s nímž udržuje pořádek v e-mailu.

Kdo jiný, ale redaktoři a manažeři TED, hovořit o způsobech boje s přetížené mailu. Podle nich společnost obdrží stovky e-mailů každý den, a počítadlo příchozí e-maily, někteří zaměstnanci už dávno přesáhl jeden tisíc.

Michael Makvoters, UX-architekt TED, nabídky 10 řešení problému.

V budoucnu budete mít ne více času, než je tomu nyní

Michael si všiml, že mnoho odložit práci s e-mailem na pozdější dobu, protože si myslí, že v určitém okamžiku v budoucnosti budou mít více času, aby tak učinily. Nebuďte. Vaše míra zaměstnanosti zřejmě zůstane v příští týden, měsíc, rok. Ty by mohly být dokonce radost. Ale stejné množství času bude o místo. Takže začít pracovat s ním právě teď.

Zkuste začít s čistým štítem

Zde jsou dva způsoby, jak toho dosáhnout:

1. Udělejte si čas a být zapojen do vyčištění poštu v několika etapách. V závislosti na tom, kolik zpráv máte, musíte deseti zastávek na jejich úklidu. Je-li dána těžké, přerušit práci do několika 15 minutových úseků.
instagram viewer
2. Jít na mizině. Zvýraznění tři nebo čtyři hodiny a učinit z vaší složce „Přijaté“ ideálu čistoty a pořádku.

Vynětí půdy z produkce trochu času každý den

Podle Michaela, je to nejtěžší část plánu. Musíte pracovat s e-mailových několikrát každý den. Radí věnovat 15 minut každé čtyři hodiny a zabývají pouze ve složce Doručená pošta.

V případě, že dopis není důležité - remove

Je lákavé poslat každý trochu důležitý dopis do složky, později se s tím vyrovnat. Ale v případě, že dopis není si zaslouží vaši pozornost hned, odstraňte ji.

Odhlásit z mailing každý zbytečný

I často trpí tím, že jen odstraní zprávy z nezajímavé, aby mě pošty. Michael také obdržela více kategoricky:

Je-li odeslání není zájem o vás, a to nejen k odstranění dopis, ale odhlásit z něj.

Ve spodní části každé písmeno je tlačítko „Zrušit“ nebo odhlásit. Použijte ji ke stanovenému účelu. A čím více, tím lépe. Můžete také použít službu Unroll.me, který jsme popsali zde. On vás automaticky otpishet před nežádoucími e-mailové konference.

V případě, že zpráva je stále ve složce „Doručená pošta“, přečetl

Pokud je písmeno bylo testováno, a nemáte odhlásili a ne ji odstranit, pak ji přečíst. Pokud je krátké, číst ihned. -Li dlouho, poslat dopis do složky předem vytvořené „číst“ a vrátit se k ní, když tam bude více volného času. Michael říká, že pokud jste upřímní sami k sobě, minimální procento všech písmen bude spadat do této složky.

Reagovat na krátké dopisy je lepší

Pokud budete posílat e-mail vyžaduje rychlou odpověď, odpovězte prosím... okamžitě. Nečekejte. Po odeslání odpovědi, odebrat písmeno. V případě, že dopis je v kopii zaslána jinému příjemci, a nepotřebuje znát vaši odpověď, odstranit ji z příjemců.

Redirect spolupracovníkům různá sdělení, v případě, že jsou schopni reagovat adekvátně

Přesměrovat zprávy s malým vysvětlením, a odstranit ji ze svého e-mailové schránky.

Engage třídění

Každý e-mail služba umožňuje uživatelům vytvářet složky. Je to nejlepší nástroj pro řešení přetížené poštou. Vytvořil jsem složku pro práci, fotografiemi, studií a dalších věcí. Michael nabídky dělat složku „projekty“, „Ostatní“, „odpověď později.“ Hlavní věc je, že se budete cítit pohodlně.

Zvolit správnou aplikaci

Pro mě je tato aplikace stala poštovní schránka. Michael ji také vybral. Ale mnoho možností. Můžete zadat při hledání Layfhakeru slova „poštovní“ a název operačního systému, pro který hledáte pro klienta. Slibuji, že najdete něco vhodného.

následek

Pokud nemůžete přečíst článek (řekni mi, proč), tady je krátký seznam všech krocích:

1. rozebírat složky „Doručená pošta“ pro celou řadu přístupů.
2. Rozhodnout, co dělat s dopisem, jakmile to přijde.
3. Čas od času se zabývá čištěním poštu.
4. Odhlásit z nežádoucích pošty.