Leo Babauta: moje 10 návyky pro práci s e-mailem
Work And Study Produktivita / / December 23, 2019
© foto
E-mail může být výborným pracovním nástrojem, a může proměnit v nepříjemné zdroj otálení, a to je, jak se vám to používat. Bývaly doby, kdy jsem oznámil úplný bankrot e-mailu, a teď jsem zkontrolovat každý den 2-3 krát denně, ale to rychle a efektivně projde.
Vytvořil jsem několik návyky, které pomáhají mi do práce s e-mailu je velmi efektivní a lepší zaměřit se na jiné důležité práce. A já vám řeknu upřímně, konečně, moje schránka prázdná, a je to nádherný pocit. Budu v tomto článku 10 svých návyků. Neznamená, že budete muset slepě následovat je, já jen chci, aby se moje cesta, a na jejím základě se může položit. Takže, tady jsou zvyky, které pracují pro mě:
Méně často se podívat do e-mailu
I nevedou okno otevřeno po celý den pošty. A pohled na ni jen zřídka. Dospěl jsem k závěru, že když můj e-mailové schránky se hromadí 20-30 dopisy, pak se svět nezhroutí, zároveň se jedná o číslo budu snadno a rychle procesu. Varování! Říkám „proces“, spíše než „číst“. Otevřu složku „Doručená pošta“, aby rozptyl o dalších zpráv do složek, aby je číst a okamžitě odejít.
rozptylové složky
I otevřít poštu a začít rychle rozhodovat: odstranit nebo archiv, číst a reagovat okamžitě (pokud to trvá méně než 2 minuty), nebo archiv, odeslat rychlou odpověď, a potom zpět nahoru do mého to-do seznamu, k tomu později (značka s hvězdičkou a poté archiv). V každém případě, v doručené poště nic by měly zůstat.
Okamžitě přidejte vše do kalendáře
V případě, že dopis přichází ke mně nějaká data, o kterých jsem si pamatovat, já jsem jednou přivést ji do kalendáře. Osobní setkání nebo mluvit o Skype, školení, nebo něco, co bych měl jen pamatuji týden - vše je okamžitě poslal do kalendáře. Teď je to můj nejlepší zvyk se uvede do automatismu, a díky ní jsem se jen zřídka něco pamatovat.
Použijte „zkratky“
Používám Gmail, který poskytuje schopnost používat několik klávesových zkratek pro poštu. Vlastně jsem si vzal jen pár minut naučit, a pak se paměť svalů pamatuje klíče.
Jedná se o „zkratky“, které používám:
«Gi» - pro návrat do e-mailové schránky;
«E» - archiv;
"#" - delete;
„C“ - li vytvořit novou zprávu;
«R» - odpověď;
«F» - vpřed;
«A» - odpověď pro všechny;
«Gs» - přejde na označenou;
«Tab + Return» - když jsem vytvořit zprávu, takže stačí poslat ho zálohovat.
Já také použít nastavení, kdy po smazání nebo archivaci e-mailů, já se automaticky přesune na další bez návratu do e-mailové schránky, která vám umožní rychle přesunout do sestavy.
Psát krátké dopisy
Moje odpověď na dopis je obvykle 1-3 věty. Málokdy jsem psát dopisy déle než 5 vět. A aby byl dobrý důvod. Kdybych opravdu potřeba napsat mnoho, raději bych to v Dokumentech Google a sdílet tu správnou osobu. Short písmeno znamená rychlou reakci ze strany příjemce, jak je daná osoba nebude muset prokousat džungli své výmluvnosti, uchopit a pochopit klíčové informace.
Rychle přidávat úkoly todo-list
Někteří používají e-mailové schránky jako seznam úkolů, ale to není uzpůsoben pro to, a tady je důvod, proč:
1. Práce, které mají být provedeny, smíchány s jinými dopisy, a pak jsou těžké chytit z davu.
2. Vyprávění v dopise nemusí vždy obsahovat konkrétní návod k jednání, ale na základě písmen si můžete dát za úkol sám. Když jste připraveni ji spustit, budete muset znovu znovu přečetl dopis, aby si vzpomenout, co konkrétní úkol jste nastavili sami po přečtení.
3. Pokaždé, když se podíváte na postu chytit další případ, narazíte na novou zprávu, která upoutá vaši pozornost a odvrátit pozornost od hlavních případech klepe rytmus práce.
Jednoduché a snadné todo-list - je prostý textový dokument, kde si můžete přidávat úkoly z e-mailů, jen v několika málo kliknutí myší. A během takového seznamu by účinnějším nástrojem, protože nemáte veškerý čas se podívat do e-mailové schránky.
Uchovávejte mimo e-mailové schránky pouze nepřečtených zpráv
Tato funkce je určena pro pokročilé uživatele. naboural jsem Gmail-box tak, že již nemůže být uložena nepřečtených zpráv. To znamená, že když jsem otevřel dopis a hodil ji do jiné složky, bude to prostě zmizí. To mě motivuje, aby rozhodnutí o tom, jak pokračovat v tomto dopisu okamžitě, nebo jen jsem ztratit. Díky této konkrétní konfiguraci, moje schránka není otevřené zprávy hromadí, které se postupně stávají odpadky.
Odložit číst
Často mi poslat odkazy na články. I jim okamžitě poslán do Instapaper, si můžete přečíst později. To je důvod, proč se snažím trávit méně času na e-mailu, protože mám tolik zajímavých věcí ke čtení, ale ona.
nemilosrdně filter
Když se v mých neobjeví listovních cenných předmětů, které bych rád viděl, okamžitě mi to narovná. Nejsem líný odhlásit nebo instalovat filtr na odesílatele. A to výrazně snižuje tok příchozí pošty. Jsem nemilosrdný vůči e-maily, které ucpávají mé e-mailové schránky, a pravidlo platí i v postoji lidí, kteří jsou mi příliš obtěžovat.
Close-mailové zprávy od ukončení léčby
Rozloženém stavu zpráva - v blízkosti pošty a neotvírejte po dobu několika hodin, do té doby, tam je zase nashromáždil dostatečný počet písmen.
Začnou objevovat některé návyky pro efektivní práci s elektronickou poštou - to je velmi správné. Budete okamžitě všimnete, jak moc klidnější stáváte mnohem důležitější věc, jak se zbavit dotěrných kontrol e-mail každých 10 minut. Vaše hlava je k dispozici pro nové nápady, jakmile složky Doručená pošta bez zbytečných z e-mailů. Hodně štěstí!