Jak efektivně využívat život GTD systému
Produktivita / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autorem projektu "master produktivita».
Tento materiál - pokračování článku "Jak vyčistit záležitosti a všechno, aby držely krok: Kompletní průvodce GTD systém». Za prvé, je třeba se seznámit s tím, jak je podrobně vysvětleno v mnoha pojmů používaných.
Tento článek - krok za krokem průvodce o tom, jak se uplatnit GTD v životě. Při psaní, já používám následující pokyny:
- Univerzálnost. Zde jsou popsány univerzální myšlenky a používat je vybudovat jednu pro sebe GTD systém, který bude pracovat s přesně ty služby, ke které byl zvyklý.
- Jednoduchost. Systém by měl být intuitivně snadno ovladatelný. Na vstup a zpracování informací musí vynaložit minimálně času a energie, stejně jako plánuje následující činnosti. Teprve pak bude systém fungovat v dlouhodobém horizontu, a to i po dlouhých přestávek, například, když jdete pryč na dovolenou na měsíc, pak, když se vrátíte, budete moci obnovit svůj přístup k řízení záležitosti.
- Spolehlivost. Nejdůležitější věc - to je být jisti, do svého systému, a sice, že zapomenout na nic naplánováno, takže vidíte připomenutí ve správný čas.
- na důležitém koncentraci. Tento systém by vám měl pomoci zaměřit se na to, jak děláte v současné době, i v těch případech, které jsou důležité z dlouhodobého hlediska.
- Potěšení. Systém řízení případů a cíle by vám měl přinést potěšení. Například, když ležel na pohovce po náročném dni v práci s telefonem v ruce, vymazat ze seznamu dokončených úloh, a dostat z něj skutečný požitek. Zvlášť, když je vykreslen větší produktivitu růst vašeho rozvrhu.
5 Hlavní fáze GTD systém
Stage 1. informace o shromažďování
Shromáždit absolutně všechny věci, i ty nejmenší, pak naše mysl bude jasné a budeme fungovat jako produktivní, jak je to možné.
Proto není standardní práce seznamyVzhledem k tomu, že většina lidí se často zachytí jen ty nejdůležitější věci, a stovky problémů, které nejsou tak důležité, neberou v úvahu. Ale je to takový malý problém, pravidelně připomínat, použít významnou část mozku zdrojů a vytvářet další zkušenosti, které vede k únavě a stresu.
Jedním z důležitých principů GTD systém - to je zcela uvolněn od hlavy všech úkolů a dát je do spolehlivého systému, který pomůže v pravý čas přemýšlet o důležitých věcech.
Stále je třeba vzít v úvahu, že koše sbírat příchozí data by měla být minimální částka. V ideálním případě - jedna. Pak to bude snazší.
Krok 2. zpracování informací
V této fázi jsme zpracovávat informace, které jsou v našem „inbox“ koše.
Existují tři možnosti, jak můžeme dělat v této fázi:
- Úkol označit jako „akce“, směřující k dalšímu kroku jejího provádění a lhůty. Nelze zadat uzávěrkaPokud není k dispozici přesné pochopení toho, kdy k provedení úkolu.
- Přesunout informace v „Adresář“, pokud nepotřebujete nic, ale to se může hodit v budoucnu.
- Vymazání informací, určování, že je „odpad“: to je co do činění s to nepotřebuje nic a ona nepřišla vhod v budoucnu.
Krok 3. akce organizace
Všechny akce se uskuteční prostřednictvím následujícího nálevky.
Filter 1 - "ořezávání"
Zeptejte se sami sebe, mám opravdu musím provést tuto akci? Máte-li pochybnosti, odstranit.
Filtr 2 - „delegace“
Zeptejte se sami sebe, zda je třeba udělat, pak je to opravdu musí provést osobně jsem? Pokud tomu tak není, zodpovědnost delegát a bod konečný výsledek se mezistupně kontroly (klíčové body) a termín.
V případě, že akce by ji provést přesunutí do dalšího filtru.
Filter 3 - "Akce"
Zeptejte se sami sebe, bude tato akce trvat dalších 2-5 minut? Pokud tomu tak není, dělat a uvolnit hlavu. Pokud tomu tak je, drop-in.
Akce v systému mohou být z následujících typů.
„Další kroky“ - jednoduché úkoly, které se skládají z jedné akce (volání, psaní, jít, a tak dále). Například akce „Změna na kola zimní pneumatiky“ se skládá z následujících jednoduchých kroků: zavolat a domluvit workshop, časový plán v kalendáři na disk ve správném čase auto opravit.
Takové akce jsou vhodné pro sběr seznamy místo a okolnosti (kontextové seznamy). Může se jednat o seznam „obchodě“, kde zadáváte vše, co budete muset koupit, když jste v obchodě, nebo seznam „Židle“, ve kterém můžete přidat události a úkoly, které lze provádět ve večerních hodinách po práci ve své oblíbené židle. Nebo seznam „Chef-otázky“, kde si zapište všechny otázky, které se musely vrchníPak je řešit najednou.
Všechny tyto akce, obvykle opravit nebo "Google Calendar„(Setkání a akce) nebo Todoist - cloud služeb, kde je vhodné organizovat úlohy.
Cena: zdarma
Cena: zdarma
Cena: zdarma
Cena: zdarma
„Projekty“ - úkoly plnit, které vyžadují více než jeden krok. Do projektu přesunul z mrtvého bodu, je nutné popsat první kroky k jeho realizaci a zanechat připomenutí o tom v spolehlivého systému. V důsledku toho, že projekt promění v řetězci jednoduchých kroků, z nichž každý může být provedena v příštích pěti minut a získat výsledek.
Místo projekty I na kartách Trello. Karta je ideální obal pro projekty, kde si můžete umístit:
- Popis a účel projektu;
- odkazy na další dokumenty o projektu;
- jména osob odpovědných;
- uzávěrka;
- kontrolních seznamů s následujícími kroky;
- Připomínky k návrhu;
- potřebné soubory, a tak dále.
Cena: zdarma
Cena: zdarma
„Odložený akce“. Pokud nemůžeme plánovat další kroky bez další akce nebo informací (například, bude čekat až do telefonu zaslat známých servisních středisek, kde si můžete výnosně vyměnit pneumatiky), takovou akci jsme se zapisuje do seznamu „odložena“. Případně, můžete si dát připomenutí, že je třeba něco kontrolou.
Tyto seznamy případů mohou být strukturovány v souvislosti se seznamem. Například, aby se seznam úkolů, které jsou svěřeny do svého asistenta.
List "Someday" Obsahuje práce, které nevyžadují aktivní kroky teď, ale my jsme chtěli hrát v budoucnu.
Může to být:
- knihyA video kurzy, které chtějí koupit;
- užitečné dovednosti, kteří se chtějí naučit;
- klade Chci návštěvy;
- věci, které chci koupit.
Měli byste se pravidelně dívat na tento seznam, přičemž záznamy a přeměnit je na cíle dosáhnout, které budete pracovat.
Krok 4. pravidelný přezkum
Pro systém fungoval, je třeba pravidelně kontrolovat, hlavní úkoly a projekty, aby se odstranily ty, které již nejsou relevantní, a nový třídit podle priority a poslán do práce.
Aby tento přezkum byl proveden v pravidelných intervalech, postupujte podle následujících tipů:
- Nechte působit 30-60 minut v časovém plánu pro přezkoumání (původně jednou týdně bude stačit).
- Udělejte si kontrolní seznam nebo plánujete takový přezkum, jenž vysvětleny sekvence, které za sebou, co se děje. Tento plán by neměl být příliš obtížné, a přezkoumání by neměla trvat příliš dlouho, jinak prostě nebude dělat to pravidelně.
Níže - příklad mého dotazníku s týdenním přehledem. Udělal jsem to ve formátu výkonového postýlek s akční sekvence, která ukazuje služby / dokumenty, které se dívám. Můžete umístit jej v běžném seznamu nebo kreslit z ruky obvodu, který vám vyhovuje.
Vytisknout čtyři takové kontrolní seznam po dobu jednoho měsíce. Během týdenního přehledu vzít jednu z nich v náručí a odnesl výmazu ze seznamu. Toto jednoduché cvičení bude motivovat, aby i nadále provádět tyto kontroly.
Krok 5. akce
Je-li plán vypracovaný po dobu jednoho týdne, další pozůstatky jednat. Nedopusťte, aby se jedním z hlavních chybami začátečníků až po práci na systému GTD, když je příliš mnoho času stráveného na organizaci úkolů namísto skutečného provedení.
Zde je několik tipů, aby akce efektivnější.
- Plány na den na základě plánu pro tento týden. Oddělovala den do bloků, výběr 2-3 jednotky pro provádění důležitých věcí a pár bloků přidělených na jiné úkoly. Délka jednotky - v průměru 60-120 minut. Blok se mezi volného času pro nouzové případy vložena.
- Práce na systému PomodoroK tomu si můžete nastavit časovač. Jeho podstatou je jednoduchý: každý 25-30 minut provozu, dejte si pauzu po dobu pěti minut a po třetí obchodní jednotky - dlouhé přestávce (15-30 minut). Celkem je zde tři bloky o délce 30 minut s přestávkami pěti minut, následovalo dlouhé přestávce po dobu 15-30 minut. Během dne můžete strávit 2-4 takových cyklů, v závislosti na tom, jak často se rozptylovat.
- Během důležitých záležitostech jednotky se snaží, aby se zabránilo se rozptylovat jinými lidmi a jinými zvuky (ty mohou obsahovat speciální sluchátka noty k zahuštění).
- To určuje, kdy se vaše energetické hladiny maximálním (například od 7 do 9 hodin), a v tomto okamžiku provádět nejdůležitější věci, které vám přinese blíže k osobním cílům.
- Neplánujete příliš mnoho důležitější věci na práci pro tento den: je to dost 1-3. Je důležité, že na konci dne, při pohledu na věci, zkřížených v plánu, jste spokojeni a udělali realistický plán na zítřek.
viz také⏳
- „Perfekcionismus - jed.“ 8 poznatky o osobní účinnosti a úspěšnosti strategie
- Jako koště a trojúhelníku pomůže všem držet krok
- Produktivita je závislá na stylu myšlení: definovat svůj
- Jednoduchý systém plánování pro ty, kteří jsou unaveni z řízení času, cílů a seznamy úkolů
- 4 způsoby, jak organizovat to-do seznamu k práci efektivněji