Ovládání „hydrantu“, nebo Jak se utopit v záplavě informací a úkolů
Produktivita / / December 23, 2019
S „hydrantu“ seznamu úkolů není nikdy prázdná. Vzhledem k tomu, „hydrant“ - to není jen informace, je továrna nových pracovních míst. Některé položky v seznamu úkolů je jasné, jako je například e-maily od šéfa, nebo klienty, kteří vyžadují pozornost. Ale mnoho z nich není explicitně vyjádřeno.
Tento článek, který stojí za přečtení a přemýšlel nad ním. Post, který chcete okomentovat. Share Líbilo se s přáteli a kolegy.
Nezáleží na tom, kolik hodin denně jste zapojeni do malé firmy. Hlavní věc je, že konec je v nedohlednu. Jedná se o „hydrant“.
A tento pojem je mnohem širší než jen seznam úkolů. A v den, bohužel, je stále ještě 24 hodin.
skřivan
Pokud jste stejně jako já, celý tvůrčí a komplexní práci dobře To se pohybuje v dopoledních hodinách brzy. Existuje mnoho důvodů, - psychologické a fyziologické, - proč tomu tak je. Ale „hydranty“ vaše vnitřní rytmy jsou hluboce lhostejní. Vzhledem k tomu, zatímco spíte, množství informací, se stále zvyšuje.
Snídaně, otevřít své e-mailové schránky, a tok „hydrantu“ rozbije obrazovce, která se celou noc byl pod Tlak písmen v mailových účtů v „Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, Jíra, Trello a podobně. V kalendáři - splňující požadavky a pokyny od šéfa, partnery, zákazníky, subdodavatelů, kolegy. A skutečnost, že včera nebyla v seznamu úloh dnes zapálil a vyžaduje okamžitý výkon.
„Hydrant“ nebude čekat na vás. Hlasitě vyžaduje svůj čas a pozornost.
Najednou hodiny 11 v dopoledních hodinách - a vy jste už ztratil větší část dne.
Jak reagovat na tuto situaci? Obvykle nabízejí dvě možnosti: buď ke změně chování nebo použití technologie. Ale proč ne použít technologii k vytvoření základů pro změnu chování?
Jak spravovat informace, úkoly a nápady efektivně? Mělo by být zřejmé, že kontinuální tok informací, a obecně, to je více proudů: Údaje poskytl z e-mailů, sociálních sítí a médií, webových stránek, novin, během setkání, přátelé a dokonce i head. Všechno, co nemohou být pokryty.
Budete muset zpracovat zprávy, rozhodnout, co dělat s nimi reagovat, použitím podílu, s výjimkou později nebo vymazat? Když se na to? A jak najít čas zabývat se tím vším?
Bohužel, režim multitasking při pokusu dostat to všechno najednou nefunguje. Nemusíte kontrolovat svůj rozvrh, máte těžké najít volný čas, kromě e-mailu a soustředit se na něco déle než 5 minut. Pokud ano, podívejte se na můj způsob řízení času pro maximální produktivitu po celý den - možná to je to, co budete potřebovat.
Tři další nástroje a techniky
Denní rituál. V této době jsme zapojeni v organizaci a plánování, se zaměřením na hlavní a vedlejší problémy.
Studie - Queuing - informace o akciích - Distribution. Platby z těchto „hydrant“ v materiálu, se kterým se do práce. Vytvoří seznam úkolů, osobní knihovnu užitečných zdrojů, informace stabilní pásku ze sociálních sítí a médií.
Přináší případy až do konce. My spravovat seznam úkolů a jejich vlastní čas.
Práce v souladu s vnitřními rytmy
Pouze budete moci vypočítat svou vlastní sadu způsoby, jak zvýšit produktivitu práce - vše co mohu podělit jen my.
I vyniknout nejlepší čas k řešení nejzávažnějších problémů
V dopoledních hodinách, kdy můj mozek funguje nejlépe, jsem přidělit 2-3 hodiny, aby zajistily, že práce na nejdůležitější úkol, a ne se rozptylovat víc o tom. Studie ukazují, že pracovníci, kteří se rozptylovat - nebo jsou nepozorný sami - alespoň jednou za 3 minuty, vyžadují minimálně 20 minut ponořit se do úkolu znovu.
Začněte den stojí za to s obtížným úkolem, a to i v případě, že člověk může začít s něčím snadnější. Za den zapotřebí nepředvídaných okolností, další setkání - a hlavní prioritu a nebudou provedeny.
přestávka
Ať už to bylo, obvykle po 60-90 minutách snižuje koncentraci, takže sdílím ráno doba práce na dvě části, což je krátká přestávka, během které nutně opustit pracoviště místo.
Vědci tvrdí, že sedavý způsob života vede k srdeční problémy, špatné držení těla, některých typů rakoviny.
I když budete sedět na jednom místě po dobu 30 minut a potom se metabolismus zpomalí na 90%.
večer
Energetická hladina prudce klesá v odpoledních hodinách, což je důvod, proč mnozí raději v tomto okamžiku se vyspat. Po večeři jsem zkusit:
- setkat se s lidmi, jsem si jistý, že to je stěží schopna odvést dobrou práci v čase a komunikace dává další impulz energie;
- zabírá malý, jednoduchý a organizačních cílů.
Ranní a večerní rituál
Musíte se rozhodnout, co přesně dělat v těchto hodinách. To znamená, že je třeba otevřít poštu, přeložit část zprávy v seznamu úkolů a najít si čas pro ně, mimo jiné projekty.
Problém je v tom, že zprávy zaplní svůj e-mail - skutečné upíry, kteří se živí svého času. jejich analýze, trávit více času a úsilí, než se zdá. A nejhorší věc, která, bez ohledu na to, jak to napjaté, část z vás chce vždy zkontrolujte e-mailové schránky.
Řešením je, aby byla příchozí by měly být považovány za nebezpečné zvířat, která většinu času budete muset držet v kleci, ale čas od času se na produkci, takže nemají praskla sami.
Byl jsem pracovat s členy dvakrát denně - ráno a večer rituálů. Jsem tak zvyklý na tento postup, že práce s příchozími se stal blázen stejné automatizované úkol, a to jak pro potřebu jíst tělo a pít.
Mezi těmito dvěma obdobími, nemám starat o tom, zda něco v e-mailu, a to nebylo zapomenuto, jestli mám něco důležitého - věřím můj systém. Z tohoto důvodu uzavření schránku, jdu do práce s čistou hlavou.
A jak ranní rituál je obvykle krátká (většina organizační otázky ponechány na večerní rituál), jsem věnovat větší pozornost na nejdůležitější úkol.
seznam úkolů
Chcete-li uspořádat svůj den a zastavit tok příchozích, sání veškerou šťávu ze svého života, musíte techniky a nástroje používají.
Jedním z takových účinných technik je „Study - Queuing - informace o akciích - Distribution“, což se promítá do proudu nahodilá:
- vhodné pro seznamu úloh,
- osobní knihovna užitečných materiálů, které jsou uloženy pro pozdější práci s nimi,
- sada materiálů sdílet s kolegy.
V ideálním případě by tato potřeba je třeba řešit během ranní a večerní rituál. Pojďme prozkoumat tento proces podrobněji.
Do studie bylo zahrnuto
inbox - je vše od e-mailů a zpráv na Twitteru a dokončovací své nahrávky.
Za prvé, pamatujte, že žádný příchozí nevyžaduje okamžitou odezvu. Všichni jsme se naučili přijímat a odesílat rychlé odpovědi na e-maily, ale je to špatné: každý, kdo očekává, že ukládá dodatečné povinnosti na vás.
Za druhé, otevřeno každý e-mail a reagovat na to - naprosto neefektivní. Budete mít více produktivní, pokud budete dělat jednu věc. Například jen prohlížet doručenou poštu. Náš mozek není moc dobré spojení více úloh společně. Když si lidé myslí, že mohou snadno vyrovnat se s multi-tasking, ve skutečnosti, oni jen rychle přepínat z jednoho úkolu do druhého. Ale to má negativní vliv na vnímání a koncentraci.
Proto při otevření e-mailové schránky, jednoduše kontrolovat je. Jedná se o klasický single-procesní model „předložit věc až do konce“:
- pokud vidíte příchozí za méně než dvě minuty, a to;
- Pokud nemůžete, přidejte ji do seznamu úkolů, které je třeba vrátit později;
- můžete jednoduše ignorovat souboru.
Dokonce i když si otevřít svůj seznam fronty přicházející bezprostředně po prohlížení zprávy, stále máte čas znovu nastavit.
Zobrazit pouze příchozí ráno, když nezbytně nutné.
Když se v dopoledních hodinách pro zobrazení zpráv, zeptejte se sami sebe na otázku: zda se jedná o naléhavé? Tato naléhavá zpráv - váš nepřítel číslo jedna, protože odnést drahocenný čas, který by chtěl strávit provést nejdůležitější úkol.
V opačném případě stačí přidat do seznamu vyberte „Kontrolovat zprávy ve večerních hodinách“ úkolů.
Queuing
Non-naléhavé úkoly, které se více než 2 minuty, vložíme do jedné ze dvou úseků:
- Co budete potřebovat číst tento: on-line zdrojů, které musíte přečíst a hloubat jedním kliknutím přidat do kapesní. Tyto materiály mohou přijít později a z jakéhokoli zařízení.
- Co je třeba udělat: příchozí zprávy s použitím DoIt.im předána přímo do seznamu úkolů.
Samozřejmě, seznam úkolů, může být manuálně, ale věřím, že to je mnohem pohodlnější aplikace.
Čtení a distribuce materiálů v osobním knihovně
Během večera rituálu jsem se vrátit na seznam úkolů a kontrolovat materiály, které jsou ve frontě pro čtení. Protože jsem používat kapsy, mohu sledovat je při cestování v metru při čekání na schůzku, nebo v jakémkoli jiném volné chvíli. Proto se obvykle rychle zátah na seznamu.
V případě, že materiál je opravdu stojí za to, přidám ji do Diigo - můj online knihovna užitečných materiálů. Je možné uspořádat značky tak snadné najít poznámku na další den, měsíc, nebo dokonce rok. A speciální děkuji za příležitost k Diiogo tváří vyhledávání.
L8R tag (to je později - z angl. „Později“) uvede zdroj, na jiném místě, ke kterému jsem se obrátit při nočních kontrolách seznamu úkolů.
Kromě toho Diigo automaticky uloží kopii jakéhokoliv textu, který jsem přidal do pole poznámky. Mohu upravovat tuto poznámku, vložte poznámky, nápady, které se objeví v příhodném okamžiku, když chci někoho ke sdílení materiálu.
podíl
Některé značky v Diigo umožňuje publikovat kdekoliv zdrojů. Díky za kouzelnou IFTTT:
- s tag Jako materiál je poslán do mého Tumblrkak citovaného příspěvku
- Vyberete-li tag Tweet titulek a odkaz na místo poslal na Twitter,
- Můžete nakonfigurovat značky na jiné účty: LinkedIn, Facebook ...
Díky této metodě je celý tok „hydrantu“ je odeslána do seznamu úkolů a osobní knihovny, a vybrané prostředky, pak mohou být sdíleny. A to vše bez ztráty zaměření.
večerní rituál
Od rána se chci soustředit na tvůrčí práci, večerní rituál - je základním stavebním kamenem pro plánování na celý den.
Jak začít večerní rituál
V době, kdy po obědě:
- Již jsem dokončil ráno do práce na nejdůležitějším úkolem;
- příchozí nahromaděné nepřečtených zpráv, které jsem dostal, když jsem byl tvrdě pracují na nejdůležitějším úkolem;
- ve frontě v seznamu úkolů obsahoval Taxco, které jsem ráno tam dal, a společné úkoly, které vykonávám v průběhu večera rituálu každý den.
Aktuální denní úkoly
Jak již bylo zmíněno dříve, ve večerních hodinách rituál zahrnuje takové úkoly jako:
- View. Jedná se o kompletní kontrola ze všeho: Zabývám se všechno možné, dokonce s těmito materiály, práci, která bude trvat déle než 2 minuty.
- Read, distribuovat, sdílet. I pracovat se všemi zajímavých věcí, které jsem přidal za posledních 24 hodin.
- Seznam kontrolní úkol. Otevřené otočné, cíle a na základě pokroku v práci na nejdůležitější úkol, I:
- Rozhodl jsem se, že budu dělat dnes večer, a že převedou do dalšího dne,
- rozhodnout, která mají za úkol je nejdůležitější úkol zítra ráno, a určit, jak dlouho to bude muset být zaplacena,
- o lhůtách k odpočinku (nebo postavit ji tehdy ani nikdy).
Existuje několik probíhajících případech, například v reakci na e-maily obdrželi včera, nebo držet účetnictví finance a další. Některé z nich se objeví pouze ve zvláštní den. Například jsem zkontrolovat výše Diigo každou středu a sobotu.
týdenní zkušební
Každé pondělí v seznamu úkolů, které je třeba zahrnout položku „Udělejte si seznam cílů pro tento týden.“ Takže každý večer po dobu jednoho týdne, I mějte na paměti cíl: přijde vhod, když budete muset rozhodnout, co dělat dnes, a co nechat na později.
Každý pátek večer, jsem psychicky přezkoumat tyto cíle a kriticky zhodnotit.
Teprve potom přichází čas odpočinku
Vzhledem k tomu, večer snadněji spravovat plán a těžší práci na složité problémy, pak v průběhu dne jsem pravděpodobné, že bude zapojen do pohledu a přidávat úkoly a materiály na svém místě. Ale i v tomto případě alespoň polovinu dne doručené bude uzavřen.
Můj den končí objektivní „Studie - front - informace o akciích - Distribution“, takže nový den zatáčky začít bez zatížení nedokončené záležitosti.
Věříme, že tato technika se zvyšuje produktivita bude užitečné pro vás.