Jak zapnout «Tabulky Google“ v dokonalé GTD-system
Produktivita Webové Služby / / December 23, 2019
V roce 2001 se objevila kniha na pultech "Jak se věci v tomto pořadí: umění bez stresu produktivity„Napsaný Davidem Allenem (David Allen). Ve svém expert na produktivitu a řízení času ukázalo, jak důležité je mít osvědčený systém pro osobní, obchodní a jiné účely.
Allen zaveden systém nazvaný GTD, Což pomohlo velké množství lidí vnést řád do jejich záležitostí. Jako jakési skořápky může být použita pro různé služby, jako je Wunderlist, Todoist, Trello a Evernote, ale často jsou příliš komplikované nebo nedostatečně funkční. Tyto služby mají v žádném případě zřejmý, ale důstojným alternativy - «Tabulky Google„.
Výhody oproti ostatním aplikacím
1. Dobrá vizualizace = lepší porozumění
Porucha, fyzický nebo digitální - je skutečný problém s fyziologickými důsledky. Jedním z hlavních - ztráta účinnosti. Když se podíváte na seznam projektů, které zabírají spoustu místa pro text a všechny druhy investic, váš mozek začne panikařit. Z tohoto důvodu se stáváte méně produktivní.
«Google Spreadsheets“ na oplátku - sada řádků a sloupců. Dokonce i když se před vašima očima 35 projektů, všechny z nich jsou jednoduché prvky tabulky: známý, kompaktní a zároveň plný informací.
2. Snadno zadávat a upravovat
Dobrý systém produktivita - je ten, který je snadno k zadání informací. Nic by nemělo interferovat s přídavkem projektů a úkolů, jakož i jejich změny.
Chcete-li přidat něco na stůl, dost kliknout na buňky a zadávání textu. Neexistují žádná klíšťata, možnosti a tlačítka - stačí jednoduše vložit text, vše, co je potřeba.
Pokud je to nutné, někde přidat sloupec, sloučit buňky, a tak dále - celou řadu možností.
3. flexibilita
Jakékoli produktivita systému musí být dostatečně flexibilní. Ty by měly být pohodlné třídit a filtrovat obsah na základě měnících se priorit. «Google Spreadsheets“ umožňují vytvářet filtry na základě různých kritérií.
Někteří lidé, kteří se hlásí k GTD a dalšími systémy používané v každém kontextu úkolu. Ke každému z nich připojena označení, jako je „@ telefonu“ nebo „@ počítač“, můžete prohlížet Pouze ty případy, které jsou proveditelné, kde jste, a s nástroji, které mají od sebe v rámci hand.
V «Google Spreadsheets“ je velmi snadno se udržuje vlastní filtry s více kritérií. Ty jsou zdarma k volat tyto filtry, jak chcete, což urychluje hledání pro ně.
4. Jednoduchost a šíři schopností
Jednou z hlavních výhod v tabulkách - jejich jednoduchosti. A protože jsou snadno použitelné, které poskytují dostatek příležitostí. Ty jsou uspořádány s lehkostí a komunikovat s dalšími informacemi.
Můžete vytvořit buňku s prostý text, a vy můžete napsat vzorec, který kombinuje několik kusů dat funkci. Vy rozhodnete, jak by to mělo být spojeno svá data.
5. Cross-platform
Vše výše uvedené se vztahuje na jakýkoliv program pro vytváření tabulek: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple čísla a tak dále. Ve všech - ze stejných základních principů řádků, sloupců a vzorců. Ale Google «Spreadsheets“ pracovat zcela v oblaku, rychlé a spolehlivé.
Ty jsou zdarma k práci s libovolným operačním systémem, z jakéhokoli zařízení. To je dost mít připojení k internetu a nainstalovaný prohlížeč.
příklady použití
Váš GTD-dokument může obsahovat libovolné množství listů. Představte si, že mají sedm.
- projekty. Allen definuje projekt jako úkol, který se skládá z více než dvou stupních a jejichž provádění vyžaduje až 12 měsíců. V seznamu, můžete provést cokoli - i tento projekt může být vyměněn motorový olej.
- nadcházející podnikání. Seznam věcí, které můžete udělat právě teď. Můžete určit přibližné datum a realizaci priorit.
- očekávání. Věci, které vás výkonnost očekáváme od ostatních lidí. Přidat související projekty a záznam, v případě potřeby, o tom, kdy jste naposledy mluvil s těmi lidmi.
- program. Práce, které musí být projednána na pravidelných setkáních. Například, pokud jste mluvil s kolegou týdenní tváří v tvář, a pak vyplnit zde, že chtějí jednat s ním. Je také možné přidat sloupec s příbuznými projekty.
- inkubátor. Seznam věcí, které chcete dělat jednoho dne, ale ještě nevím přesně kdy.
- týdenní přehled. Kontrolní seznam úkolů, které budete provádět při sumarizovat týden. To může být pro kontrolu stávajících projektů a přidání nového, uzavření „ocasy“, a tak dále.
- dokončené projekty. Vyřezávat dokončený projekt a vložit ji do seznamu a značku, když skončil. Pokud si jen musel projekt, jak se zbavit, je to také být zaznamenán.
projekty
Počet sloupců v tomto dokumentu mohou být různé, ale jsou tam dva hlavní, na kterém celý systém spočívá: „Číslo projektu“ a „Nadcházející záležitosti.“
Projekt ID - je jeho jedinečné číslo. Přiřazení identifikátoru přesahuje Google «listech.“ Mohou držet všechny své organizačního systému. Například, pokud budete ukládat soubory a poznámky týkající se projektů v ostatních službách, můžete použít stejná čísla v nich. To výrazně urychluje vyhledávání souborů a informací, a umožňuje neudrží mnoho věcí v mysli.
Ve sloupci „Nadcházející případy“ sledovány tři aspekty každého projektu:
- kolika případech přidávají na kartu „připravovaných věcí“;
- kolik položek spojených s tímto projektem je na kartu „čekající“;
- jako prvky vztahující se k projektu, který se nachází na kartě „Agenda“.
vzorec - jednoduchá funkce počítání, která ověří tyto tři karty, a poskytuje informace o tom, kolik činnosti spojené s tímto identifikátorem projektu. Tento sloupec vám umožní rychle najít projekty, aniž by provedení těchto úkolů. Sekvence „0 | 0 | 0 „znamená, že je třeba buď přidat akce do projektu nebo odložit ji.
"Waiting" a "Agenda"
Na těchto stránkách ukazují na jméno osoby, které budete potřebovat od něj, a když požádal o to, že se vztahuje na každý projekt. Pokud pravidelně setkávat s touto osobou, pak je poslán do „Program“. Kdy jste ho vidět jen příležitostně, pak jej přidejte do „Waiting“.
inkubátor
V rozhovoru, Allen řekl, že pokud jakýkoli projekt po dobu jednoho týdne již není posune o jednu čárku, že ji pošle do „inkubátor“. Myšlenka je jednoduchá: pokud nechcete dělat projekt na pravidelné bázi, pak jej odstranit ze seznamu, který je stále na mysli. Vzhledem k tomuto projektu je nepořádek, a v důsledku toho, že je psychologická bariéra k provádění důležitých případů.
Každý týden, pohled do „inkubátoru“, a to buď změnit stav projektu na „aktivní“ nebo nedotýkejte se ho, nebo zcela odstraněny.
týdenní přehled
Tato karta vám pomůže ujistit, že váš to-do seznamy pomáhají zlepšit své osobní i obchodní život. Takže je třeba průběžně kontrolovat tyto seznamy a udržet je aktuální.
„Týdenní přehled“ se může skládat z otázky a náměty k zamyšlení. Ve skutečnosti je tento seznam jedinečných spouští, které připomínají potřeby projektu. Také pomáhá kontrolovat, zda stále splňují své cíle pro vaše účely.
dokončené projekty
Potřebujete-li si vzpomenout na výsledek projektu, pomáhat list. A i když víte, co tento projekt skončil - například jej hodil - že někdy je užitečné zjistit, kdy jste udělali toto rozhodnutí.
«Google Spreadsheets“ Užitečné funkce
poznámky
Mohou být použity v několika způsoby. Jeden z nich - zapsat všechny možné případy nadcházející pro konkrétní projekt. Pak je můžete zkopírovat přímo v seznamu „Nadcházející záležitostí,“ dodává požadovaný termín dokončení.
Poznámky jsou rovněž vhodné pro zamýšlené účely. Přidávat poznámky ke stavu projektu, aby oslavili významné milníky a přidat užitečné informace.
Chcete-li přidat poznámku, klikněte pravým tlačítkem myši na buňku a zvolte „Vložit poznámku“.
Komentáře
Připomínky, na rozdíl od poznámky jsou automaticky formátovány hypertextové odkazy, které mohou být někdy užitečné. Počet komentářů se zobrazuje na kartě plechu na dně. Kromě připomínky, můžete spolupracovat s ostatními uživateli. Dodávají podobné poznámky.