Co je to chyba plánování a jak hodnotit načasování
Produktivita / / December 23, 2019
Jessica Green
Obchodník a autor článků o obchodu a marketingu.
Co je to chyba plánování
V průběhu posledních tří let, jsem maloval pět místností doma. I začít s ložnicí a to bylo plánováno, že jízda s ní po dobu jednoho týdne. Nicméně, poslední krok provést až po měsíci.
Přemýšlet, přesun do druhé místnosti, jsem poskytl jí malování v měsíci? A tu a tam. Byl jsem si jistý, jakmile už nacpal ruku, pak jen proto, aby dokončil víkend, maximální - k druhému. Ale mám za měsíc opět doleva. Stejně jako v každé ze všech ostatních místností. S výjimkou v kuchyni - na ni trvalo ještě více času.
Pokaždé, připravený malovat další pokoj, čekal jsem na týden nebo dva bude vše připraveno. Zkušenost mi řekl, že bych to zvládnout za méně než měsíc. Nicméně, aby se vzdal důvěru v to, že hodně v této době to určitě půjde rychleji, bylo to těžké.
V tomto troufalé, protože jsme podcenit nutnost pro nás řešit problémy času, má jméno: Chyba plánování. Tento koncept je na konci 70. let vstoupilaIntuitivní Info: Odchylky a nápravné postupy psychologové Daniel Kahneman a Amos Tversky.
Vědci vysvětlil, že když plánování lidé často ignorují své předchozí zkušenosti. V mém případě to byla skutečnost, že v místnosti malování pokaždé, když jsem potřeboval celý měsíc. Obvykle se zaměříme pouze na úkolu: je to malá místnost, proto bude muset namalovat dlouho.
Daniel Kahneman říká, podrobně o tom v kniha „Myslíš, že pomalý... Rozhodni se rychle.“ Tvrdí, že chyby v plánování jsou obvykle spojeny s dvěma věcmi:
- Nepovažujeme kolik času trvalo plnit podobné úkoly v minulosti.
- Domníváme se, že není možné čelit obtížím, které způsobí zpoždění.
Co způsobuje nesprávný odhad doby
podleÚspěch v ničivý Times Project Management Institute, jen o něco více než polovina všech projektů jsou dokončeny podle plánu.
Ale jedna věc - podceňovat dobu, po kterou budete muset malovat pokoj (to prostě vám zabere trochu nepohodlí). Je to něco úplně jiného - aby stejnou chybu při posuzování pracovních úkolů a projektů. Tady, důsledky mohou být mnohem závažnější.
V nejlepším případě to povede k tomu, že vy nebo váš tým bude muset do práce přesčas. V nejhorším případě - k nedostatku rozpočtu, malé zisky, šéfové a zákazníci nespokojenosti.
Jak správně posoudit problém
Musíte zastavit plánování, věřit intuici sám. Je lepší používat speciální vybavení.
1. Stavět na předchozích zkušenostech
Psychologové doporučují, aby Kahneman a TverskyIntuitivní Info: Odchylky a nápravné postupy: Před prací by neměl posuzovat, co je třeba udělat, a další, a odhadnout, kolik času je obvykle strávený na těchto úkolech.
Například, budete muset vytvořit novou funkci pro mobilní aplikace - zjistit, kolik času na váš tým má podobný problém. Chcete psát blog Délka příspěvku 4000 slov - získat údaje o tom, kolik hodin nebo dní jste se minule.
Pokud budete pracovat samostatně, nejjednodušší způsob, jak získat tyto informace - použití přihláška sledovat čas. Můžete jej použít s různými typy úkolů, a pak použijte ready-made sestavy.
U činností v týmu užitečný software pro řízení projektů. Většina z nich používá několik metod sběru dat, jako jsou účetní skutečné provozní doby a výstavbou Ganttova diagramu.
2. Zeptejte se druhý posoudit váš problém
V roce 1994 časopis osobnosti Americká psychologická asociace‘a sociální psychologie,„zveřejnila výsledkyZkoumání «klam plánování» Proč lidí podceňuje jejich úkolem Dokončení Times pět studie prováděné Roger Bühler, Dale Griffin a Michael Ross.
Potvrdily, že lidé často dělají tu chybu, plánování popsal Kahneman a Tversky. Ale našel jsem něco jiného: často špatně odhadnout náklady na své vlastní problémy, ale to může být příjemné předpovědět, jak dlouho trvá, než někoho jiného.
Vědci požádal účastníky o tom, jak dlouho trvá provedení určité úlohy na jinou osobu. Když odpovíte těm, častěji se spoléhal na minulé zkušenosti. A i když to nebylo, jejich odhady byly mnohem racionálnější než závěry těch, kteří měli plnit úkol.
Je to proto, že jsou obvykle velmi optimistický postoj k jejich schopnosti. A ještě mnohem více objektivní, pokud jde o někoho jiného. Takže místo toho se snaží, aby posoudila problémy sami o sobě, požádejte přítele nebo kolegu, aby to pro vás.
3. Udělejte si časové období, a zvážit možnost zpoždění
Donald Rumsfeld, americký politikExistuje dobře známý známý - věci, které víme, že je známe. Jsou známy také neznámých - věcí, které víme, že nevědí. Ale tam jsou stále neznámé, neznámá - to jsou věci, které nevíme nebudeme znát.
Na tento citát často citován v oblasti projektového řízení. Aby bylo možné pro neznámé neznámých zmíněných Rumsfeld, manažeři pomocí tzv kužel nejistoty. Je navržen tak, aby obraz časový rozsah, což může vyžadovat úkol.
Když začnete pracovat na projektu, jste trochu více o tom víte. Proto se skutečná doba potřebná k jeho dokončení, se může značně měnit s prognózou. Myslíte si, že práce budou trvat dva dny, a může být ve skutečnosti potřebovat osm. Nebo jen pár hodin.
Ale v průběhu tohoto procesu rozsahu se snižuje. Ale přesně určit, kolik času budete potřebovat, budete moci pouze na konci - kdy projekt dokončen.
A přesto, kužel nejistoty nám umožňuje poskytnout přesnější odhad. Pokud víte něco o budoucích projektech, rozdělte odhadovaný práci čas pro čtyři najít spodní hranici pásma, a vynásobte stejnou částku za účelem stanovení horního limitu. Která bude mít, například od 1 do 16 dnů.
Pokud takový velký rozsah nevyhovuje, používat účet jen horní mez - poté, pravděpodobně se práce bude trvat 16 dní. To není přesné číslo, ale s největší pravděpodobností, že je blíže k realitě, než váš původní odhad.
4. Míra úkol tři body
Tato metoda bude více objektivní. Pro každý úkol je třeba zvážit:
- nejlepší scénář;
- Nejhorší scénář;
- nejpravděpodobnější scénář.
První číslo je pravděpodobné, že se shoduje s původním odhadem. Vyhodnocení nejpravděpodobnější scénář může být na základě empirických údajů, které máte. Ale při posuzování nejhorší je třeba zvážit, kolik času to bude trvat, pokud se něco pokazí.
Mít tři čísla, vypočítat průměrnou hodnotu. Například v případě, že nejlepší scénář - po dobu tří dnů, pravděpodobných - pět dnů, a to nejhorší - devět, přidejte 5 + 3 + 9 = 17. Potom rozdělit toto číslo o tři. Ukazuje se, že v průměru 5,67 dnů - to je vaše prognóza pro požadovanou dobu.
5. Vypočítat koeficient chybovou
Steve Pavlina autor knihy „Průběh osobního rozvoje pro chytré lidi“ doporučuje spočítat rychlost, kolik jste na omylu při plánování. V budoucnu bude toto číslo možné použít pro všechny své úkoly.
Zhodnocení doby několik případůKteré je třeba provést v blízké budoucnosti. Nahrát své předpoklady. Po skončení práce na vědomí, kolik jste strávil celkem.
Sečtěte všechny naplánované čas společně. Udělat to samé s aktuální. Nyní vše, skutečná doba se dělí na počáteční posouzení - máte tu správnou rovnováhu.
Například jste spočítali, že provádět více úkolů vyžaduje 12 hodin. Ale nakonec jsme strávili 15. Poměr chyba: 15 dvanácttiny = 1,25. To znamená, že úkol ti to trvalo o 25% více času, než jste chtěli.
Nyní vždy násobit jejich počáteční posouzení na výsledné chybovosti - a budou přesnější.
6. Hodnotit nejvíce neproduktivní čas dne
Americký analytik a autor literatury business Daniel Pink ve svém kniha „Taymhaking. Jak věda nám pomáhá dělat vše na čas, „ponořil do výzkumu na naší chronotype - vnitřní hodiny.
Studoval jak ovlivňují naši pohodu po celý den. A zjistil jsem, že chronotype nekontroluje jen naše fyzické a duševní aktivitu, a stále více a zjistit, jaké denní době jsme nejvíce kreativní, kdy a sklon k pozitivní a negativní myšlenky.
Pink se odkazuje na studiiDenní a sezónní Mood Vary práce, spánek a délkou dne napříč různými kulturami Scott Golder a Michael Macy, který analyzoval náladu lidí na Twitter zpráv. Zjistili, že uživatel obvykle pozice malopozitivny právě v období recese produktivity.
Pro většinu lidí je tento pokles přijde ve středu dne, hned po obědě. Podle Golder a Macy nepravděpodobné, že by v této době budete mít dobrou náladu. Že to může pomoci vyhnout se nadměrné sebevědomí a optimismus, a nakonec - efektivněji plánovat.
To znamená, že podstatou druhé metody - posoudit problém, zatímco na pokles produktivity. Jedná se o šest hodin po probuzení. Ale můžete jen čekat, až dost smyslu pro rozptýlení a únavy.
Výsledek kontroly, které jsou blíže k realitě, plánovat svůj čas tímto způsobem.
Velmi pochopení plánovacích chyb vám pomůže správně vyhodnotit problém. Možná, že nemusíte dostat ke kontrole jejich tendenci přeceňovat své vlastní schopnosti. Ale pokud jste si vědomi vlivu nadměrné optimismu, a pokusit se snížit tento účinek, bude to mnohem lepší řídit svůj čas.
Layfhaker obdržet provizi od nákupu zboží, uvedených v publikaci.
viz také🧐
- Jak organizovat svůj den: Metody géniů produktivity
- Jak se narušit plány a dodržení termínů
- Jednoduchý systém plánování pro ty, kteří jsou unaveni z řízení času, cílů a seznamy úkolů
- Proč je časový spínač nefunguje