Jak vyčistit záležitosti a všechno, aby držely krok: Kompletní průvodce GTD systém
Produktivita / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Autorem projektu "master produktivita».
K čemu GTD systém?
Služby produktivity Problém je v tom, že každý se umístí sebe jako místo, kde můžete vyřešit všechny problémy, informace ukládat, komunikovat. Většina služeb, které nabízejí stanovit priority a jednat v souladu s nimi.
Ale jen málokdo se může soustředit na plnění důležitých úkolů, a nevěnují pozornost, zatímco na malé věci: naléhavého úkolu, touhu kolegů, přátel či známých. Jakmile je úloha stane mnohé je obtížné pochopit. Proto se v praxi je nutné použít několik služeb pro vedení případu. Když stále hodně případů, začínáme se zmást v těchto službách, a seznamy a nakonec se přestanou používat.
Metody Getting Things Done (GTD) poskytuje univerzální plán na místě vybudovat jednotný systém, ve kterém si můžete vyřešit jakýkoliv problém. Budete mít možnost relaxovat a ne se bát, protože budou mít jistotu, aby na nic zapomenout. V pravou chvíli, systém navrhnout co dělat a na co se zaměřit.
Tak proč tolik neproduktivní práci?
Lidé začínají pracovat neproduktivní, pokud projekty a úkoly se stává mnoho. Zjistí, že je to těžké, aby ji udrželi všechno v hlavě, natož stanovit priority. Takže buď nedělat nic, nebo to, co je nejjednodušší a co dělat odkládat. Je tu ještě další problém: když naléhavé úkoly, které mají být řešeny včera.
Kromě toho se člověk začne se dostat rychle unavený, stane se podrážděný. Byl stále běží jako veverka v běžné kolo, a opravdu důležité, monetární a strategické projekty zůstávají na vedlejší kolej.
Díky této situaci se bude zabývat systémem Getting Things Done, David Allen je popsáno v kniha, Který byl propuštěn v roce 2001 a stal se mezinárodním bestsellerem.
Řekni mi něco o základních pojmů GTD, kteří potřebují vědět,
běžný - to jsou věci, myšlenky a obavy, že ruším, rozptýlit a nakládání s energií. Zatímco rutina není převeden na problém, že je nemožné kontrolovat. Přemýšlíte o stejném problému několikrát - to je neefektivní využití tvůrčí energie, která vede k frustraci a stresu.
Účelem GTD - osvobodit hlavu z rutiny a odstranění vnitřního pnutí.
Operační lidská paměť - oblast mozku, kde je krátkodobá paměť. Že je místo, kde se obvykle sčítají současnou nedokončenou záležitost, vzhledem k ostatním lidem sliby a jiné myšlenky, které nás trápí. Bohužel, tam je omezit množství rutiny, můžete správně udržovat mozek fungovat. Je-li paměť plná, zobrazí se rozptylovat maličkostech a zapomenout na své cíle, což vede ke stresu.
Nástroje pro sběr dat - že pokud přejdou a kde to opravit, co je třeba udělat. Například:
- organizátoři;
- notebooky;
- e-mailu;
- kalendáře;
- záznamník.
Košík „Inbox“ - jediná repository pro běžné, že se dáte do záležitostí a úkolů. Jedním z nejdůležitějších pravidel s košem „Inbox“ - je její pravidelné čištění.
jednoduché akce - jednokrokové akce, které je třeba provést méně než dvě minuty. V praxi je výhodnější, aby se tyto věci za pět minut.
projekt - úkol pro jehož provedení vyžaduje více než jeden krok. Musíte opustit připomenutí o projektu a popsat první kroky k jeho realizaci. V důsledku toho, že projekt promění jednoduché kroky, které mohou být provedeny v příštích pěti minut a získat konečný výsledek.
Projekt by měl být odkaz na kartu nebo do souboru, který popisuje podrobnosti: zodpovědný, lhůt, kategorie (například „Marketing“, „Právní část“, „vývoj“), odkazy na menších karet úkolů. Taková konstrukce je výhodné uspořádat v Trello.
seznam kontext - seznam věcí vhodných provést za určitých podmínek. Například seznam zkratek „Shopping“ je uveden seznam předmětů a výrobků, které je třeba koupit v obchodě. V „volání“ může být výpis hovorů, které musíte dělat, když jsou zdarma.
Praktické individuální kontextové seznamy pro lidi, se kterými pracují a komunikují. Při setkání s konkrétní osobou, můžete rychle otevřít seznam a rozhodnout potřebné otázky.
Jak mohu použít kalendář?
kalendář je nutné zadat:
- akce, které mají být provádět v určitém čase (setkání, obchodní jednání, semináře);
- akce, které musí být provedeny na určitý den (na dokončení projektu k určitému datu, k účasti na konferenci);
- Informace o konkrétních termínech (výročí, narozeniny, svátky).
Používám Kalendář Google«“, který jsem přivést všechny tyto věci. Tato služba je užitečná, protože:
- Je k dispozici jako telefonem a počítačem;
- na jedné obrazovce, můžete zobrazit více kalendářů;
- tam jsou připomínkou na vašem smartphonu.
Pokud máte něco, co přinesl do svého kalendáře, nebo se budete řídit, nebo budou převádět na jiné datum., Není třeba zaneřádit kalendář seznam, který je každý den pravidelně přepravuje úkolů. Pro takové seznamy existují některá řešení.
Pokud pravidelně potřebujete určitý čas zavolat zákazníky, dodavatele nebo zhotovitele, je lepší používat CRM systém.
Co se seznamy by měly začít?
Seznamy prioritních akcí
Vytvořit sestavu pro tento týden, studovat místo konání soutěže, zrušte složky „Doručené“ v poštovní schránce, vytvořit mandát pro designéry - všechny tyto akce trvat déle než dvě minuty, ale nemohou být kdokoli delegovat. Takové případy musí být zapsán do seznamu prioritních akcí a provádět po celý den.
Pravidla pro nakládání s těmito seznamy:
- Seznamy by neměly být moc, jen dva nebo tři. Například "Osobní", "Work", "Rodina". Máte-li seznam úkolů pro daný den, dal upomínky v kalendáři.
- V úkoly v tomto seznamu lze provést jednoduše označit kontext: „Na cestě“, „na počítači“, „číst“, „koupit“, „slibuje“. Úkoly mohou mít jeden nebo více štítků. Například, problém „venčit psa“ se bude vztahovat k projektu „soukromé“ a štítek „Promises“.
- Před přidáním do seznamu úkolů, přemýšlet o tom, zda je potřeba, aby to vůbec. V případě, že odpověď je ‚ano‘, zda jste či nejste osobně vykonávat tuto činnost. Koneckonců, můžete poslat zprávu podřízený hlasu a delegovat na něj. Pro úkoly, které jsou přiřazeny k vám, bude znamenat „došlo.“ Bude to obchod jako ze seznamu „práce“ az „Osobní“.
- Lidé seznamy pravidelně. Dělat to, když tam byla volná minuta. Move up věci, které je třeba udělat jako první.
- Vyčistěte seznamy nejméně jednou za měsíc.
List "Someday"
V tomto seznamu jsou věci, které nevyžadují akci. Může to být:
- knihy, záznamy, video školení, kteří chtějí koupit;
- užitečný dovednostíKdo se chce učit;
- klade Chci návštěvy;
- věci, které chci koupit.
V tomto seznamu je třeba pravidelně dívat, přičemž záznamy a proměnit je v cíli, na kterém bude práce vykonávána.
Jak uchovávat referenční informace, které jsou užitečné v budoucnu?
Tato informace nevyžaduje akci. Hlavními kritérii pro uchovávání těchto údajů:
- Snadno vyhledávat tituly, tagy a popis krátkého.
- Snadnost uvádění informací v úložišti.
- Intuitivní ukládání informací strukturu. Když nová data, je třeba rychle vybrat kategorii a subkategorii, kam s nimi.
- storage přístupné z jakéhokoli zařízení.
Je tu povinný rituály GTD?
Ano, několik.
Shromažďování všech informací do košíku „Inbox“
Nástroje sbírat spoustu informací. Ale to všechno by se hrnou do místa, se kterými jste a bude pokračovat v práci.
Prázdný koš „Inbox“
Jednou nebo dvakrát týdně bude muset revidovat seznam „Inbox“ a třídit nahromaděné složek nebo štítky. Tento rituál se musí stát zvyk, který je tvořen z intuitivního algoritmu akcí a jejich systematické opakování.
Ty by měly být jednoduchý krok za krokem plán, jak budete trávit týdenní úklid v záležitosti systému. Získat kalendáře, který bude znamenat dny, kdy to vědět. Přiřadit sami cenu, pokud například, alespoň 20, budete mít do 30 dnů vymazat složku „Inbox“ a zahlazení dny v kalendáři.
Revize seznamu prioritních akcí a seznam „Someday“, stanovení priorit
Revize seznamů je důležité stanovit priority a realisticky počítat síly. To je nezbytné, aby nedošlo k načtení sám sebe nemožně vysoké cíle a netrpí uskutečnění jeho neúčinnost.
Zničení dalších košů
Často se při komunikaci s kolegy a partnery, nové poštovní schránky, dokumenty, seznamy.
Váš úkol - co nejvíce automatizovat všechny tyto údaje se hrnuli do složky „Přijaté“.
To může být pošta a elektronický plánovač. Automatizovat a postoupení informační služby fit IFTTT a Zapier. Koše pro sběr informací by měl být malý.
Jak pracovat s košíkem „Inbox“ a třídit nahromaděné v jejím případě?
Nejprve odstraňte problém, zabývat, nebo informace ze složky „Přijaté“ se a odpovědět na otázku: „Co je to? Udělat opravdu musím něco udělat? "
Pokud nepotřebujete nic jiného, máte dvě možnosti. Pokud je to nesmysl, že již není užitečné pro vás jeho tele. Pokud se jedná o užitečné informace, vložte jej do archivu. Mělo by být strukturován do kategorií a značek, aby bylo snadné najít potřebné.
V případě, že informace, které potřebují něco dělat, existují tři možnosti:
1. Run potřeby. V případě, že akce je důležitá a neměla by trvat déle než 2-5 minuty.
2. Delegovat na někoho. V případě, že akce trvá déle než dvě minuty, přemýšlet o tom, zda je možné nabíjet někoho.
Když delegiruesh někdo by měly být zaregistrovány:
- konečný výsledek;
- Pracovní plán (cesta k cíli);
- Lhůta pro plnění úkolů;
- datum kontroly a výsledek být připraven na to (meziprodukt nebo konečný).
3. Odložit do budoucna. V tomto případě, zadejte:
- požadovaný výsledek;
- Krátce po akci, kterou chcete provést. Pamatovat: je možné provést projekt jako celek, se může uskutečnit pouze konkrétní jednoduchých kroků, které vás přivede blíže ke konečnému výsledku;
- uzávěrka. Pokud není k dispozici přesné datum, uložit akci v seznamu „někdy“.
Můžete posílat zprávy pro sebe, aby jim dostat na stanovený den. Pro tento účel vhodný jako Kalendář Google«,“ upomínku na požadované datum a žádosti o příspěvek bumerangKterý vám poslat e-mail v určitém čase.
Jak plánovat svou práci?
Všechna práce je možné rozdělit do tří kroků:
- Provedením předem naplánováno. To může být tak strategicky důležitých věcí, které jste blíže k cíli, a rutiny, které prostě třeba udělat.
- Jít do práce jako její nečekané vzhledu. To je, když během dne dorazí úkoly od kolegů, dohledu, dopisy od klientů.
- Plánování pro budoucí práci: vypracování a revize seznamů priorit. Tato položka by neměla trvat příliš mnoho času, takže se nebudou podílet na plánování pro plánování.
Praxe plánování a cíle (Pamětní kniha) Interiér je popsána v knize Davida Allena.
David Allen
Poradce na osobní efektivitu a time management, metodika Produktivita GTD autora
U pamětní knize potřebovat 43 složky: 31, označené čísly od 1 do 31, další 12 měsíců s názvem. Denní složky jsou umístěny v přední části, počínaje zítřejším dnem. Pro složku s číslem 31 je složka na příští měsíc, za nímž následuje složky s ostatními měsíců.
Obsah složky pro příští den každý den převeden do koše, pak složku se dal v posledních denních složek (jak je převedena do následujícího měsíce). Pustíte složku 31 za aktuální měsíc, bude to složka s názvem měsíce, za nímž následuje složky s dnech nového měsíce. Podobně složku s aktuálním měsíci se převádí do následujícího roku, kdy míjel.
V určité složce, je nutné k ukládání dokumentů, které vyžadují zvláštní akce (formulář vyplní, dopis, který bude odeslán).
Pro systém fungoval, musí být každý den aktualizován. Jestliže jste zapomněl aktualizovat umístění den zítra, nemůžete věřit systému. Budou chybět důležité informace, které je třeba si uvědomit, i jinými způsoby.
Pokud se chystáte na pár dní před odjezdem, je třeba zkontrolovat složku za dny, během kterých budete chybět.
Jak ji uspořádat v praxi s ohledem na moderních plánovacích systémů:
- Namísto pamětní knihy používat organizátor se seznamy případů každý den a dát je do svých úkolů pro tento den. Schůzky a jednání spojená s nezbytnou dobu psát v první řadě a nastavit upomínky do systému o nich předem.
- Vytvořte soubor se seznamem případů měsíčně. Toto je seznam toho, co chcete stihnout během této doby. Přidáte k tomu případu za celý měsíc. Revize úkolů by mělo dojít jednou týdně. Při plánování, nejdůležitější věci rozptýlit po dobu několika týdnů, aby pochopili své priority. Jejich budete provádět v první řadě, jinak pořád půjde pro malé a naléhavých záležitostech.
- Vytvořte soubor s plánem na rok. Je třeba přezkoumat jednou za měsíc. Případy tohoto souboru jsou převedeny do plánů na měsíc.
- Plány na rok, na základě dlouhodobých cílů pro 3-5 let. Tyto případy jsou lepší zaregistrovat buď na konci roku nebo v průběhu prázdnin době, kdy je hlava načtení každodenních úkolů.
Tyto čtyři body, David Allen nazývá přirozený systém plánování. Tento systém umožňuje pohybovat směrem důležitých cílů pro vás a ne ztrácet čas na rutinu.
Existuje univerzální plán, kterým si můžete naplánovat jakýkoli projekt?
Ano, samozřejmě. David Allen ji nazývá model přirozeného plánování. Skládá se z několika kroků.
Krok 1. Účel a výsledky obraz perfektní
určit cíl nebo dokonalý konečný výsledek, představte si, že jste dosáhli ho.
Popsat všechna kritéria úspěchu (peníze, lidé, uznání). Čím více budete psát se na konečný výsledek, tím silnější je motivace, a to zejména v době, kdy budete muset provést určité akce, pokud tomu tak není.
Krok 2. zásady
Popsat principy, které budete držet s dosažením cílů. Například: „Dám volnou ruku lidem v případě, že... (zůstat v rozpočtu, plnit konkrétní termín projektu).“ Zeptejte se sami sebe: „Jaké kroky může bránit své činnosti? Jak mohu zabránit jim? "
Zásady mají jasnost a jsou spolehlivým vodítkem v procesu řízení.
Krok 3. brainstorming
Brainstorm, během kterého zaznamenávat všechny druhy nápadů, které přicházejí na mysl.
Klíčové principy brainstormingu:
- nesoudí;
- Není zpochybňováno;
- nemají odhad;
- nekritizujte;
- Myslet na množství, spíše než kvalita;
- přesunout analýzu a organizaci druhého plánu.
Krok 4. Projekt plán jako seznam
Uspořádat brainstorming výsledky v seznamu případů. Začít plánovat od konce a projít kroky vzad. Takže můžete snadno vytvořit plán a určit, první krok směrem k cíli. Příkladem plánuje od konce:
Target (ideální výsledek): Nemohu mluvit španělsky a porozumět lidem.
Proto je: Chci komunikovat bez tlumočníka při obchodních jednáních se španělskými partnery, a svobodně komunikovat s ostatními, zatímco na dovolené ve Španělsku.
Etapy branku:
- Jedním z kroků k dosažení cíle: Zjistil jsem, že na podporu španělského jazyka a mluvit s ním dvakrát týdně.
- Krůček od toho, jsem složil zkoušku na úrovni B1 jazykových znalostí.
- Krůček od toho, jsem složil zkoušku na úrovni A1 jazykových dovedností.
- Krůček od toho: I osmkrát v uplynulém měsíci tréninku španělské a splnit všechny úkoly.
- Krůček od toho, jsem se zapsal do španělské kurzy a zaplatil za měsíc tréninku.
- Krůček od toho, shromáždil jsem informace o kurzech španělštiny a také srovnávací tabulku.
- První krok: I naplánované čas v kalendáři, když mi bude shromažďovat informace o španělských kurzů.
Je-li tým, který pracuje na úkolu a je třeba organizovat celý plán na jednom místě, vhodný pro použití Ganttův diagram. První sloupec v něm - to jsou etapy na cestě k cíli, druhý sloupec - odpovědné. Bude pokračovat v kolonách s určitou dobu. Buňky budou stav konkrétní fázi, jako je například „plánováno“, „V procesu,“ „Done,“ „Čeká na vyřízení.“
GTD systém a přirozené plánování může zdát obtížné. Ale když si jej nakonfigurovat pro sebe a začít používat pravidelně, budete cítit, že všechno je mnohem jednodušší, než se zdálo na první pohled.