7 akcí, které přispívají k práci s Vaším mailem rychleji

Nepořádek ve vaší schránce je nejen kazit náladu, ale také na vinici zabít vaši produktivitu. Co mám dělat, když hora příchozích e-mailů roste, a nemáte čas zabývat se tím vším?

1. Zbavte se nepořádku

Patří mezi ně nejen upřímnou spam. Tato a bulletiny, a výběr slevy a nabídky online nakupování - vše, co jste kdysi k odběru a jaké době užívání z času na čas. Hlavní myšlenkou je toto: při každém otevření e-mailu, jako jsou dopisy, aby vás rušit a zasahovat s důrazem na práci.

Není k rezignaci sami na věčném boji s chaosem, pošleme tuto korespondenci na místech k tomu určených.

Microsoft Outlook 2016 To vám umožní nastavit filtrování příchozích tak, aby písmena na výchozí nízkou prioritou vyvinuly do složky „Non-naléhavé“. Zde se bude čekat na svou příležitost, ne mozoly oči.

2. Zálohovat e-maily, které ztratily význam

Samozřejmě, pokud se něco nepotřebuje právě teď, to ještě neznamená, že to není užitečné v budoucnu. Přesto v příchozích a odchozích zpráv je třeba udržovat pořádek.

Příspěvky, které obsahují důležité informace, které teď zbytečně, měli poslat do archivu. Nejpohodlnější způsob, jak to udělat automaticky, konfiguraci zálohy s určitou periodicitou. Zde je sled činností: „File» → «Nastavení» → «Advanced“ v ‚archivace‘, stiskněte „Konfigurace archivace“ a vyberte „Spustit Automaticky archivovat každých dní N“, kterou se stanoví požadovaný čas interval.

Seznam (CTRL + E), budete snadno orientovat v archivu a v případě potřeby mohou pokračovat v konverzaci. Výsledkem je, že poštovní schránka není plná a nemusíte ztrácet čas se snaží najít ten správný e-mail mezi ne příliš relevantní.

3. Rozdělení do skupin příjemců

Chcete-li znovu a znovu, že nemají stejný typ e-mailové konference, vytvoření tematických skupin, které lze distribuovat všem příjemcům vašich e-mailů.

Rodina, přátelé, práce na projektovém týmu - výhled To vám umožní přidat skupinu lidí ze svého adresáře nebo kontaktů v aplikaci Excel.

Co je to pohodlné? Nemusíte neustále lopata všech míst k nalezení právo. V rámci skupiny, můžete rychle sdílet dokumenty, pak se do práce spolu s nimi. Zprávy jsou řazeny do konverzací, takže můžete rychle najít důležité informace a řešit naléhavé problémy. Chcete-li vytvořit skupinu kontaktů, stiskněte CTRL + SHIFT + L.

4. Pomocí mobilní aplikace

V případech, kdy je naléhavá potřeba vypořádat s jakýmkoliv problémem, je důležité, aby měli přístup k e-mailu kdykoliv a kdekoliv - doma i na cestách.

Používání aplikace Outlook pro mobilní zařízení, můžete zobrazit zprávy, pracovat se seznamem kontaktů a souborů z vašeho smartphonu nebo tabletu. Všechna data jsou okamžitě synchronizují, takže riziko, že některé důležité informace budou kolem vás, je vyloučena.

5. Nastavit zasílání e-mailů naplánována

Nebylo nutné vyřešit několik problémů, pokud jde o plný úvazek potíže, dělat práci předem. Microsoft Outlook umožňuje automaticky odesílat zprávy ve stanoveném čase.

Mějte na paměti všechny informace o tom, kdo, co a kdy jste slíbil, že pošle, je obtížné. Šance jsou dobré, že si prostě zapomenout na to. Určete písmo den a čas odjezdu, takže nebudete rozptylovat doručení oznámení o jednání či připomenutí o termínech blíží.

6. Správu e-mailů pomocí pravidel

V aplikaci Outlook 2016 pravidla - jsou akce, které jsou automaticky aplikovány na zprávy na základě stanovených podmínek. Pravidla jsou rozděleny do dvou kategorií: oznámení a organizaci.

Například můžete nastavit zvukové upozornění na zprávy od jiných osob nebo jen poslat v samostatné skupiny zpráv s určitými slovy v předmětu zprávy. Využít nabízených šablon služby nebo vytvořit svá vlastní pravidla. Mohou být použity pro příchozí nebo odchozí zprávy v jedné nebo více účtů.

7. Udržujte všechny své maily na jednom místě

Pracovní box, osobní e-mail - nemnoží subjekty bez nutnosti. Mnohem jednodušší, když zároveň mají přístup ke všem e-maily.

S aplikací Outlook 2016, můžete si dát dohromady příchozí zprávy pro více účtů.

Přidejte k tomu nastavení kontaktů ve skupině a filtrovat zprávy s nízkou prioritou - šetří čas vypadá velmi působivé.

softwarový balík Microsoft Office 365, který zahrnuje Outlook 2016- kombinace známých nástrojů s novými funkcemi, které činí práci jednodušší a rychlejší. Synchronizace dokumentů, poštovní a kalendářní data, interakce s cloudových nástrojů, které nemají přístup k síti a přístup k textům prezentací z webového prohlížeče - to je jen malá část inovací, které vám pomohou vyrovnat se s každodenní úkoly rychle a bez zbytečné úsilí.