Jak zjistíte, že Váš dopis je příliš dlouhý?
Tipy Produktivita / / December 19, 2019
© foto
Pokud jste obdrží dopis s několika stránkami, měli byste ji přečíst? Dlouhé dopisy, stejně jako velmi dlouhý článek, je velmi obtížné číst a pochopit. Kromě toho autor je tak unést procesu, který nakonec pochopili, co přesně chce od vás, to se stává téměř nemožné.
Proč ne psát dlouhé dopisy? První a nejzřejmější odpověď - protože nikdo nebude číst!
Správné používání e-mailu může být účinným nástrojem při rozvoji svého podnikání. Psát dlouhé dopisy, neznamená, že jste více produktivní. Ano, udělal hodně práce, ale tato práce neznamená vůbec nic. Teď se všichni snaží snížit zpracování příchozí pošty a dělat svou práci co nejefektivněji v krátkém časovém období. Z tohoto důvodu váš dlouhý dopis - to není jen ztráta času, ale i bezohledné plýtvání ostatních.
Čím kratší je váš dopis, tím lepší to bude vykonávat svou práci. To by mělo obsahovat pouze určité otázky nebo odpovědi. Psát jen o výhodách a nic víc. Pokud jste stále překypující touhou psát dlouhý dopis, může být lepší jmenovat tuto osobu setkat a diskutovat o všech aspektech problematiky vás na pracovní oběd?
Jak víte, že váš dopis prošel limit? Zde je 10 znamení, kterou si můžete určit, co jste zaplatili příliš mnoho pozornosti.
1. Nevíš, že se snaží říct. Je to, jako když se nejprve volal někdo, a byl požádán, „Co se stalo?!“ Přirozená odpověď: „No... já nevím. mi volal jsi?! „Hold Váš dopis je, dokud hlava neurčuje jasnou otázku nebo odpověď.
2. Vám vadí toto téma. To může být ve srovnání s nekonečným proudem vědomí na zasedáních, kdy lidé nejsou vlastní předmět rozhovoru, a tak se snaží zakrýt svou nevědomost. Nebo když se student začíná obšírně odpovědět na otázku učitele, se snaží získat alespoň tři. Totéž s dlouhým dopisem. Pokud nemůžete shrnout to, co chcete od osoby, na druhém konci, pak nemáte dostatek znalostí. To může být často viděn ve velkých společnostech, v nichž lidé dávají vzhled rušné psaní velmi důležité a dlouhé dopisy.
3. Zkrátit standardní podpis. Pokud váš dopis obsahuje odpověď v několika slovech, váš podpis se všemi detaily (název, společnost, celý seznam kontaktů, oblíbený citát, logo nebo slogan společnosti, atd.), na podlaze stránky bude vypadat směšné. Snažte se nechat celý dopis ve stylu minimální.
4. Napíšete knihu. E-maily - ne knihy. Je-li další informace, připojte jej do posledního písmene ve formě samostatných souborů. V případě, že dopis může být velmi dlouhá, stojí za to přemýšlet o tom, jaký druh informací, které mají lépe identifikovat a zaslat v aplikaci.
5. Jste spam. Takové situace se často vyskytují ve velkých společnostech, kde se zaměstnanci cítí jakousi potřebou poslat navzájem dlouhé dopisy, které obsahují podrobnou zprávu o vykonané práce s trvalým aktualizace. Výsledkem je, že den promění v pevné ověřovacím e-mailu s proudem zpráv ve stylu „Poslal jsem dopis k zákazníkovi.“, „Uspořádat schůzku.“ „Tato zpráva je více než 30%.“ A tak dále.
6. Vaše dopisy nesouvislý. Není nutné psát dva-stránkový dopis položit jen jednu otázku.
7. Budete zneužívat peresylaniem dopisy. Spíše než se zabývají dopisem, stačí kliknout na „Odeslat“. Tógy písmeno se převede do nekonečného pásu, který je téměř nemožné se dostat k hlavnímu bodu.
8. Nemělo by se psát. Neposílejte písmeno co nejlépe projednána na schůzce nebo na telefonu. Někdy e-mail není ten správný nástroj pro komunikaci. Pokud to trvá déle než několik řádků, nejlepší osoba, k projednání této záležitosti, nebo si zavolat.
9. To by mělo být zprávu o počtu příjemců více než jeden. Například psaní dopisu do hlavy a dává příjemci všech svých zaměstnanců. Mohlo by se zdát, a tak se snaží zkrátit dobu psaní a odesílání tento dopis každému individuálně, a tak dostane úkol efektivně. Ale ze všeho nejvíc, to ani představit, že to bude brzy zaplní lavinu reakcí v dopise, jakmile se jeho tým bude stiskněte tlačítko „Odpovědět všem“. Někdy se tato metoda ve skutečnosti nefunguje.
10. Nemusíte upravovat své dopisy. Před odesláním dopisu, měli byste ho znovu a upravovat čitelné. Kromě gramatických a pravopisných chyb, je třeba upravit a jeho významu. Možná, že to, co se celý odstavec, můžete si dát do několika řádků. A další dobré pravidlo: byste měli znovu číst dopis mnohokrát, kolik lidí budete ho poslat.
A před odesláním dopisu, přečtěte si to a ujistěte se, že je krátký a obsahuje pouze konkrétní otázky. Čím jasnější vaše zpráva, tím větší je pravděpodobnost, že příjemce bude rozumět tomu, co se od něj požadováno, a bude reagovat na vás, jak stručně ak věci.