Je-li váš e-mail přetížení, možná problém není technologie
Tipy Produktivita / / December 19, 2019
Existuje obrovské množství článků na téma zlepšení různých e-mailových systémů. Ale stejně, bez ohledu na to, co děláme, se čas od času, začneme myslet, že naše c-mail, který není v pořádku, že něco není dost být produktivní - a opět ponořit do nastavení. Nicméně, Joshua Lyman (Joshua Lyman), Web developer, říká, že to není e-mailu nefunguje správně, a sami.
Joshua navrhuje použít ve své práci s elektronickou poštou všech tří pravidel. Oni vám pomůže udržet až dvakrát tolik, a práce s e-mailem nezpůsobí negativních emocí.
Vypnout oznámení
Když se objeví desktop neustále upozornění, že máte novou zprávu, je obtížné, aby z jiného e-mailového klienta. Proč configure stolní e-mailový klient pro kontrolu e-mail každých 5 minut? Situace, kdy byste měli okamžitě reagovat na dopis, jsou velmi vzácné, a obvykle lidé pre-volání říci, že dopis byl odeslán. Všechny ostatní zprávy nevyžadují okamžitou odezvu a může chvíli počkat. Jako obecné pravidlo, je-li něco naléhavá, normální lidé říkají, ale nepište dopis a čeká na odpověď.
Totéž platí a neustále otevřené karty s e-mailu. Vsadím se, že jste se právě vrátil ke kontrole bezdůvodně každých 10 minut. A pokud máte na monotónní práce nebo přípravu další zprávy, interval je snížen na 3-5 minut (dobře, nemyjte křišťálový lustr).
Make ústní dohodu s kolegy
Bez ohledu na to, jak si zorganizovat práci svého e-mailový systém, nejdůležitější v tomto svazku zůstává lidský faktor. E-maily pravidelně ply mezi adresami. Ale reakce na tyto zprávy lidem, a každý z nich má svou vlastní definici naléhavosti. Někdo považuje za přiměřenou lhůtu pro odpověď na dopis na 1-2 hodiny. A kdo to je od 8 do 24 hodin. Tj Vašeho dopisu žádnou odpověď, ne proto, že poštovní systém je rozbité, ale proto, že někdo věří, že to platí pro ni odpovědět další den.
A je-li s osobními zprávami, je všechno mnohem jednodušší, je třeba probrat s kolegy tyto okamžiky. Pokud víte, že váš kolega standardní čas v reakci na dopis - 2 hodiny, a reakce potřebné za hodinu, to je lepší, aby ztrácet čas a nervy a volání. Nebo, s ohledem na všechny tyto funkce, posílat e-maily s otázkami, které nevyžadují rychlou odpověď předem.
Produktivita vs. akcelerace
David Levi (David Levy), profesor na University of Washington, se domnívá, že v naší společnosti jsou často zaměňovány se zrychlením produktivity. Vše je provedeno rychle, ale ne vždy lepší. Spíše než sednout a přemýšlet dobře, a pak poslat krátký, ale informativní dopis, vyhodíme každá další krátké zprávy, které nás neustále rozptylovat, a to nenese docela právo informace.
Ukazuje se, že částka, kterou stráví více času čtením krátkých, ale nesmyslné znaky než jeden důkladné.
Neustálé zlepšování e-mailových systémů - to je skvělé, ale nezapomeňte, že kontrolovat e-maily a nereagují na dopis systému, a lidé. Takže byste měli naučit používat technologii takovým způsobem, aby efektivněji komunikovat s ostatními lidmi a pracovat produktivněji.