6 tipů, jak efektivně řídit vzdálený tým
Různé / / October 19, 2023
Plánujte úkoly, komunikujte se svým týmem a sledujte práci.
Náš startupový tým pracuje na dálku a zaměstnanci jsou rozptýleni po celém světě – od Vietnamu po Turecko. Zdá se nemožné uspořádat všechny: nemůžete vidět, co každý dělá a jakou má náladu. Ale zvládli jsme to.
Na základě svých zkušeností jsem napsal návod, jak vše utřídit, zorganizovat a motivovat zaměstnance na dálku. sdílím to s vámi.
1. Vyjednat dohody a zajistit je
„Na břehu“, prodiskutujte pravidla s každým zaměstnancem:
- Od jaké doby a do jaké doby pracujete?
- Když potřebujete být v kontaktu.
- Je možné řešit pracovní problémy mimo pracovní dobu?
Během procesu diskutujte o kontroverzních otázkách a zaznamenejte dohody do znalostní báze. V opačném případě, pokud utišíte problémy, zaměstnanec začne hořet.
Z praxe: je pro nás důležité, aby se lidé neustále učili a rozvíjeli. A my jsme to týmu znovu a znovu připomínali, ale narazili jsme na odpor.
Ukázalo se, že kluci nevěděli, že to mohou dělat v pracovní době a že platíme za školení. Nyní se všichni učí: chodí na kurzy designu a dokonce i psaní.
2. Plán
Společně se svými zaměstnanci stanovte cíle pro blízkou budoucnost a pokyny pro budoucnost. Chcete-li to provést, proveďte brainstorming a vybrat si prioritní nápady.
Například na začátku každého měsíce zavoláme redaktorovi a společně sestavíme obsahový plán na další měsíc. Zaměstnanec nabízí seznam témat k materiálům a já jako manažer radím, co stojí za to vzít v úvahu a co je lepší rozšířit.
Pro kvalitní plánování je důležité, aby člověk rozuměl rozsahu úkolů a svým zdrojům. Pokud takové porozumění neexistuje, měl by sledovat svou produktivitu. Pomůže znaménko: do jednoho sloupce je zapsán úkol a do druhého přibližná doba jeho vyřešení. Zaměstnanec se tak bude moci při plánování odvolávat na své zkušenosti a nastavit realistická očekávání. termíny.
Je důležité, aby úkoly měly význam a cíle – co děláte a proč. Pouze v tomto případě budou zaměstnanci jasně rozumět své práci a projekt bude mít vektor vývoje.
3. Uspořádejte si úkoly
Startupy často fungují pouze v rámci messengeru. Také jsme takto začínali, ale rychle jsme si uvědomili, že Telegram nestačí a taková komunikace vede k chaosu a nepochopení toho, kdo co udělal.
Proto je lepší používat task tracker a vizualizovat úkoly na kanban deska. Jak na to:
- Přidejte úkoly na virtuální nástěnku.
- Rozdělte je do několika sloupců, například „K vyřízení“, „Probíhá“, „Probíhá kontrola“, „Souhlasím“.
- Za každý úkol přidělte zodpovědnou osobu a určete termín.
- Posouvejte karty ve sloupcích, jak je dokončujete.
Důležité je sepisovat si úkoly podrobně a srozumitelným jazykem – aby si kolega i vy sami rozuměli, až se k tomu vrátíte.
Chcete-li uspořádat nástěnku Kanban, můžete použít jakoukoli pohodlnou službu. Například pracujeme v Představa. Služba je dostupná v Rusku, zdarma pro malý tým (do 10 zaměstnanců) a snadno se používá.
Ve službě jsme nastavili filtrační systém, abyste mohli snadno přepínat mezi zaměstnanci a sledovat, které úkoly probíhají, které jsou připravené a které zaseklo.
Celý tým musí udržovat desku. Každý je zodpovědný za své úkoly a neustále je aktualizuje. Ano, zabírá to pracovní čas, ale vše je pod kontrolou. Zpočátku nemusí být zaměstnanci s používáním nástroje obeznámeni. Připomínejte jim, že je to důležité, dokud se tým nepřizpůsobí.
4. Nedělejte z chatů smetiště
Chcete-li zůstat v kontaktu malý tým, stačí obyčejný messenger. Například jsme shromáždili všechny pracovní chaty do jedné složky v Telegramu.
Organizace komunikace pro velkou společnost je obtížnější: počet chatů poroste, je třeba je jemněji seskupovat. A tady se hodí firemní řešení jako Hangouts, Pachki, VK Teams nebo Myteam.
Ujistěte se, že komunikace je pouze o podnikání. A diskutovat o plánech pátek nebo fotky koček, můžete vytvořit samostatný chat - takové záplavy jsou dobré pro teambuilding.
5. Rozptýlit iluze
Když všichni pracují v kanceláři, nálada v týmu se zdá být jasná. Ale to je iluze. Ještě více iluzí se rodí vzdáleně, protože v tomto formátu je málo osobních kontaktů. Nevíme, jak probíhá den zaměstnance, jaké má potíže, ani jak dlouho ten či onen úkol trvá.
Úkolem lídra tedy není jen vyžadovat zprávy o odvedené práci, ale společně s týmem reflektovat, rozptýlit slepá místa a hledat body růstu pro podnikání.
K tomu pravidelně provádíme:
- Setkání týmu na konci týdne. Diskutujeme o tom, kdo co udělal, co se stalo a jaké jsou problémy.
- Retrospektiva s částí týmu na konci měsíce. Díváme se na výsledky a diskutujeme o tom, co můžeme zlepšit. Pokud máte měsíční statistiky, pomůže vám to.
- Schůzky 1+1 na vyžádání. Kluci mohou kdykoli zavolat svým manažerům a požádat o radu. Věříme, že než řešit něco, v čem nemáte dostatek zkušeností, je vždy lepší poradit se s kolegou. Nenechávejte své zaměstnance napospas jejich vlastním zařízením – buďte v kontaktu a podpořte je.
Ideální délka hovoru je: až hodinu. Během této doby se tým nestihne unavit a bude klidně pokračovat v práci.
6. Udržujte znalostní základnu
Nenechávejte si všechny informace v hlavě: ubírá vám to sílu a dělá vás nepostradatelnými ve špatném slova smyslu. Dokud nevíte, jak něco funguje, nemůžete přenést úkol a jet na dovolenou.
Zapište si šablony, pokyny, kontrolní seznamy, zaznamenejte užitečné kontakty a empirické zkušenosti. Mějte vše na jednom místě, abyste data snadno našli.
To zjednodušuje komunikaci, urychluje práci a umožňuje vyhnout se opakování chyb. Zaměstnanci se nebudou muset neustále přetahovat, protože vše je již uspořádáno ve složkách, například v Notion.
Jak se starat o svůj tým💼
- Co dělat, když váš zaměstnanec vyhořel
- Jak chválit zaměstnance, aby celý tým pracoval efektivněji
- Jaká je výhoda smýšlení vlastníka mezi zaměstnanci a jak jej vytvořit ve svém týmu