Proč stále potřebujeme seznamy úkolů a jak z nich vytěžit maximum

Proč potřebujeme seznamy úkolů

O výhodách seznamů úkolů bylo napsáno mnoho. Někteří však stále odolávají a neradi strukturují úkoly. Myslí si, že to bude bránit jejich kreativitě nebo jim to zabrání být flexibilní během dne. Z pohledu tvůrce metody GTD a autor nejlepší prodejce Jak udělat věci od Davida Allena, takoví lidé se mýlí. Je si jistý, že každý, kdo má nabitý program, ale nemá jasnou strukturu, bude mít problém všechno zvládnout.

Pro každého může být obtížné začít úkol a dokončit jej, ale pro někoho problémy začínají ještě dříve - ve fázi, kdy potřebujete pochopit, co přesně mělo by se udělat. Zdálo by se, že je to ideální okamžik pro sestavení seznamu úkolů. Tento časem prověřený systém nám umožňuje respektovat náš čas a je krásný ve své jednoduchosti. Stačí si všechny úkoly sepsat v pořadí a pak je metodicky plnit a odškrtávat ze seznamu.

Kdyby naše dny byly méně zaneprázdněné, mohli bychom věřit své paměti. Vynikající psycholog, jeden ze zakladatelů Fakulty psychologie Moskevské státní univerzity, Bluma Zeigarnik, si na počátku 20. století všiml posedlosti našeho mozku naléhavými úkoly a popsal efekt, který byl později na její počest pojmenován Zeigarnikův efekt: lépe si pamatujeme to, co jsme ještě neudělali, než to, co jsme již udělali splnil.

V roce 2011 vědci přišel na tože i když nás nedokončené úkoly rozptylují, když si jednoduše uděláme plán na jejich realizaci, zbaví nás to úzkosti. Účastníci studie zvládli úkol špatně, pokud nebyli schopni dokončit přípravu před ním. Jakmile si ale sepsali konkrétní plán na dokončení přípravné fáze, práce na úkolu postupovaly mnohem lépe. Podle jednoho z autorů studie se i pouhým zapisováním úkolů stáváme efektivnějšími.

Jak vytvořit užitečné seznamy úkolů

Takže seznamy úkolů zmírňují úzkost ze životního chaosu, dávají nám plán, kterého se máme držet, a jsou důkazem toho, co jsme za den, týden nebo měsíc dokázali. Ale žádný poznámky se slovy "máma" nebo "banka" nepomůže. Aby byly seznamy užitečné, musíte je udělat dobře.

1. Uveďte další podrobnosti

Jaký je účel úkolu? K jeho vyplnění je potřeba zavolat, poslat dopis nebo se osobně setkat? Pokud váš seznam úkolů není dostatečně jasný a stručný, je pravděpodobné, že nebudete schopni stanovit priority úkolů a nakonec neuděláte nic.

2. Stanovte si reálné termíny

Musíte odhadnout, jak dlouho bude každý úkol trvat, než vytvoříte životaschopný rozvrh dne. Zároveň musíte počítat i s tím, že se v určité chvíli můžete nechat až příliš strhnout sociálními sítěmi nebo jinými rušivými prvky, pro které máte slabost.

3. Rozdělte velké úkoly na malé kroky

Velkých projektů se často bojíme a donekonečna je odkládáme na později. Nejlepší způsob, jak to překonat, je rozdělit do malých bloků, se kterými se snadněji manipuluje. Úkol „napsat román“ zní děsivě, zatímco úkol „nastínit první kapitolu“ je příjemnější, a proto je pravděpodobnější, že bude dokončen.