6 tipů, jak snížit cestovní náklady

1. Vypracujte cestovní politiku

Váš cestovní plán by měl obsahovat:

• Seznam výdajů, které je společnost ochotna převzít. Například jídlo a dárky pro partnery platí firma, ale zaměstnanec platí mobilní komunikaci a taxi.
• Cestovní a ubytovací limity pro zaměstnance různých pozic. Řekněme, že čtyřhvězdičkové hotely jsou pro vedoucí oddělení, tříhvězdičkové hotely jsou pro běžné zaměstnance.
• Pravidla správy dokumentů. Jedná se o termíny pro vystavení služební cesty, přípravu úkolů, postup při podávání žádostí a výkazů. Důležité je také jmenovat zaměstnance nebo oddělení, které bude odpovědné za dodržování cestovní politiky.

Můžete přidat šablony cestovních dokladů - pro zaměstnance bude jejich vyplňování snazší a znatelně se sníží počet chybně vypracovaných papírů.

Aby byla vaše cestovní politika ještě výnosnější, rozdělte ji na několik částí podle důležitosti služebních cest. Vymyslete pro ně různá pravidla a limity. Tyto výlety mohou být:

• Pro udržení image. Prezentace na konferencích, účast na fórech nebo školeních. Takové akce nepřinesou okamžité výhody, takže náklady na vstupenky a ubytování mohou být sníženy.
  instagram viewer
• Pro rozvoj firmy. Pracovní kontroly, jednání a jednání. Takové výlety jsou zaměřeny na zvýšení zisku, takže za ně můžete utratit o něco více. Prioritou je zde pohodlí zaměstnanců a rychlost pohybu.

Systém kódů vám pomůže rychleji třídit výlety podle úkolů. Přiřaďte čísla různým cestovním formátům, shromážděte je do jednoho seznamu a připojte jej ke svým cestovním zásadám.

2. Zvažte jinou dopravu a bydlení

Letadlo není vždy nejpohodlnější a nejziskovější způsob cestování. Pokud neexistují žádné přímé lety do požadovaného města, spojení může trvat déle než cesta vlakem. Navíc je opravdu možné pracovat ve voze: mnoho vlaků má Wi-Fi, dvojité kupé a dokonce i kupé pro interkomy. Další možností jsou autobusy. Krátká cesta na nich neublíží pohodlí a zároveň ušetří dostatek času a peněz kvůli nedostatku přestupů.

Bydlení je stejný příběh. Hotel je dražší, ale v centru je někdy výnosnější než rozpočtová varianta na okraji města: rozdíl pokryjí náklady na taxi nebo veřejnou dopravu. Stává se, že denní pronájem bytu je levnější než hotel. A stabilní Wi-Fi a pračka po ruce vám zpříjemní dlouhou cestu.

3. Neprodlužujte si cestu

Čím kratší je cesta, tím je to pro firmu levnější. Každý den práce je nutný kompenzovat denními dietami, a pokud výlet připadne na víkendy nebo svátky - také za dvojnásobnou sazbu.

Vždy si proto pečlivě propočítejte čas potřebný ke splnění úkolů. Pokud má zaměstnanec například vystoupit na konferenci ve čtvrtek odpoledne, není nutné brát středu a pátek na cestu. Můžete přiletět ráno a odletět večer – místo tří dnů bude pracovní cesta trvat jen jeden.

Toto schéma funguje ve většině případů, ale existují výjimky. Předpokládejme, že všechny ziskové vstupenky na požadovaný den skončily a zbyla pouze obchodní třída. Může to stát více než denní diety a noc v hotelu. Zde stojí za to vypočítat náklady na několik možností, porovnat částky a vybrat tu nejlepší.

4. Získejte firemní kartu

S ním se pracovní cesty stanou pohodlnějšími pro vás i pro vaše zaměstnance. Budete si moci nastavit limity, aby zaměstnanci při cestování nepřekročili rozpočet. Už žádné nezaúčtované výdaje – všechny transakce uvidíte na svém osobním účtu. Navíc firemní karty mají obvykle speciální bonusy, jako je zvýšený cashback nebo slevy na služby.

Hlavní je, že bude možné vrátit DPH za nákupy bez zbytečných nervů. Pro vrácení daně Požadované pouze fakturu, a pokud zaměstnanec hradí ubytování v hotelu a dopravu v hotovosti nebo svou běžnou mzdovou kartou, papír nemusí být vystaven.

5. Dejte zaměstnancům na výběr

Zdá se, že zařídit si letenky a hotely na vlastní pěst je tím správným rozhodnutím, jak ušetřit. Existuje však riziko, že se vaše volba bude zaměstnanci zdát nepohodlná: utrpí tím pohodlí a chuť pracovat na cestách se pravděpodobně sníží. Osoba odpovědná za plánování navíc ztratí čas, který by mohl věnovat řešení jiných úkolů, které jsou pro podnik efektivnější.

Pokud si podmínky pobytu a pohybu bude vybírat obchodní cestující, nemusíte se těchto problémů obávat. Hlavní věcí je naznačit mu limity a podmínky cestovní politiky. Nákupy můžete také svěřit odpovědné osobě, jako je účetní: cestovatel poskytne odkazy na pohodlné možnosti, organizátor za ně zaplatí a poté sdílí vstupenky a podrobnosti o rezervaci.

6. Analyzujte zprávy z předchozích cest

Zkontrolujte dokumenty různých zaměstnanců, zjistěte, zda se liší náklady, a hledejte důvody zvýšených výdajů. Někdo si například vybral let, který byl pro společnost nevýhodný nebo se stravoval výhradně v drahých restauracích. Tyto údaje pomohou upravit cestovní politiku a přivést ji k nejlepší možnosti pro podnikání.

Pro snazší analýzu se vyplatí mít kontingenční tabulku. Rozdělte dokument do sloupců podle kategorií: letenky, ubytování, stravování, mobilní komunikace, doprava na cestách atd. Uveďte také datum cesty a jméno vyslaného zaměstnance. Do tabulky lze načíst pouze částky výdajů a nechat ukládat podrobnosti do sestav. Pokud si všimnete nějaké anomálie, stáhněte si papíry, abyste zjistili, proč se výdaje zvýšily.