Tříhodinové pravidlo: jak si naplánovat pracovní den, abyste toho stihli víc
Různé / / April 24, 2023
Pracujte s plným nasazením a nezapomínejte odpočívat.
Většina strategií time managementu není univerzální – pro jednoho jsou vhodné, pro jiného však zcela zbytečné. Oliver Berkman, plánovač času a autor knihy „Čtyři tisíce týdnů: Správa času pro smrtelníky“ Tak určitě: existuje jedno pravidlo, které bude účinné pro každého.
Toto je pravidlo tří hodin.
Vyhraďte si každý den tři hodiny na náročné nebo kreativní úkoly. Nejprve vstupte plán právě takové věci a zbytek času vyplňte činnostmi, které vyžadují menší úsilí.
Jak funguje pravidlo tří hodin?
Člověk je schopen věnovat se práci, která vyžaduje maximální psychickou zátěž a koncentraci, nejdéle tři až čtyři hodiny denně. Stejný zákon platí pro kreativní činnosti.
Proto se při plánování denního plánu vyplatí začít s nejtěžšími úkoly. Ne z těch věcí, které se vám zdají nepříjemné, ale nezaberou vám mnoho energie. A s projekty, které vyžadují velké úsilí. Obvykle se do takových věcí vrháte po hlavě, hodně se trápíte, když se něco nedaří, a radujete se, když vidíte své úspěch.
Ne vždy je možné pro takové případy v rozvrhu vyčlenit tři hodiny za sebou. Ano, a není to nutné - mozek se unaví a bude vyžadovat odpočinek. Zkuste si naplánovat dvě části v délce jeden a půl hodiny s přestávkou mezi nimi, která vám umožní zotavit se. Je důležité nelámat si aktivní pracovní dobu do mnoha malých intervalů, protože se nestihnete pokaždé plně ponořit do úkolu.
Zde je to, co dělat nejvíce výrobní doba:
- Přemýšlejte o úkolu, plánujte.
- Aktivně psát, kreslit, sázet, kreslit diagramy, analyzovat informace a vyvozovat závěry - jedním slovem dělat svou hlavní práci.
Zpočátku pro vás může být obtížné pracovat na maximální efektivitu celé tři hodiny i s přestávkou. Chci se rozptylovat, pít kávu, kontrolovat poštu a sociální sítě. Nemělo by se to dělat. Soustředěním se na úkol trénujete mozek a učíte se neztrácet pozornost. Postupem času se zbavíte touhy být rozptýleni - veškerý přidělený čas budete zapálení do práce.
Možná vám tři hodiny denně nebudou stačit. Proto se vyplatí ve svém rozvrhu uvolnit ještě jeden – náhradní. Ale jen jeden.
Pokud každý den věnujete tři až čtyři hodiny hlavnímu podnikání a nedovolíte si být rozptýlen, budete moci splnit více úkolů než při standardním osmihodinovém plánování.
Zbytek času můžete vyplnit věcmi, které jsou pro vás jednodušší.
Proč byste neměli trávit více času důležitými úkoly
Naše hranice pozornosti a efektivity jsou čtyři hodiny denně. Již v pátou hodinu koncentrace klesá, pozornost se rozptyluje. Bude pro vás obtížnější mít na paměti všechny detaily, nedobrovolně se začnete rozptylovat nebo jednoduše „viset“. Tím se zvýší počet chyb.
Každý z nás se může napnout a pracovat den nebo dva, nebo dokonce týden, ponořit se do úkolu na 5-6 hodin. Jsou okolnosti, kdy to jinak nepůjde – urgentní nebo dlouhodobé případy nás nutí hledat rezervy. V tomto režimu ale nemůžete pracovat dlouhou dobu a ještě více neustále. Účinnost začne padat a vy budete trávit více času na stejných úkolech. Další fází bude emocionální a fyzické vyhoření.
Jak ukazuje zkušenost, tři až čtyři hodiny jsou optimální období, kdy se do úkolu ponořit, vynaložit maximální úsilí na jeho dokončení, ale nepřetěžovat se.
Podle tohoto principu postavený jejich pracovní den, mnoho slavných vědců. Charles Darwin, autor prací o přírodním výběru a původu člověka, seděl k práci třikrát denně. Dvě etapy trvaly hodinu a půl, třetí - hodinu. Henri Poincaré, francouzský fyzik a matematik, pracoval dvě sady po dvou hodinách denně. Možná právě tento druh rutiny pomohl těmto lidem zůstat produktivní po dlouhou dobu.
Proč může být obtížné použít pravidlo tří hodin
Zpočátku můžete mít pocit, že jste spravedliví být líný. Co lze přidat do pracovního plánu jeden nebo dva nebo tři další základní úkoly. Vezměte si například další ilustraci, napište plán další prezentace, poslechněte si materiály nové odborné konference.
To je trik naší psychiky: jsme zvyklí, že musíme pořád běhat, spěchat, snažit se předběhnout někoho. Jinak nebudeme mít čas, budeme pozadu a prohrajeme. Takže si odpočineme, až budeme úplně vyčerpaní.
Oliver Berkman tento stav nazývá patologickou produktivitou. A doporučuje konkrétně rozvíjet důležitou dovednost: po třech nebo čtyřech hodinách práce na vážném úkolu přejít na jednodušší věci. K těm těžkým se zase vrátíte druhý den, kdy obnovíte síly. Pokud jste něco nestihli udělat dnes, dokončíte to zítra a uděláte to rychleji.
Oliver Berkman
Britský novinář a spisovatel, autor knihy Four Thousand Weeks: Time Management for Mortals.
Vzdejte se iluzí, že když se vám podaří vmáčknout ještě trochu práce, dosáhnete konečně stavu „Mám Všechno je pod kontroloua jsem nahoře." Skutečně cennou dovedností není schopnost vynaložit větší úsilí, ale schopnost včas přestat pracovat a obnovit sílu.
Co dělat ve zbývajících hodinách
Pro většinu z nás aktivní pracovní den netrvá tři čtyři hodiny, ale dvakrát tak dlouho. Bennet Garner, autor knihy „50 vylepšení, které vám změní život“, radí vyplňte zbytek času věcmi, které je také třeba udělat, ale nebudou vyžadovat nadměrné úsilí.
Během těchto hodin můžete:
- Čtěte zprávy v messengerech a odpovídejte na ně.
- Analyzujte e-mail.
- Naplánujte si telefonní hovory a schůzky a držte je.
- Udělejte si harmonogram na další dny a ujasněte si plán Do konce měsíce.
- Hledejte informace pro další úkoly.
- Udělejte si pořádek na ploše, ukládejte dokončené a aktuální projekty do složek, mažte nepotřebné soubory.
Jak aplikovat pravidlo tří hodin
Můžete si usnadnit proces plánování. Chcete-li to provést, rozdělte všechny pracovní úkoly předem do dvou sloupců:
- Hlavní projekty jsou ty, které dokončíte za tři hodiny.
- Doplňkové úkoly jsou ty, které budou mimo tříhodinovou dobu.
Když skládáte pracovní rozvrh, nejprve vyberte úkoly z prvního seznamu a naplánujte pro ně čas. Ve zbývajících hodinách se věnujte úkolům druhé kategorie. Lze je snadno vyměnit nebo přesunout v denním rozvrhu. A některé lze snadno přenést do dalšího týdne nebo měsíce.
Hlavní výhodou tříhodinové metody je, že jakmile splníte hlavní úkol dne, budete s jistotou vědět, že jste udělali vážný pokrok.
To vám pomůže nedělat si starosti, pokud neměl čas dělat něco z doplňkového seznamu.
Postupem času uvidíte, že taková taktika vám umožní splnit všechny prioritní úkoly včas. Ujistíte se, že to nejdůležitější budete mít pod kontrolou a přitom se vyhnete přepětí a vyhoření.
Přečtěte si také🧐
- Vše o schopnosti soustředit se: co nám brání a jak přestat být rozptylováni
- 50 malých návyků, které každý den praktikují superproduktivní lidé
- 12 Tajemství produktivity Použití celebrit