Strategická setkání: co je tento nástroj a kdo z něj může mít prospěch
Různé / / April 21, 2023
Velké týmy často trpí nejednotou a nepochopením cílů firmy. Zde je návod, jak to opravit.
Co jsou to strategické sezení
Strategické schůzky jsou formátem setkání pro vedoucí pracovníky, během kterých diskutují o plánech rozvoje společnosti. Tento nástroj pomáhá:
- posoudit současnou pozici společnosti, identifikovat její silné a slabé stránky;
- najít způsoby, jak se vyhnout problémům nebo vyřešit stávající;
- definovat akční plán – konkrétní kroky k dosažení cílů;
- stanovit měřítka pro měření úspěchu.
Strategické zasedání je druh brainstorming. Na schůzce tedy diskutujeme o problémech a úspěších oddělení, stanovujeme cíle pro každou z nich, kreslíme schémata a grafy na interaktivní online tabuli.
Pro tyto účely jsme zvolili Miro. Tento nástroj vám umožňuje zachytit myšlenky a nápady ve vizuálním formátu. Zároveň k němu mají přístup všichni účastníci relace odkudkoli na světě a z jakéhokoli zařízení.
Poté provádíme taktické plánování: vedoucí každého oddělení rozdělí své úkoly na menší kroky.
Jak vést strategické sezení
Zde je několik kroků, které vám pomohou s organizací.
Určete frekvenci schůzek
Neexistují žádné pevné časové rámce pro pořádání strategických sezení. Některé společnosti dávají přednost pořádání čtvrtletních schůzí, zatímco jiné je mohou pořádat každých šest měsíců nebo rok.
Můžete si tedy nastavit libovolnou frekvenci schůzek, která vám vyhovuje.
V naší společnosti se strategická jednání konají jednou za čtvrtletí. Poté porušíme zamýšlené cíle na nějaký druh sprintu. Chcete-li to provést, musíte se rozhodnout, jaké kroky podniknout k řešení velkých problémů, jak dlouho to bude obecně trvat, která oddělení budou zapojena a kolik mají zdrojů.
Manažeři pak v případě potřeby rozloží úkoly na úrovni oddělení. A po 3 měsících zkontrolujeme rozvrh.
Pozvěte ty správné lidi
Koho pozvete na sezení o strategii, bude záviset na seznamu problémů, které je třeba vyřešit. Pokud například pořádáte schůzku za účelem projednání celkové obchodní strategie, měli byste zavolat vedoucím oddělení. Můžete také pozvat projektové manažery, kteří jsou zodpovědní za klíčové ukazatele.
Pokud je vaše strategická relace věnována kontrole a diskuzi o některých datech, stojí za to zaujmout příkazkdo tyto informace shromáždil a rozumí jejich důležitosti.
Vyberte datum a čas, který vyhovuje všem
Při nastavování data a času zvažte názor všech. Vyhněte se plánování schůzek se zaměstnanci den před jejich termínem. Možná mají důležitou schůzku. Setkání nebo existují palčivé úkoly, které nemohou odložit. V důsledku toho je můžete dostat do nepříjemné situace.
Při zadávání data uveďte, jak dlouho bude sezení trvat. Například u nás je na tuto akci vyčleněn celý pracovní den. A v tomto případě je důležité dělat přestávky včas a dát sobě i kolegům příležitost k relaxaci.
Stanovte si agendu
Program může zahrnovat důležitá témata, hlavní fáze zasedání, záležitosti, které je třeba projednat. Nepřidávejte k tomu velký počet bodů - je lepší uvést hlavní téma. Může to být například vstup na nový trh.
Když oprášíte zbytečné otázky, budete se moci soustředit na hlavní úkol.
Na konci strategického zasedání si nezapomeňte znovu projít celou agendu a konsolidovat dosažené dohody.
Požádejte účastníky, aby se předem připravili
Manažeři by si měli být vědomi aktuálních ukazatelů oddělení: úroveň vytížení podřízených, celkový objem úkolů a tak dále.
Měli by mít také aktuální informace o tom, jak a kdy klíčové ukazatele - v krátkodobém i dlouhodobém horizontu. Pokud manažeři potřebují probrat některé záležitosti a problémy oddělení, měli by si předem připravit i jejich seznam.
Před některými strategickými sezeními může být užitečné nejen rozeslat program jednání, ale také připravit podrobnou zprávu o pokroku dosaženém při plnění důležitých úkolů. Cíle a jejich související KPI můžete shrnout v tabulkách.
Uspořádejte schůzku
Během setkání byste měli nejen projít všechny problémy, ale také dát lidem příležitost mluvit upřímně a vyjádřit svůj názor. Povzbuďte k tomu účastníky, ale snažte se nepřerušovat ostatní a vraťte se k vyrušeným.
Často je efektivnější předat vedení a řízení relace hostiteli (moderátorovi). Ředitel se tak může přesunout do stejného oboru se zaměstnanci a přejít od sledování akce k aktivní interakci s manažery a řešení problémů.
Během schůzky si dělejte poznámky
Musíte si zaznamenat hlavní body, nápady, data, časové osy a všechny další důležité informace, které na sezení probíráte, protože se vám to bude hodit při dalším taktickém plánování.
Každé oddělení vždy rozumí tomu, kolik času je potřeba k dokončení konkrétního úkolu. To umožňuje již během sezení nastínit orientační podmínky.
Vedoucí obvykle zachycují informace za pochodu, ale po zasedání by měla být také připravena obecná zpráva.
V naší společnosti za to odpovídá moderátor. To znamená, že nejen organizuje a dohlíží na jednání, ale také vytváří zprávu o přijatých rozhodnutích.
Požádejte o zpětnou vazbu
Díky němu můžete vidět různé úhly pohledu a zjistit jaké Kolegové věnovat zvláštní pozornost. A také – stimulovat jejich vzájemnou interakci.
Požádejte účastníky, aby napsali o případných problémech. Ještě lépe, použijte aplikaci průzkumu k zobrazení jejich odpovědí v reálném čase. Mohou to být například otázky týkající se celkového pocitu z efektivity sezení a různých organizačních záležitostí, stejně jako přání pro budoucí akce.
Pro koho je tento nástroj určen?
Věřím, že bez podnikání nemůže existovat plánování. Mělo by se s nimi vždy jednat – bez ohledu na výklenek a formát vaší práce.
Bez vlastní strategie riskujete nesprávnou prioritu nebo přehlédnutí problémů konkrétního oddělení, což vše ovlivní hospodářský výsledek celé společnosti. V důsledku toho se dříve nebo později vnitřní problémy stanou většími a pro společnost více destruktivní.
Strategická setkání vám pomohou se s nimi vyrovnat a vytvořit pracovní postup. Proto podle mého názoru budou užitečné pro jakékoli týmy s více než 3-4 lidmi.
Ostatně, čím více oddělení máte odpovědných za jednotlivé záležitosti, tím větší může být nejednota vedoucích. A pomocí strategických sezení můžete synchronizovat firemní plány a zajistit to nejlepší porozumění uvnitř ní.
Přečtěte si také🧐
- 3 toxické fráze, které by generální ředitelé neměli říkat
- Jak inspirovat zaměstnance, aby společně dosáhli více
- 5 znaků skvělé společnosti, které by měl mít každý majitel firmy na paměti