6 způsobů, jak automatizovat své podnikání a přestat kontrolovat každý krok svých zaměstnanců
Různé / / April 04, 2023
Nastavte integraci mezi aplikacemi a vyzkoušejte chatboty pro komunikaci se zákazníky.
1. Přepněte na elektronickou správu dokumentů
Papírové dokumenty zabírají hodně místa. Není vždy vhodné je hledat, kromě toho může být potřebná smlouva ztracena nebo náhodně spadnout do nesprávných rukou. Navíc musíte utrácet peníze za kancelářské vybavení, tiskový papír, poštu nebo kurýrní služby. Automatizace může pomoci těmto problémům předejít. Každý zaměstnanec může rychle najít požadovaný dokument v programu, pracovat s ním a odeslat jej adresátovi, který soubor okamžitě obdrží.
Služby pracovního postupu vám umožňují sledovat změny provedené v dokumentu a ukládat několik jeho verzí pro případ, že byste potřebovali originál. Můžete také nakonfigurovat přístup pro konkrétní zaměstnance ke každému souboru.
O právní stránku problému se nemusíte starat. Aby byl dokument platný, naladit kvalifikovaný elektronický podpis. Její dostávat v akreditovaném certifikačním středisku.
2. Zkuste chatboty
Když uživatelé píší do messengerů, oni
připraven počkejte na odpověď v průměru 45 sekund. Zpoždění může mít za následek ztrátu zákazníka. Ale udržovat personál, který bude požadavky zpracovávat nepřetržitě, je nákladné. Pomůže chatbot - virtuální partner, který bude odpovídat na běžné otázky. Řekne vám například úřední hodiny nebo vás zorientuje podle ceny.S chatbotem vám neuniknou žádosti přicházející po pracovní době. A ušetříte čas zaměstnancům, kteří nemusí neustále zpracovávat stejný typ požadavků. Odpovědi na ně lze přidat do skriptu bota. Když klient napíše standardní otázku, program rozpozná klíčová slova a vrátí odpověď. Kromě toho můžete robota nastavit tak, aby požádal o e-mail klienta. Doplníte tak základ pro reklamní zásilky.
S vytvořením chatbota vám pomůže speciální konstruktor, jako je Botmother nebo Salebot. Jsou vhodné pro všechny oblíbené sociální sítě a instant messengery, včetně Telegramu, VKontakte a Odnoklassniki.
3. Automatizujte prodej
I malé obchodní oddělení potřebuje CRM systém. Pokud si každý zaměstnanec vede seznam klientů v samostatném dokumentu, můžete při odchodu prodejce snadno ztratit kontakty. Navíc je obtížnější kontrolovat práci manažera – nikde nejsou vidět informace o počtu hovorů a schůzek, dohod s klienty.
CRM systém vám umožní vybudovat prodejní cestu a řídit cestu klienta od prvního kontaktu se společností až po uzavření obchodu. Pochopíte, co člověka vede při rozhodování o koupi produktu, a můžete jemně podnítit jeho zájem. V CRM můžete uložit všechna data o klientovi a opravit komunikační proces - hovory, dopisy, zprávy v instant messengerech. Pokud zaměstnanec odejde na dovolenou nebo nemocenskou, nebude pro jiného vedoucího obtížné informace obnovit.
Navíc se v systému snadno plánují práce. Nastavte si například upomínku na zavolání ve slíbený čas nebo vystavení faktury. Vy i vaši zaměstnanci tak budete mít jistotu, že nepřijdou o zákazníky kvůli nedodržování dohod.
4. Nastavte integraci mezi aplikacemi
Pomůže nezadávat stejné informace do několika programů. Budete jistě vědět, že se nic neztratí, a pro zaměstnance z různých oddělení bude snazší spolupracovat.
Proces přenosu dat můžete automatizovat pomocí speciálních aplikací, jako je služba Albato. Umožňuje nastavit integraci mezi CRM systémem, instant messengery, analytickými programy a dalšími aplikacemi. Můžete vybrat požadované služby ze seznamu a určit, jaká data chcete přenést. Řekněme, že jej nastavíte tak, aby posílal leady ze sociálních sítí do CRM systému.
5. Implementujte PLM systém
PLM znamená Product Lifecycle Management – produktový životní cyklus. Týká se celého souboru procesů od studia potřeb zákazníka až po likvidaci použitého produktu. PLM systém umožňuje spojit maximum dat o produktu – jeho vytvoření, propagaci, prodej. Všechna oddělení v podniku budou pracovat v jediném prostředí a přenos informací bude snazší. Navíc díky PLM přístupu je snazší vidět ztráty. Například nadprodukce nebo nadměrný pohyb materiálů mezi odděleními.
Takové programy se brzy objeví v Rusku. Například nyní je ve vývoji projekt první IT platformy pro řízení podniku, která umožní zavést PLM přístup. Program je určen pro firmy působící na trhu spotřebního zboží – výrobce potravin, oděvů, parfémů nebo galanterie. Spuštění první fáze je naplánováno na rok 2023 a platforma bude plně funkční v roce 2025.
6. Využijte aplikace pro recruitery a HR
Vyhledávání specialistů lze také automatizovat. Předpokládejme, že algoritmus založený na umělé inteligenci zvládne analýzu životopisů. Vybere vhodné kandidáty podle parametrů nastavených společností a provede úvodní pohovor po telefonu nebo i videu. V druhém případě program zaznamená odpovědi žadatele na video a vyhodnotí je pomocí modelu strojového učení. Kromě toho může prověřit osobní vlastnosti kandidáta: dobrou vůli, otevřenost novým zkušenostem a další. Takový úkol lze svěřit například programu „Sever. AI".
Některé programy jsou vhodné pro nástup zaměstnanců. První den dostane začátečník spoustu informací a snadno se může splést nebo něco zapomenout. Abyste tomu zabránili, použijte chatbota, který odpoví na běžné otázky. Díky němu se nový zaměstnanec nebude cítit trapně ptát se na heslo k Wi-Fi nebo zjišťovat, na jakém oddělení si vzít pracovní notebook.