Proč nefunguje time management a jak jej nahradit
Různé / / July 08, 2022
Zkuste aplikovat techniku fokus managementu a neřiďte čas, ale svou pozornost.
Adam Grant
PhD, organizační psycholog, autor knih.
Před několika lety, během přestávky ve třídě, kterou jsem učil, mě oslovil zmatený manažer jménem Michael. Jeho šéf řekl, že potřebuje být produktivnější, a tak Michael začal pečlivě analyzovat, čím tráví čas. Méně důležité schůzky už z harmonogramu odškrtával a už neviděl úkoly, kterých by se mohl zbavit. A nechápal, jak je provádět efektivněji. „Možná si myslíte, že si dělám legraci, ale je to tak. Jediné, k čemu jsem přišel, je pít méně vody, abych méně často chodil na záchod, “přiznal Michael.
Žijeme ve společnosti, která je posedlá osobní produktivitou. Hltající knihy, které slibují, že nás naučí, jak být efektivnější a snít o 4hodinovém pracovním týdnu. Chlubíme se tím, jak jsme zaneprázdněni. No a hlavním klíčem k produktivitě je podle všech okolo time management. A to znamená, že pokud se naučíme, jak lépe plánovat svůj rozvrh, můžeme dosáhnout produktivní nirvány.
Proč time management nezlepšuje produktivitu
Za 20 let studia produktivity jsem se naučil, že time management není odpovědí na každý problém. To je naopak součást problému.
Během své kariéry často slýchám stejnou otázku: „Jak udělat víc? Někdy se to lidé ptají, protože vědí, že jsem organizační psycholog a odborník na produktivitu. Ale hlavně proto, že čtou v časopise nebo v mé knize, kolik toho dokážu.
Opravdu se necítím efektivní. Málokdy dosahuji svých denních cílů, takže je pro mě těžké na tuto otázku odpovědět.
Vzít na vědomí💡
- 7 tajemství, která odborníci na produktivitu používají, když se jim to nedaří
Ale po rozhovoru s Michaelem jsem si uvědomil, že naše produktivita nezávisí na tom, jak hospodaříme s časem. Každý den máme omezený počet hodin a přísný time management nám jen připomíná, kolik z nich promrháme. Mnohem lepší je použít jinou strategii – focus management, neboli řízení pozornosti.
Co je to focus management a proč je lepší než time management
Focus management je umění dělat věci ze správných důvodů, ve správný čas a na správném místě. A jeho hlavním cílem je rozdělit úkoly podle priority, bez ohledu na to, kolik času zaberou.
Klasická praxe time managementu navrhuje stanovit si termíny pro dokončení úkolů. Tuto metodu jsem vyzkoušel při psaní tohoto článku. Mým cílem bylo 1200 slov, tak jsem si v osm ráno sedl ke stolu a dal si tři hodiny. Podle mých výpočtů mi to umožnilo napsat šest slov za minutu.
Prvních šest minut jsem bezmyšlenkovitě zíral na blikající kurzor, aniž bych napsal slovo. Pak mě zajímalo, kolik slov dokážu napsat za minutu, a tak jsem si udělal online test. Výsledek se mi nelíbil, tak jsem si našel jiný test. A pak další.
Nakonec jsem to vzdal a přešel na focus management. Během výzkumA. Grant. Dávat a brát: Proč pomáháme druhým k úspěchu za jeho knihu Take or Give? Zjistil jsem, že produktivní lidé se neptají, které cíle začít realizovat. Přiklánějí se přirozeně k projektům, které jsou pro ně nejen společensky významné, ale také skutečně zajímavé.
A tak jsem se místo toho, abych se soustředil na to, jak rychle chci článek dokončit, ptal sám sebe, proč ho vůbec píšu. Odpovědi byly:
- Sám se mohu naučit něco nového tím, že přehodnotím svůj výzkum.
- Konečně budu mít co říct lidem, kteří se ptají na produktivitu.
- Tento článek může někomu pomoci.
Začal jsem přemýšlet o konkrétních lidech, kteří budou číst tyto řádky. Připomnělo mi to Michaela – a bum! - práce začala.
Velmi často naše produktivita netrpí kvůli nedostatečné efektivitě, ale kvůli nedostatku motivace. Produktivita sama o sobě není ctností, je pouze prostředkem k dosažení cíle. Navíc produktivita je ctnostná pouze tehdy, když je konečný cíl hodný.
Pokud je vaším hlavním cílem samotná produktivita, budete se muset neustále spoléhat na sílu vůle a tlačit se k výsledku. Pokud se ale zaměříte na to, co ve vás vzbudí zájem a díky čemuž je projekt užitečný pro ostatní, bude vás pohánět přirozená motivace.
Šek😣
- Jak zjistit, zda jste posedlí produktivitou, a najít rovnováhu
Jak používat Focus Management pro produktivitu
Když aplikujete techniky fokus managementu v praxi, je důležité věnovat pozornost přesným podmínkám, ve kterých úkoly plníte. Vyrostl jsem v Michiganu. A když jsem se tam vrátil dokončit magisterské studium, přemluvil jsem svého přítele ze západního pobřeží, aby se ke mně přidal. "Příliš zima a šedá," odpověděla, když dorazila do Michiganu během sněhové bouře. A vybral si Stanford v Kalifornii. A další zima v Michiganu byla nejstudenější a nejšedivější, jakou si pamatuji. Ale nikdy jsem nebyl tak produktivní – v takovém počasí se nedalo dělat absolutně nic jiného než pracovat!
Řada studií ukázalJ. J. Lee, F. Gino, nar. R. Staats. Rainmakers: Proč špatné počasí znamená dobrou produktivitu / Journal of Applied Psychologyže špatné počasí je dobré pro produktivitu, protože je mnohem méně pravděpodobné, že se necháme rozptýlit myšlenkami někam jít. Výzkumníci zjistili, že zaměstnanci bank v Japonsku dokončili transakce mnohem rychleji v deštivých dnech účastníci experimentu ve Spojených státech během špatného počasí byli při opravě pravopisných chyb efektivnější esej. K napsání tohoto článku jsem si proto vybral den po sněhové bouři - tající nepořádek venku vypadal na procházku naprosto nevábně.
Ale moje oblíbená část fokus managementu není kde, ale kdy. Nejčastěji naše produktivita trpí, když stojíme před úkoly, které opravdu nechceme, ale musíme je udělat. Roky jsem si byl jistý, že by se měly brát hned po těch nejzajímavějších projektech, na vzestupu energie a motivace.
Pak jsme ale s kolegou dělali studii v korejském obchodě s potravinami. A přišla na toJ. Shin, A. M. Grant. Znuděný zájmem: Jak může vnitřní motivace v jednom úkolu snížit výkon u jiných úkolů / Žurnál Academy of Managementže když zaměstnanci dostávali velmi zajímavé úkoly, mnohem hůře se projevovali v nudných a rutinních úkolech. Možná je to způsobeno efekt zbytkové pozornostiS. Leroy. Proč je tak těžké dělat mou práci? Výzva pozornosti zůstává při přepínání mezi pracovními úkoly / organizačním chováním a procesy lidského rozhodování. Naše vědomí se stále vrací k zajímavému úkolu a to nás odvádí od nezajímavého.
V experimentu, ve kterém jsme Američanům ukázali zajímavá videa a poté jim dali za úkol zadat data, jsme však našli jiný mechanismus – kontrastní efekt. Po vtipných videích se tak rutinní úkon, jakým je zadávání dat, zdá ještě nesnesitelnější. Je to jako jíst zeleninu po dezertu. Pro udržení pozornosti při nudných úkolech je proto lepší je plnit po trochu zajímavějších. No a ty nejzajímavější si nechte za odměnu na konec. A nejde o čas – jde o výběr správného okamžiku.
Jak využít řízení zaměření pro kreativitu
Myslím, že vaším hlavním cílem není jen být produktivnější. Možná chcete být také kreativnější.
Produktivita a kreativita vyžadují různé strategie řízení zaměření. Produktivita je podporována speciálními „filtry“ pozornosti, které nám umožňují vědomě potlačit rušivé myšlenky. A pro kreativitu se naopak musíte těchto „filtrů“ zbavit.
Jak z každé strategie dostat to nejlepší? V rezervovat „Timehacking“ od Daniela Pinka píše o tom, jak nám cirkadiánní rytmy pomáhají vybrat si časy, kdy jsme nejproduktivnější. Je lepší, aby se ranní ptáci zapojili do analytické práce co nejdříve, když jsou na vrcholu všímavosti. Rutinní úkoly by měli nechat na střed dne a kreativní úkoly odložit na večerní hodiny, kdy mají ranní vstávající tendenci myslet více nelineárně. Sovy mají jiný rozvrh: je lepší, když dělají kreativní práci ráno a analytickou práci si šetří až večer.
Nejedná se o time management, protože stejné množství času můžeme věnovat úkolům i poté, co přeorganizujeme svůj rozvrh. Jedná se o řízení zaměření, takže si všímáme pořadí, ve kterém je pro nás snazší úkoly plnit, a podle toho je rozdělujeme.
Zjistit více⏰
- Kdo má být výnosnější - sova nebo skřivan
Další důležitou věcí je přehodnotit přístup k plánování práce. Líbí se mi nápad Paula Grahama, který nabídkyP. Graham. Maker's Schedule, Manager's Schedule rozdělte týden na „dny správce“ a „dny tvůrců“. Ve „dny manažerů“ si domlouváte schůzky a telefonáty a ve „dny tvůrců“ si uděláte čas kreativní práci s vědomím, že nebudete rozptylováni rušivými prvky, které by za normálních okolností narušovaly vaši práci proces. Bohužel ne každý má tento luxus – takto rozdělit dny v týdnu. Takže si během každého dne musíte udělat malé chvilky pro kreativitu.
Podle zákonů time managementu se musíme izolovat od všech rušivých vlivů. Nejen z těch, kdy nás vyrušují druzí lidé, ale i z těch, kdy vyrušujeme sami sebe. Focus management nabízí jiný přístup – vědomý výběr momentů k rozptýlení.
Jednou, když jsem byl ještě na střední škole, jsem strávil celou sobotu u televize. Na konci dne jsem byl sám sebou znechucen, ale nedokázal jsem to vypnout. Pak jsem přišel s pravidlem: televizi zapínám, až když přesně vím, na co se chci dívat. Stejné pravidlo aplikuji i na sociální sítě: pokud pracuji, chodím tam pouze sdílet obsah. A krmení listuji jen o přestávkách – třeba když čekám na let nebo odpočívám po tréninku.
Většina spisovatelů, které znám, čeká na „tvůrčí dny“, než začnou psát. Jsou si jisti, že jim bude trvat nejméně 4–6 hodin, než se plně ponoří do složitého problému nebo velké myšlenky. Ve skutečnosti existuje důkazb. Boice. Co je produktivnější, psát v záchvatovitých vzorcích kreativní nemoci nebo umírněně? / Psaná komunikaceže spisovatelé, kteří pracují „flámově“, dělají menší pokrok než spisovatelé, kteří pracují v krátkých relacích.
Každý z nás může udělat několik kroků k cíli v překvapivě krátkém čase. Když maturují učilR. Boice. Profesoři jako spisovatelé: Svépomocný průvodce produktivním psaním psát v 15minutových intervalech, dokončili své dizertační práce mnohem rychleji.
Pokud chcete být produktivnější, neanalyzujte, jak trávíte čas. Raději sledujte, co přitahuje vaši pozornost. Teď jsem se poprvé podíval na hodinky od té doby, co jsem si vzpomněl na příběh o Michaelovi. Je 10:36 a já už jsem napsal o 500 slov víc, než je můj cíl. Zda se těchto 156 minut počítá jako chytré využití mé pozornosti a zda se pár minut čtení tohoto článku počítá jako chytré využití vaší, nechám na vás.
To vše mě přivádí k další myšlence. Jsem si docela jistý, že vysoce efektivní lidé mají osmý zvyk. Neztrácejí čas studiem sedm dovedností vysoce efektivní lidé.
Přečtěte si také🧐
- Jak zlepšit koncentraci
- Jednoho dne, jedna věc. Nejjednodušší cesta k úspěchu
- Jak zvýšit svou produktivitu v závislosti na tom, zda jste introvert nebo extrovert
Nejlepší nabídky týdne: slevy z AliExpress, LitRes, Christina a dalších obchodů