7 tipů, jak komunikovat v instant messengerech s kolegy

Tento text obsahuje pravidla získaná léta práce na messengeru. Tento odkaz můžete připnout do hlaviček všech svých pracovních chatů, přidat do firemního onboardingu nebo ho jednoduše poslat kolegům, aby se měli při výuce nováčků vždy o co opřít.

Představte se při prvním kontaktu

Pokud je to váš první kontakt, je potřeba se představit a napsat, o čem je řeč. Podle vašeho jména v messengeru nemusí být zřejmé, jak se jmenujete, a je trapné ptát se partnera znovu.

Pokud jste začali komunikovat s osobou v jednom kanálu (například po telefonu) a pokračujete v jiném (například v messengeru), musíte si na začátku komunikace připomenout, kdo jste a v jaké záležitosti .

Ideálně si v pracovním messengeru musíte nastavit takové jméno, aby bylo hned jasné, kdo jste – Olga, Ivan nebo Maria, a ne Hölga, iOne nebo Mary Løve.

Rozdělte zprávu na sémantické části

Existují dva extrémy při rozdělování zpráv na části: jedno slovo na zprávu nebo „plátno“ textu.

Udělejte to uprostřed: v jedné zprávě by měla být jedna myšlenka, jedna otázka nebo jedna věta. Představte si, že člověk musí přetáhnout zprávu a konkrétně na ni odpovědět.

Držte se tématu

Ve skupinových chatech pište na téma, které je pevně uvedeno v názvu chatu. Pokud potřebujete diskutovat o jiném tématu se stejnými lidmi, vytvořte nový chat. Nediskutujte o novém tématu ve starém chatu.

To je nezbytné, abyste později mezi chaty našli svou konverzaci. Když se v jednom chatu paralelně probírá mnoho témat, je to peklo.

Diskutováno - opravit

Pokud se bavíte o projektu s mnoha možnostmi, napište na konci diskuze souhrnnou zprávu, na čem jste se dohodli. Pokud je to možné, zajistěte nebo vizuálně označte.

Představte si, že člověk, který se nezúčastnil vaší diskuse, bude muset pracovat na výsledcích vašich dohod. Jak může pochopit, na čem jste se přesně dohodli? Představte si, jak těžké pro něj bude přečíst kilometr vašeho žvanění, aby pochopil, co má teď dělat.

Potřebuji odpověď - kontakt

Ve skupinovém chatu předpokládejte, že to nikdo nečte. Pokud potřebujete reakci konkrétní osoby, kontaktujte ji přezdívkou, aby se objevilo upozornění.

Odpovídat na zprávy je lepší pomocí funkce „Odpovědět“, nikoli pouze sledováním vaší zprávy. Představte si, že osoba, které odpovídáte, přešla na jiný chat, a když se vrátí, vaše odpověď již bude ztracena.

Hlas - s dovolením a částmi

Pokud o tom máte s příjemcem dohodu, můžete odesílat hlasové zprávy. Pokud ji ještě nemáte, musíte si ji pořídit. Zeptejte se, zda by dotyčné osobě vyhovovalo poslouchat hlas. Lidé obvykle řeknou: "Ano, žádný problém."

Golosovuhi se rozzuří, když jsou posláni bez ptaní. A dvojnásob – když jsou bez povolení posílány cizím lidem.

Místo jednoho dlouhého hlasu řekněte několik krátkých a rozdělte je podle tématu.

Po 21. hodině se nepíše nic dobrého.

Pokud se po skončení „Goodnight Kids“ ocitnete v pracovním chatu, pravděpodobně na tom nejste nejlépe psychicky. A vaši kolegové ještě víc.

Pokud je to možné, neveďte pracovní diskuse v chatovacích místnostech v noci, o víkendech, svátcích. Noc je na spánek. Prázdniny jsou pro odpočinek. Hlavy lidí v noci nefungují dobře. O víkendech si lidé chtějí odpočinout, ale to není vše. Když si jeden temperamentní chlapík po hodinách začne se všemi povídat, všechny to naštve, ale pokud se do konverzace nezapojíte, je to, jako byste přehlédli něco důležitého. Nebuď takový člověk.

Pokud opravdu chcete posílat zprávy v noci nebo o víkendu, nastavte si odložené odesílání.