Jak efektivně využívat automatické odpovědi na e-mail

Madden zda automatických odpovědí na vaše dopisy ve stylu „Dobrý den, v tuto chvíli nemohu odpovědět na dopis.“ Zvlášť, když všechna světla a reakce potřebné „včera“. Tyto reakce způsobují podráždění u lidí a dalších negativních emocí, a důvody, proč nemůžete nyní reagovat na požadavek, že absolutně nezajímá.

© foto

Za účelem opět nebude obtěžovat lidi, protože jim rozumět a snad i úsměv, trochu možné upravovat standardní odpovědi.

Vyhnout zřejmé

Za prvé, začít s odpovědí, což je více nepříjemné a vše, co by neměly být používány.

Dostal jsem dopis. Za prvé, není to tak úplně pravda. Vzhledem k tomu, písmeno spadl do vápna, ale pokud jste to viděl nebo četl - je jiná otázka. Pokud nechcete číst, pak buď ignorovány, nebo máte lepší věci na práci. A to je důvod, proč je to ještě víc nepříjemné.

Četl jsem váš dopis co nejdříve. Opustit takové odpovědi jsou velmi riskantní. Za prvé, každý člověk má svůj vlastní nápad časový rámec „co nejkratším čase“. Za druhé, přičemž tyto odpovědi pro každého, kdo vám pošle dopis, v horkých obdobích své práci necháte lidi doufat, že si odpověď na tyto „co nejdříve.“ Odpovědět na mnoho dopisů z této doby je prostě nereálné. A lidé jsou uraženi, zlobí a zlobí.

Děkuji vám za vaši zprávu. Zdvořilost - je to dobré. Ale to, co je použití vaší „děkuji“, pokud ještě nemají odpovídat na dopisy? Lidé, kteří užívají čas, aby vám napsat dopis, a na oplátku obdrželi standardní děkovný dopis a klidu. Ukazuje se, že jste nejen nereagoval na jejich dopisy, ale také dokázal být velmi neupřímné.

Prosím očekávat odpověď během 24-48 hodin. Tato reakce je méně dráždivý a může být užitečné, když se muž ukazuje určitý časový rámec. Ale pokud víte, že stále nemají čas, je lepší odmítnout takovou automatickou odpověď, nebo zvolit jiný čas - méně než jasné. Jako například „očekávat odpověď během 3-5 dnů.“

Zkuste probudit v člověku dobromyslný

To znamená, že vybrat odpověď, která by neměla způsobit podráždění a nechat osobu v dobré náladě. Ty by se třeba použít automatické odpovědi, pokud jste nebyli tak naloženo s prací. To je o tom, a to by mělo být řečeno ve zprávě. Aby lidé pochopili, že nelze odpovědět, ne proto, že jsou příliš líní, nebo je vám to jedno, co je tam napsáno. A proto, že máte dobrý důvod pro to.

Napiš něco jako - „V tuto chvíli jsem velmi tvrdě pracují a nemají čas ke zpracování zpráv. Ale abych odpověděl na Váš dopis, jakmile to bude možné. Děkujeme vám za trpělivost a pochopení. "

Na konci, v případě, že odpověď je tak důležité, aby člověk může jednoduše zavolat a zjistit vše, co potřebujete, za minutu.

použití humor

Humor na místo a opravdu pomáhá urovnat situaci. Někdy jeden úsměv, a najednou se dostane do místa, a frustrace a hněv zmizí. Zkuste použít ji ve svém automatické odpovědi. Jen nezapomeňte, tady, že každý má smysl pro humor a některé odpovědi nemusí zdát až tak absurdní. Z tohoto důvodu si srandu snadno a na obecná témata.

To může být něco jako: „Jsem pokryt lavinou práce. Jakmile bude dokončen záchranné práce při kopání mne z trosek, přečtu váš dopis a na ni odpovědět, „atd.

Stručnost - sestra talentu

Automatická odpověď, pokud by neměla být příliš dlouhá (nebo prostě nečetl až do konce, a navíc si také vzít čas, člověk, který se očekává v případě normální odpovědi) a v ideálním případě skládá ze tří bodů:

1. Tento dopis je automatická odpověď.
2. Důvodem, proč to byl poslán na tento e-mail.
3. Další akce příjemce dopisu. Například jste na dovolené a během této doby můžete nahradit tak a tak, ve všech záležitostech, na něj odkazují: jméno a kontaktní údaje svého zástupce.

Máte-li přístup k tomuto problému tvořivě a správně psát všechny tyto automatickou odpověď nebudou nadále příjemcům otravují. Zvlášť pokud jste tam nechal lidské kontakty, které ve vaší nepřítomnosti řeší všechny problémy.

bonus tip

Kevin Rose, jehož poštovní schránka je plná až neuvěřitelné množství e-mailů každý den, ke změně nastavení a vytvořil „bankrotu filtru.“ Někdy, i přes naše nejlepší úsilí, nám chybí důležité zprávy. Kevin proto navrhuje vytvořit auto odpovídač, který vysílá takovou zprávu po dvou týdnech:

„Vaše e-mailová adresa (adresa) není otevřen do 14 dnů. Za účelem snížení na minimum hromadění e-mailů, to bylo umístěno v archivu. Pokud si přesto chcete dostat odpověď, jednoduše stiskněte tlačítko «Odpověď» (odpověď) a vaše zpráva bude automaticky umístěna do prioritní fronty. Děkuji. "

To rozhodně není nejvíce zdvořilá odpověď, ale pokud nechcete zabývat se zprávami vás zahltit, to může hodně pomoci. Za prvé, dát osoba ví, že jeho dopis nebyl smazán ani číst a nezodpovězenou; za druhé, pokud je to pro něj důležité, že bude opět připomene sobě zasláním zprávy do fronty ke čtení; a konečně za třetí, ty se omlouvám za to, co dosud neměl čas přečíst dopis.