Jak pomoci novému zaměstnanci přizpůsobit se, pokud jde o práci na dálku

S nástupem pandemie koronaviru se trh práce dramaticky změnil. Pohovory se přesunuly do online formátu, firmy přesunuly zaměstnance na vzdálené místo a pro žádost o práci už nemusíte chodit do kanceláře.

V neznámé realitě přestaly fungovat dlouho zavedené metody onboardingu pro zaměstnance: nově příchozí se nyní nemusí objevit v kanceláři celé týdny nebo dokonce žít v jiném městě.

Jak se online onboarding liší od obvyklého

Na první pohled se zdá, že práce na dálku je pro začátečníka skvělá volba. Nemusí komunikovat s upovídanými kolegy, ztrácet čas, aby udělal dojem na „starou gardu“ nebo si udržoval nějakou image. Ve skutečnosti bude veškerá komunikace obchodní a méně častá.

A to je právě hlavní problém online onboardingu. Nový zaměstnanec se ocitne mimo svůj obvyklý kancelářský život. Nevaří ve společném kotli korporátních hodnot: o přestávkách nemluví s kolegy, zbytečně nekomunikuje s lidmi z jiných oddělení, stýská se mu po společném

aktivita. A takový člověk pravděpodobně nebude mít vazbu na útulnou kancelář na krásném místě. Je tedy mnohem obtížnější nového zaměstnance motivovat a udržet si ho na dlouhou dobu.

Navíc v kanceláři a na vzdáleném místě se adaptační nástroje výrazně liší.

A společnosti buď používají nefunkční schémata a nezvládají adaptaci nově příchozích na vzdálené místo, nebo obecně zapomínají na onboarding, pokud jde o vzdálené zaměstnanci. Ti jsou ponecháni sami doma a není jim nabídnuta žádná pomoc ani vedení. A pak lidé rychle opouštějí společnost, aniž by někoho skutečně poznali.

Jaké jsou hlavní úkoly online adaptace

Při vzdáleném onboardingu je třeba zvážit dvě věci.

1. Je důležité, aby se zaměstnanec cítil jako součást týmu, i když není v kanceláři. K tomu je potřeba být s člověkem neustále v kontaktu a promptně pomáhat při vznikajících problémech. A v nových podmínkách je má každý.
2. Je nutné, aby zaměstnanec jasně rozuměl tomu, co se od něj očekává a s čím může on sám počítat. V prvních dnech je lepší poskytnout nejúplnější informace o pracovních podmínkách, úkolech a příležitostech.

Jednak to nováčkovi pomůže vyhnout se komunikačním deficitům a lépe se v kolektivu zpohodlnit, aniž by se příliš cítil stres kvůli obtížím. Na druhou stranu to člověku umožní jasně pochopit své povinnosti. Druhá výzva je stejně důležitá jako ta první: průzkumy ukazují, že častým důvodem odchodu je nesoulad očekávání a reality. Takže to byla ona, kdo byl jmenovánJob Seeker Nation Study 2018 / Jobvite 43 % dotázaných zaměstnanců z řad těch, kteří odešli v prvních třech měsících práce.

Kdo by měl být zapojen do adaptačního procesu

Je lepší tyto lidi předem definovat, aby každý jasně chápal své úkoly a role. V tomto případě pravděpodobnost, že zůstanou nějaké slepé skvrny. K onboardingu se vyplatí přilákat:

• Manažer lidských zdrojů. Dopadne na něj organizační zátěž. Bude muset sestavit adaptační plán, instruovat vedoucího a mentora a představit nováčka do firmy.
• Přímý manažer. Je to on, kdo zadává úkoly, kontroluje práci, dává zpětnou vazbu a řeší klíčové problémy.
• Mentor. Může to být jako jeden z kolegya vedoucí. Mentor pomáhá s každodenními činnostmi, představuje specifika práce a společnosti, sdílí životní hacky a podporuje nováčka.
• Členové týmu. Zpravidla se jedná o pracovníky oddělení, ve kterém daný člověk získal zaměstnání. Jejich úkolem je nejen účastnit se společných setkání, ale také nově příchozího pojistit a podpořit.

Jak zorganizovat první den v práci pro začátečníka

Hlavním úkolem je seznámení s firmou a zaměstnanci a také definování pracovních úkolů na nejbližší období.

Seznámení s firemními hodnotami

V některých společnostech je nováčkům okamžitě zaslána hromada dokumentů poštou a nabízí se jim, aby se s nimi seznámili. Díky tomu může člověk celý den číst popisy práce a popisy produktů, sledovat prezentace pouze o poslání a hodnotách společnosti.

To není nejlepší nápad: důležité je, aby se zaměstnanec nejprve seznámil s firemní kulturou na reálných příkladech a teprve poté si informace upevnil pomocí dokumentů a dalších materiálů.

Společnost a její hodnoty se nejlépe prodiskutují osobně. K tomu se hodí školení Welkam nebo schůzka s vedoucím.

První formát je vhodný, když do firmy přišlo více nových lidí najednou. V tomto případě je vhodné uspořádat online konferenci, kde bude o společnosti mluvit HR manažer nebo vedoucí HR oddělení. Důležité je vycházet z konkrétních příkladů. Pokud jsou tedy hodnotou organizace lidé, stojí za to popsat, jak je o ně pečováno (poskytuje se například psychologický výcvik).

První setkání s vedoucím

Pokud se neplánuje wellness školení, měl by manažer nováčkovi na první schůzce říci o firemní kultuře. Dále je třeba projednat:

• úkoly a povinnosti zaměstnance, čím konkrétnější, tím lépe;
• technické aspekty práce, například, jak jsou nastaveny a kontrolovány úkoly, existuje systém podávání zpráv, jaké služby se používají;
• předpisy pro plánování a setkání;
• zvláštnosti interakce s hlavou v pracovních záležitostech (kde a kdy je lepší psát);
• plán na první den.

Během konverzace je důležité rozeznat několik důležitých nuancí, kterých se začátečníci obvykle obávají:

• jak dlouho trvá čekat na odpověď na úkoly, než si něco připomenete;
• jak jasně je regulován pracovní den a v jakých hodinách a dnech nemůžete být v kontaktu (na dálku lidé často přepracují, takže je důležité říci, v kterou dobu mohou být v klidu);
• jak se tvoří rozvrh prázdninykdy je první dovolená možná a na kolik dní se poskytuje;
• jaká pravidla jsou ve společnosti přijata ohledně nemocenské a volna;
• v jakých dnech a v jakých částech je mzda vyplácena.

Setkání s kolegy

Může být organizován HR manažerem nebo přímým manažerem. Je potřeba pozvat další zaměstnance oddělení, kam nováček přišel, včetně mentora, pokud jeho roli nezaujal sám šéf.

Samotné setkání se nejlépe provádí uprostřed dne, například v Zoomu. Pro začátek požádejte nováčka, aby se představil. Pokud je stydlivý, může vedoucího nového zaměstnance sám popsat a teprve poté mu dát slovo.

Pak ať o sobě řeknou kolegy. Stačí je předem poprosit, aby s nově příchozím mluvili nejen o pracovních zkušenostech, vzdělání, zálibách, ale také o jejich oblasti odpovědnosti a možných styčných bodech. Díky tomu bude vědět, koho a proč může kontaktovat.

Setkání s manažerem na konci dne

Je potřeba zjistit, jak probíhal první den zaměstnance, jaké měl otázky a jaké potíže nastaly.

Abyste se vyhnuli jednoslabičným odpovědím, můžete položit další otázky, které vám pomohou lépe analyzovat emoce a myšlenky začátečníka:

• co se ti líbilo nejvíc? Jaké věci způsobily příjemné emoce a které - úzkost?
• Jak přehledné a pohodlné jsou pracovní nástroje? S jakými obtížemi jste se při jejich používání setkali?
• Jak ten člověk chápal své úkoly a povinnosti? Dokáže je podrobně popsat?
• Jak si zaměstnanec plánuje zorganizovat práci v nejbližších dnech? Kde začít? Co očekává, že dosáhne?

Jak zorganizovat první týden práce pro nováčka

V této fázi je důležité poskytnout začátečníkovi klid a jistotu. Proto musíte sestavit jasný harmonogram se všemi záležitostmi a projekty, kterých se bude zaměstnanec účastnit. S největší pravděpodobností se bude jednat o různá online setkání za účasti lídra, mentora nebo týmu.

Kromě toho musíte věnovat čas:

1. Analyzujte obchodní procesy. Je třeba ještě jednou vyprávět o všech organizačních bodech, předpisech a normách, které jsou pro zaměstnance důležité. Čím lépe ten druhý pochopí mechaniku práce, tím rychleji se bude schopen adaptovat.
2. Popište motivační systém. Je nutné, aby to bylo pro začátečníka zcela srozumitelné. Musí vědět, jak se počítá mzda, jaké může dostat prémie, jaké KPI Musí být hotovo.
3. Varujte před možnými problémy. V každé práci jsou překážky, které mohou vést do slepých uliček. Proto je důležité prodiskutovat nejčastější problémy a říci vám, jak v těchto situacích jednat. Je lepší upozornit začátečníka na všechny možné potíže.

Všechny tyto otázky manažer plynule prozkoumá v první den práce začátečníka. Je však nemožné vstřebat tak velké množství informací najednou. Budete to muset opakovat vícekrát, aby zaměstnanci nic neuniklo. Začátečník se navíc může zapojit do více projektů najednou. A je důležité analyzovat specifika každého z nich.

Jak zorganizovat první měsíc práce začátečníka

V tomto období je potřeba vybudovat pracovní proces, proto je důležité, aby vedoucí nebo mentor nováčka neustále sledoval a byl v kontaktu. To vám umožní ovládat a průvodce zaměstnance a nenechávejte sám s problémy.

Nejpohodlnějším způsobem je interakce prostřednictvím online systémů pro řešení problémů. S jejich pomocí můžete sledovat pracovní proces a hodiny činnosti zaměstnance (například když vytváří úkoly nebo v zásadě je v systému). Předejdete tak přesčasům nebo naopak zbytečné nedbalosti. A také - pochopit, které úkoly způsobují začátečníkovi větší problémy.

Zvláštní pozornost by měla být věnována zpětné vazbě. Měl by být konstruktivní, jasný a konzistentní. V prvním měsíci je lepší komunikovat s nováčkem alespoň několikrát denně pomocí videohovorů nebo instant messengerů. Během takových rozhovorů si musíte ujasnit úkoly, utřídit chyby, pomoci se vyrovnat s obtížemi a uklidnit, pokud se něco nepovedlo.

To neznamená, že je nutné sledovat každou akci nováčka. Hlavní věcí je jasně mu stanovit úkol, poskytnout všechny potřebné vstupy, stanovit hodnotící kritéria a určit, jak a kdy zaměstnanec obdrží zpětnou vazbu o odvedené práci.

Jak vyhodnocovat výsledky adaptace

Přestože zkušební doba často trvá tři měsíce, do konce té první se musí zaměstnanec plně adaptovat na novou práci. Příliš dlouhý proces registrace je nerentabilní podnikání důležité jsou přece skutečné výsledky.

Proto je užitečné po výsledcích prvního měsíce práce uspořádat pro nováčka online schůzku s vedoucím nebo personalistou. Během rozhovoru stojí za to provést malý průzkum.

• Jak dobře práce naplňuje osobní očekávání? Jaké momenty máš rád a které tě přivádějí do rozpaků?
• Jak je strukturovaná komunikace s kolegy? Jak rychle a jak efektivně se vám s nimi daří řešit pracovní problémy? jaké jsou problémy?
• Jakým směrem se člověk plánuje v rámci práce ubírat? Jaké jsou vaše osobní cíle a cíle?
• Jsou klíčové cíle společnosti jasné? Týkají se pracovních úkolů?
• Jaké emoce vyvolává práce ve firmě? Jak úzkostný nebo zábavný byl první měsíc?
• Měli jste nějaké technické potíže při práci se službami v rámci společnosti?

Odpovědi na tyto otázky pomohou posoudit, jak je nováček sebevědomý a klidný, zda má náladu na práci ve firmě a jaké problémy je třeba řešit.

Během setkání je také důležité poskytnout podrobnou zpětnou vazbu: prodiskutujte s nováčkem jeho silné a slabé stránky a nezapomeňte ho pochválit. Při diskuzi o dovednostech, které vyžadují rozvoj, je třeba učinit konkrétní doporučení. Pokud manažer považuje nového zaměstnance za velmi slibného, ​​může mu již v této fázi nabídnout další školení.

Pokud je konverzace produktivní, pak se ukáže, že zvýší loajalitu zaměstnance a jeho důvěru, že bude moci pohodlně a efektivně pracovat pro tuto společnost.