12 odborných rad, které vám pomohou zůstat na dobré cestě
Různé / / October 13, 2021
Přepracování je příznakem špatného plánování.
Seth Godin
Podnikatel, ekonom, autor The Purple Cow a dalších marketingových bestsellerů
Pověst někoho, kdo vždy dokončí práci včas, stojí hodně. Ale nevzniká sama o sobě, jen proto, že se velmi snažíte, málo spíte a obecně pracujete jako kůň. Všechny výše uvedené jsou extrémní opatření pro někoho, kdo neví, jak plánovat.
Zde je několik klíčových zásad, které vám pomohou zvládnout pracovní zátěž a dokončit projekt včas.
1. Uvědomte si, že nedodržení termínů je vždy osobní volbou.
Existují oblasti, kde je téměř jediným způsobem, jak získat dobrý projekt, lhát zákazníkovi, že se s tímto úkolem vyrovnáte rychleji než vaši konkurenti. Pamatujte však, že práce v takovém odvětví je pouze vaší volbou. A pokud je hotovo, pak stojí za to přijmout, že termíny se nevyhnutelně zmeškají a budete se muset vyrovnat s úzkostí a dalšími nepříjemnými emocemi.
2. Zvažte možnost změny
Protože vše závisí na osobní volbě, zvažte jiné odvětví - takové, kde se očekává a oceňuje dodržování termínů. V něm můžete získat uspokojení, že plníte sliby a prospíváte lidem.
3. Nedělejte si falešné termíny
Pokušení je velké, protože časný termín vypadá jako dobrý podnět: všichni členové týmu přesně splní své úkoly, než přijde skutečný termín. Ale lidé jsou různí. Jeden bude poslouchat vaše slova a opravdu dělat všechno včas. A druhý bude považovat datum, které jste uvedli, pouze za doporučení.
Efektivnější tah je vysvětlit hned od začátku personálco přesně se míní termínem a jaké to bude mít důsledky, když to všechno porušíte. A falešný termín je něco jako slavný příběh o chlapci, který zbytečně křičel: „Vlci!“ Když byl opravdu napaden, nikdo nepřišel na pomoc.
4. Nechte nějaký čas
Nedávejte sliby partnerům a zákazníkům na základě interních termínů. Projekt, který nemá čas, bude pravděpodobně zpožděn. Není to možné, ale určitě. Čím delší je doba mezi dokončením projektu a dodáním zákazníkovi, tím vyšší je pravděpodobnost, že se do termínu vejdete.
5. Oceňte úsilí, které jste vynaložili
Je nákladnější udělat něco včas, než udělat totéž ve formátu „když to vyjde“. A pokud se nerozbijete termíny, považujte to za hodnotu, která by měla být zahrnuta ve vašich mzdách. Poté použijte získané peníze, abyste se ujistili, že nepropásnete další termín.
6. Řekněte si hlavní problém
Abyste dodrželi termíny, potřebujete systematický přístup k plánování a postup krok za krokem. Pokud neustále řežete rohy nebo vyhoříte do data splatnosti projektu, máte s největší pravděpodobností problém se systémovým plánováním. A je třeba to řešit.
7. Je -li to nutné, revidujte zadání
Provedení sjednané práce jen částečně, jen aby byl dodržen termín, je evidentně ztrátový tah. Mnohem kompetentnější je být neustále v kontaktu se zákazníkem a v případě potřeby společně revidovat referenční podmínky odstraněním nebo přidáním samostatných bloků. „Nyní to uděláme, ale toto bude v další verzi“ je naprosto přijatelná zpráva. Zvláště když lidé očekávají, že produkt obdrží včas.
8. Rozdělte globální termín na více místních
Máte-li velký, rozvětvený projekt, je stanovení jednoho termínu neuvážené: rozhodně nepřijdete včas. Je lepší rozdělit celkový termín na 10–15 přechodných. To vám umožní pochopit, jak se podnikání vyvíjí, a reagovat na místní zpoždění, než bude příliš pozdě.
9. Nečekejte, že odeberete množství
Mýtický koncept „měsíce člověka“ je vážnou pastí. Devět lidí, a to i při velmi velkém úsilí, nebude schopno porodit a porodit dítě za jeden měsíc. Ne vždy bude možné projekt urychlit přijetím dalších zaměstnanců.
Pokud tímto způsobem vyřešíte problém termínů, pak s největší pravděpodobností nebudete včas. Zvažte alternativu: mít dostatečný počet lidí v jakékoli fázi projektu a tyto fáze se pohybují paralelně, pokud je to možné.
10. Pokud lze o něčem rozhodnout předem, udělejte to
Když ke schválení každé fáze projektu potřebujete pouze jednu osobu, je nepravděpodobné, že budete moci spouštět více procesů souběžně. Pokud je ale předem vypracována přísná specifikace, mnoho věcí bude schváleno před zahájením projektu.
11. Oddělte podnikání od emocí
Když diskutujete o blížícím se termínu, diskuse se často scvrkává na otázky důvěry, studu a ocenění za úsilí každého člověka. Aby byly takové diskuse efektivní, je lepší rozebrat systémové složitosti a spoléhat se spíše na skutečná data než na emoce.
12. O problémech nemlčte
Takové potíže se samy nevyřeší. V moderním světě plném poslové a další příležitosti pro komunikaci, neexistuje žádný technický důvod, proč by manažer nemohl vědět o průběhu projektu a problémech, které vznikají, stejně jako o týmu.
Přečtěte si také🧐
- Jak naplánovat schůzky, aby byly efektivní
- Jak rychle a pohodlně naplánovat týden pomocí běžícího seznamu
- 5 důvodů, proč milovat termíny