Jak naplánovat schůzky, aby byly efektivní

Možná se vám schůzky nelíbí, ale přesto je musíte pořádat. Toto je nezbytná součást pracovního postupu v každé společnosti. Jedním ze způsobů, jak udělat schůzky užitečnějšími a rychlejšími, je pečlivě si je naplánovat. Kniha Olgy Demyanové, doktorky ekonomie, „Rychlá a efektivní setkání. Od přípravy po dosažení požadovaného výsledku. “

Se svolením vydavatelství „Alpina Pro“ vydává Lifehacker úryvek z druhé kapitoly.

---

Samotná setkání nejsou problém. Jsou dokonce nezbytné a jsou manažerským atributem moci. Musíte se zbavit dlouhých zbytečných a neúčinných shromáždění.

Nejběžnější typy schůzek:

• týdně;
• strategický;
• dělníci;
• hlášení;
• plánování schůzek;
• brainstorming;
• obchodní konverzace a schůzky;
• brífinky.

Všechny tyto typy lze seskupit do čtyř hlavních skupin:

1. podle trvání: rychlé (až 30 minut) a zdlouhavé (více než 1 hodinu);
2. podle počtu účastníků: až 10 osob a více;
3. podle účelu: pracovní, politický a informační;
4. podle času: plánované a neplánované.

Plánované schůzky Požadované atributy

Co plánovat:

• cíle;
• denní program;
• seznam pozvaných;
• plán;
• informační materiály;
• zodpovědný za vedení protokolu;
• předpisy představení.

V první řadě musí vedoucí zvážit cíle schůzky. Toto je výchozí bod pro pořad jednání a seznam účastníků, čas a předpisy.

Hlavní cíle setkání:

1. Nové informace - pro informační schůzku:

• důležité novinky a změny zásad;
• diskuse o plánech a strategiích;
• krátkodobé prognózy;
• prezentace nových produktů a přístupů;
• diskuse o rozpočtu;
• personální problémy.

2. Monitorování událostí a přijímání operativních rozhodnutí - pro pravidelná setkání:

• hlavní rizika a potíže;
• parametry pro hodnocení pokroku;
• posouzení klíčových procesů a nezbytných změn;
• diskuse o tom, co se děje: co se daří, co je třeba zlepšit;
• klíčová ponaučení a výsledky akcí;
• koordinace úsilí;
• komunikace.

3. Motivace - kreativní setkání, rozvíjení nových přístupů a team building:

• motivace k akci;
• kolektivní rozhodování;
• ctít individuální a kolektivní úspěch.

Účel tedy ovlivňuje typ schůzky a model její organizace. Například briefingy se liší počtem účastníků a délkou času. Pravidelné mají plánovaný charakter, jsou rychlejší v čase a s omezeným počtem účastníků. Kreativní setkání vyžadují speciální přípravu: uspořádání nábytku (obvykle oddělené stoly), čaj, káva a neformální atmosféra; nevyžadují dodržování pravidel oblékání.

Eisenhowerova matice pro otázky týkající se hodnocení schůzek

Je třeba mít na paměti, že schůzka je platformou, kde se přijímají důležitá rozhodnutí a překonávají se problémy. Matice Eisenhower je pole, kde se shromažďují všechny problémy a otázky. Jsou seřazeny podle důležitosti a naléhavosti.

Náměstí A: důležité a naléhavé záležitosti

Náměstí důležitých a naléhavých záležitostí by mělo být prázdné nebo malé. To bude znamenat, že splňujete datum splatnosti. Pokud existuje mnoho takových případů, je to známka dezorganizace. Příklady případů, které lze umocnit na druhou:

• případy přímo související s vašimi funkčními povinnostmi a ovlivňující vaše účinnost;
• případy, jejichž selhání může způsobit problémy;
• záležitosti související se zdravím a psychologickým klimatem v týmu;
• záležitosti ovlivňující bezpečnost týmu;
• případy, jejichž výsledky je třeba koordinovat nebo předložit vašemu vedení.

Náměstí B: důležité, ale ne naléhavé záležitosti

Pokud úkoly nebo záležitosti nemají žádnou naléhavost a neexistují žádná konkrétní data, kdy je třeba je provést, jmenuje exekutor sám načasování. Tento čtverec obsahuje všechny věci, které se týkají vaší funkce v podniku, věci, které děláte pravidelně a jejich implementace je zpravidla vázána na obecný rozvrh v podniku (například příprava finální hlášení). K takovým případům lze připsat výzkumné úkoly, které vyžadují určitou dobu, ale výše mzdových nákladů je do okamžiku dokončení nejasná. Úkoly prvního a druhého náměstí by měly být neustále sledovány, a proto je vhodné je zařadit do programu schůzí.

Náměstí C: naléhavé, ale nedůležité záležitosti

To jsou rušivé prvky. Často jednoduše zasahují do soustředění se na důležité úkoly a snižují efektivitu. Vždy si pamatujte své cíle a naučte se rozlišovat mezi důležitými a vedlejšími.

Stojí za to vstoupit na toto náměstí:

• vnucen někým ze strany jednání resp jednání;
• diskuse o problémech, které mohou vyřešit podřízení;
• diskuse o nepodnikatelských problémech;
• diskuse o abstraktních tématech.

Náměstí D: neurgentní a nedůležité záležitosti

Případy v této kategorii vás nepropagují v projektech, ale odvádějí vaši pozornost od práce na nich.

• nepřináší vůbec žádný užitek;
• je užitečné se jimi vůbec nezabývat;
• Pojídači času

Pro každý cíl vůdce staví další otázky:

• Kdo má informace a znalosti týkající se zvažovaného problému?
• Čí zájmy tento problém ovlivňuje?
• Na kom závisí rozhodnutí?
• Kdo potřebuje znát informace k projednání?
• Kdo bude realizovat přijatá rozhodnutí?

Při plánování schůzek projektu můžete použít metodiku 99/50/1.

Vedoucí organizuje setkání ve třech důležitých bodech projektu:

• na začátku - ponořit všechny účastníky do tempa projektu a do budování týmu ve skupině;
• v mezistupni - prodiskutovat výsledky provedené práce a další úpravy, pokud ano nutné;
• v cíli, kdy zbývá realizovat 1% z celkového objemu - pro předběžné sečtení.

Toto načasování vám pomůže lépe využít čas na schůzkách.

Denní program

Agenda je plán úkolů, které je třeba na schůzce vyřešit. Je nutné jasně definovat čas pro každý projev, vyhradit samostatný čas na diskusi a zpětnou vazbu od všech účastníků.

Při plánování načasování schůzky je důležité vzít v úvahu následující:

• důležitost bodu pořadu jednání;
• časový limit pro každé představení;
• v případě potřeby přestávky;
• 20% času na další důležité informace.

Program jednání je zaslán všem účastníkům schůzky.

Musíte se cvičit, abyste měli rychlá a efektivní setkání!

Vaše časové pokyny:

Seznam pozvaných

Optimální počet účastníků rychlých schůzek je 5-7 lidí. Přijatelných je 8 až 12 lidí, pokud má vedoucí schůzky dovednosti facilitátora.

Pro generování nápadů, stanovování cílů a letů je ideální kompozice maximálně 15 lidí.

Na Googlu platí nevyslovené pravidlo - maximální počet účastníků je maximálně 10.

Amazon má pravidlo dvou pizz: na schůzce by mělo být tolik lidí, kolik můžete nakrmit dvě pizzy.

Existuje pravidlo 8-18-1800:

• ne více než 8 lidí - řešení pracovních problémů;
• ne více než 18 - brainstorming, kolektivní řešení problémů;
• až 1800 lidí - informace a možnost komunikovat.

Studie společnosti Bain and Company uvádí, že v rozhodovacích skupinách má přidání více než sedmi účastníků za následek asi 10% nižší účinnost.

Přímo odpovědné osoby jsou povinny se schůzí účastnit.

Apple uvádí u každé položky schůzky jméno odpovědné osoby. Každý zaměstnanec má tedy v rámci přiděleného zadání jasnou oblast odpovědnosti.

Pokud často organizujete schůzky, tato kniha vám určitě přijde vhod: Olga Demyanova navrhuje studium 16 technik a čtyři nástroje, které pomohou zlepšit efektivitu všech účastníků těchto setkání.

Koupit knihu