Jak správně delegovat pracovní úkoly
Různé / / June 04, 2021
Kategorické objednávky, nepozornost vůči zájmům zaměstnanců a nedostatek vděčnosti nejsou nejúčinnějším přístupem k rozdělení úkolů v týmu.
Dobrý vůdce není ten, kdo nese vše na svých vlastních bedrech, ale ten, kdo dokáže sestavit silný efektivní tým a kompetentně rozdělit odpovědnost, včetně těch neplánovaných.
Delegování, to znamená delegování úkolů z jednoho zaměstnance na druhého, pomáhá6 strategií pro zapojení vašich zaměstnanců / Harvard Business School online zvýšit úroveň zapojení v týmu a vůdci, kteří v tomto uspěli, přinášejí v průměruDelegování: Obrovská výzva pro správu pro podnikatele / Gallup Business Journal jejich společnosti mají o 33% vyšší příjem než ostatní.
Ale jen říct „udělej to“ je špatné. Tón objednávání, špatně naplánovaný úkol, nedostatek vysvětlení - to vše může způsobit odmítnutí a ve výsledku skončit ne nejlepším výsledkem.
Řekla to expertka na Harvard Business School Lauren LandryováJak efektivně delegovat: 9 tipů pro manažery / Harvard Business School online pravidla, která pomáhají efektivně delegovat a zlepšovat výkon.
1. Posoudit schopnosti zaměstnanců
Existují úkoly, které nelze delegovat. Například jsou nedílnou součástí vašich povinností. Nebo jiný zaměstnanec nemá znalosti a kvalifikaci k provádění těchto úkolů. Nebo jsou naopak mnohem jednodušší než ty, které obvykle dělá. Například požádat manažera prodeje nebo auditora, aby našel mistra pro opravu kancelářského kávovaru, by bylo mírně řečeno nevhodné.
Obecně platí, že než někomu něco svěříte, měli byste si položit otázku:
- Zvládne člověk tento úkol? Má dostatek času, nebo to bude zasahovat do jeho dalších povinností?
- Bude mít zaměstnanec dostatek znalostí a dovedností? Nebo ho musíte informovat tak dlouho, že je snazší to udělat sami nebo najít jiného odborníka? Řekněme, že musíte napsat zprávu o práci týmu na projektu, ale kolega, kterého chcete přiřadit, to bude dělat obecně Nikdy jsem takovou věc neudělal, což znamená, že podnikání bude postupovat pomalu, s vrzáním a možná bude muset všechno přetvořit.
- Pomůže tento úkol zaměstnanci zlepšit některé dovednosti a získat zkušenosti? To je volitelné, ale bylo by to hezké.
- Existuje zaměstnanec, který to zvládne lépe?
2. Pokuste se vyhovět zájmům a potřebám každého
Například musíte zorganizovat team building pro celý tým, ale na to není žádný speciální zaměstnanec. Existuje však člověk, který je silný v komunikaci a rád by získal zkušenosti s organizováním akcí, školení a personálním managementem. Můžete mu nabídnout tento úkol.
Nebo je společnost dočasně ponechána bez specialisty SMM, ale je tu někdo, kdo se dobře orientuje v algoritmech sociálních sítí a nevadilo by mu vyzkoušet si ruku v marketingu.
To samozřejmě není vždy možné. Existují nudné úkoly, které nikdo nemá rád. Ale přesto nebude nadbytečné kriticky hodnotit tým a přemýšlet o tom, komu by nový úkol mohl prospět.
3. Nastavte úkol správně
Když oslovujete zaměstnance, vysvětlete, proč mu chcete úkol svěřit, jak může být užitečný pro společnost i pro něj osobně. Nezapomeňte pochválit a uvést jeho silné stránky, které ovlivnily váš výběr. Být zdvořilý.
Řekněte nám o úkolu podrobně. Mějte jasný cíl a časovou osu. Uveďte všechny požadované dokumenty a další informace. Bude velmi dobré, pokud budou všechny potřebné materiály jasné a strukturované, aby zaměstnanec nemusel trávit mnoho hodin vymýšlením, co je co.
4. Zajistěte normální komunikaci a příjemnou atmosféru
Dejte člověku vědět, že jste vždy k dispozici, abyste pomohli, navrhli a odpověděli na otázky. Varujte, že pokud z nějakého důvodu nezvládne nebo nestihne termín, bude s vámi moci mluvit a společně něco vymyslíte.
Zeptejte se, co potřebuje k dokončení úkolu. Možná mu budete muset poskytnout další informace nebo ho například propustit z aktuálního dění.
Jak již bylo řečeno, je důležité zůstat přátelský, aby vás zaměstnanec neváhal kontaktovat, pokud se něco pokazí.
5. Ujisti se
Když úkol dokončíte sami, máte úplnou kontrolu nad situací. Pokud se práce ujme někdo jiný, může dojít k milionu problémů, které mohou mít za následek špatné výsledky nebo zmeškané termíny.
Předem si promyslete, co budete dělat v případě nepříznivého vývoje událostí. Připravte se na to, abyste se úkolu ujali sami, nebo jej rychle zadáte někomu jinému.
Snažte se s těmito situacemi zacházet nikoli jako s neúspěchem, ale jako se zkušeností, která vám pomůže lépe porozumět vašemu týmu, jeho schopnostem a úrovni organizace.
6. buď trpělivý
Ano, existují věci, které je rychlejší udělat sami, než někoho svěřit, a pak trávit čas zodpovídáním otázek a sledováním výsledku.
Je důležité si uvědomit, že nejste lidský orchestr a pro efektivní práci musíte rozvíjet svůj tým zaměstnanci příležitost udělat něco nového, stát se kompetentnějším, učit se, a to i od svých chyby.
To znamená, že musíte být trpěliví, pokud někdo položí příliš mnoho otázek nebo se vyrovná s úkolem pomaleji, než jste čekali.
7. Jděte do toho a požádejte o zpětnou vazbu
Až bude úkol hotový, řekněte zaměstnanci, jak hodnotíte jeho práci: co se vám líbilo a proč jste připraveni ho pochválit, jaké body by bylo možné zlepšit, co je třeba pro to udělat a v čem hledat budoucnost.
Mějte pravdu. Nenadávejte, nezvyšujte hlas, neznehodnocujte a nekritizujte bezdůvodně. Určitě začněte chválou a pak jemně promluvte o tom, na čem je třeba pracovat.
Pokud byl úkol pro osobu nový a obtížný, zeptejte se ho, jak na něm pracoval. Co bylo snadné a co ne, co zajímavé a co se mu vůbec nelíbilo, jak sám hodnotí výsledek, co by rád vylepšil a jak to plánuje udělat.
8. Nezapomeňte poděkovat
A nejen jeden na jednoho, ale také veřejně, zvláště pokud úkol nebyl snadný. Pochvalte osobu před celým týmem, dejte mu den volna navíc, označte ji za nejlepšího zaměstnance, pokud to společnost praktikuje.
Také byste si neměli přivlastňovat plody práce někoho jiného. Místo toho, abyste řekli „Zorganizoval jsem budování týmu“ nebo „Připravil jsem zprávu,“ je lepší zdůraznit, že jste vše připravovali společně a váš kolega hodně pomohl. Lidé cenit sikdyž jsou uznány jejich zásluhy, zvyšuje se jejich angažovanost v práci a loajalita vůči společnosti.
Přečtěte si také🧐
- Jak spravovat svůj tým bez chyb: 8 tipů od CMO
- 5 životních hacků pro začínajícího vůdce
- 4 běžné chyby, kterých se noví vůdci dopouštějí