10 tipů, které vám pomohou pracovat efektivně z domova

1. Vytvořte jeden pracovní prostor pro všechny zaměstnance

Nepředávejte to podřízeným, jinak se zavedené procesy změní v chaos, když zaměstnanci navzájem nevidí práci a nechápou, kdo je za co zodpovědný. Výsledkem je, že jsou potlačeny základní úkoly, pracovníci ztrácejí angažovanost a efektivita práce má tendenci k nule.

Tady je minimální sada nástrojů, které by se vám mohly hodit:

• Správce úloh. Je vhodné s ním nastavovat úkoly, sledovat vytížení oddělení a každého zaměstnance.
• Obecný kalendář. Pomůže vám dodržet plán dovolené a volna a také naplánovat důležité události, jako jsou telefonní hovory s klienty nebo kolegy, abyste jim nemuseli osobně účastníkům schůzky připomínat.
• Posel pro řešení naléhavých problémů. Můžete vytvořit obecný chat pro celou společnost a menší chatovací místnosti pro jednotlivé týmy a projekty.
• Cloudové datové sklady a řešení dokumentů. Budou užitečné pro spolupráci během hovorů a sdílení odkazu je jednodušší než odesílání dokumentů a těžkých souborů poštou nebo v aplikaci Messenger.

2. Buďte v kontaktu s těmi, kteří pracují z domova

Práce na dálku není důvodem zapomenout na disciplínu a přejít na volný rozvrh, kdy je čas na pracovní činnosti přidělen podle zásady „Udělám to, ale pak. Na valné hromadě informujte zaměstnance o novém formátu práce a stanovte hranice pracovního dne: například od 9 do 18 hodin by měli být všichni v kontaktu a je třeba upozornit na volno alespoň pro pár dnů.

I když všichni pracujete na dálku, jste stále jeden tým. Sdílejte novinky o společnosti, pravidelně (alespoň jednou týdně) vyprávějte o splněných úkolech a nových plánech, veřejně oslavujte úspěch oddělení. Na závěr nezapomeňte svým zaměstnancům popřát všechno nejlepší k narozeninám. To pomůže udržet týmového ducha a podřízení se nebudou cítit zapomenuti a opuštěni svému osudu.

3. Zadejte pravidla pro chatování

Chaty jsou pohodlným nástrojem, ale mají své nevýhody. Neustálý proud zpráv je stejně rušivý jako klepání sousedů v kanceláři, takže to dává smysl rozlišovat mezi komunikací a zahájit samostatné chaty pro naléhavé otázky a všechny druhy rozhovorů, ne relevantní. A tento chat lze s čistým svědomím zamaskovat a po skončení pracovního dne jej znovu přečíst.

Nepoužívejte chaty k řešení složitých problémů, když potřebujete získat názor všech členů týmu. Na výjezdu obdržíte spoustu zpráv, ale nepřijdete k jedinému řešení, které by vyhovovalo všem. Je lepší se dohodnout na hovoru a v chatu zaznamenat, co jste skončili.

A snažte se nevytvářet zbytečný šum: nerozdělujte jednu zprávu na tucet ve stylu „Ahoj. Tady to je. Úkol je nový. “ Respektujte čas ostatních lidí a nepřinutte partnera, aby byl neustále rozptylován oznámeními.

4. Uskutečňujte pravidelné videohovory s týmem

Nejprve vám pomůže udržet prst na tepu a přerozdělí pracovní zátěž, pokud se jeden zaměstnanec dusí úkoly a jiný trpí nečinností. Za druhé, je to dobrý nástroj pro sledování nálady podřízených: koneckonců krátké zprávy v chatu nevypovídají intonaci a během osobního rozhovoru můžete zjistit, co koho trápí.

Nezvonit pro show. Naplánujte obsah každé konverzace, předem informujte všechny účastníky o tom, o čem se bude diskutovat, a jako výsledek vytvořte protokol schůzky: co se rozhodli, jaké úkoly si stanovili a kdo je zodpovědný za jejich implementaci. Nemusíte volat každý týden, abyste měli přehled o tom, jak se společnosti daří. Zaměstnanci mohou se svými vedoucími komunikovat pouze pravidelně a již vám budou podřízeni.

5. Vypracujte jasný pracovní plán

Každý zaměstnanec by měl mít při práci přístup ke všem informacím, které mohou být potřebné. To je obzvláště důležité pro začátečníky: je třeba je aktualizovat a přizpůsobení na vzdáleném místě může trvat déle než při živé komunikaci v kanceláři. Chcete-li zabránit tomu, aby se nový zaměstnanec ztratil v toku informací, přiřaďte mu kurátora, který bude schopen odpovědět na jakékoli otázky o tom, jak funguje život a práce společnosti.

V ideálním případě by znalostní základna práce společnosti měla být uspořádána tak, aby se procesy nezastavily, i když klíčoví zaměstnanci onemocní nebo odjedou na dovolenou. Vytvářejte dokumenty, které velmi podrobně vysvětlují, co dělat v typických pracovních situacích, a zpřístupněte je veřejně.

6. Zaznamenejte všechny úkoly v úkolech

Toto pravidlo by mělo platit nejen během nuceného odstranění. Nespoléhejte na ústní dohody: pokud není stanoven žádný úkol, nebude mít žádný výsledek.

Zde jsou jednoduchá pravidla, se kterými budou úkoly řešeny efektivně a včas:

• Jasně informujte o svém úkolu. Nenuťte podřízené hrát psychiku nebo vylovovat další informace slovem. Zaměstnanec musí okamžitě pochopit, co se od něj chce.
• Jmenujte odpovědné osoby a exekutory. V opačném případě existuje riziko, že podřízení budou úkol donekonečna házet na sebe, a v důsledku toho to nikdo neudělá.
• Stanovte termíny. Úkol, který je třeba udělat „jednou“, pravděpodobně nikdy nebude dokončen.
• Odpovězte na otázky a poskytněte zpětnou vazbu. Tímto způsobem získáte důvěru ve svůj tým a zvýšíte pravděpodobnost úspěšného dokončení úkolu.

7. Automatizujte rutinní procesy

V kanceláři je vše jednoduché: pokud potřebujete napsat žádost o dovolenou, zaměstnanec jde za HR, vezme hotový formulář, vyplní jej a dá k podpisu. V izolaci se obvyklé otázky stávají problémem: jeden zaměstnanec si chce vzít volno a druhý urgentně potřebujete podepsat fakturu k platbě, potřebujete podpis manažera, ale není kam si ji vzít - ne u něj doma jít.

Existuje pouze jedna cesta ven: hledat způsoby, jak opustit papírování a převést veškerou práci s důležitými dokumenty do elektronické podoby.

8. Vytvořte jasný a transparentní kontrolní systém

Možná vás zaplaví podezření, že zaměstnanci dělají doma cokoli, ale nepracují. Samozřejmě je nutná kontrola, ale je důležité zachovat zdravý rozum. Pokud neustále podřizujete podřízeným a ptáte se, jak je to s jejich projekty, nebudou fungovat rychleji, ale neustále se bude hromadit napětí, které dříve či později vyústí v konflikt.

Dohodněte se s vedoucími oddělení, že každé ráno budou shromažďovat informace od zaměstnanců o aktuálním nákladu a v případě potřeby je předat vám. Neovládejte proces, ale výsledek. Velké projekty lze tedy rozdělit do několika fází s jasným výsledkem a časovým limitem, aby bylo možné řešit vznikající problémy hned, jak přijdou.

9. Přeneste své obchodní oddělení do CRM

CRM je automatizovaný systém řízení vztahů se zákazníky. Jednoduše řečeno, jedná se o speciální software, který zaznamenává všechny kontakty se zákazníkem od prvního volání po prodej.

Na vzdáleném místě se CRM stává skutečnou spásou pro obchodní oddělení. Umožňuje vám minimalizovat lidský faktor: manažeři se při rutinních operacích nezastaví, nezapomenou jednotlivým klientům a vždy si bude vědom toho, v jaké fázi se jednotlivé transakce nacházejí a jaká by měla být další krok. A manažer může sledovat výkon každého specialisty a v případě potřeby redistribuovat pracovní zátěž.

10. Komunikujte se zákazníky prostřednictvím CRM

Situace: telefon v pevné síti zůstal v kanceláři, ale nějak je nutné mluvit s klienty. A také kontrolujte komunikaci - jinak bude těžké pochopit, proč padla slibná dohoda. Pomůže CRM s vestavěnou telefonií: umožňuje vám propojit nejen kanály hlasové komunikace, ale také chaty na webu a v messengeru. Je vhodné okamžitě reagovat na dopisy a zprávy v CRM a celá historie interakce s klientem okamžitě vstoupí na jeho kartu.