5 způsobů, jak uvolnit čas důležitým úkolům pro ty, kteří se topí v maličkostech

V práci jsme den co den zaneprázdněni schůzkami, zprávami, analýzou pošty a dalšími věcmi. Není čas jen přemýšlet, natož plánovat nebo rozhodovat, co je opravdu důležité. A není to ani tak, že je několik hodin denně, je to jen o tom, že čas rozdělíme nesprávně. Kariérní trenéři Ravi Raman a Melody Wilding sdíleli, jak to napravit.

1. Pochopte, co vás nutí vyplňovat čas pracími

Když jste celý den něčím zaneprázdněni, cítíte se potřební a užiteční. To platí zejména pro manažery a ty, kteří jsou zvyklí být vynikajícím studentem. "Jejich sebeúcta je silně svázána s úspěchem a množstvím," říká Wilding.

Kromě toho často zaměňujeme produktivitu (zaškrtněte všechny položky mimo seznam) s efektivitou (splňte strategicky důležitý úkol).

A s neustále hořícími termíny se obecně zdá, že myšlení je nepřípustný luxus. Prvním krokem je tedy pochopit, co je za zvykem být zaneprázdněn.

Analyzujte své přesvědčení o sobě. Přemýšlejte o tom, jak definujete úspěch, o čem se cítíte hodni. A nehodnoťte se v tomto procesu: nyní je důležité pochopit, co vás vede.

2. Přehodnoťte svou roli a priority

Dnešní svět se vyvíjí nebývalým tempem. To také ovlivňuje organizaci společností: zaměstnanci se pohybují po kariérním žebříčku rychleji, častěji dostávají nové povinnosti. Ale po povýšení často pokračujeme v práci jako ve staré pozici. Spoléháme na stejné myšlení a návyky, i když se naše povinnosti úplně změnily.

Pokud máte pocit, že jste také uvízli na místě, je čas přehodnotit svou roli. Například použijte Eisenhowerovu matici. Podle něj lze případy rozdělit na důležité naléhavé, důležité neurgentní, nedůležité urgentní a nedůležité neurgentní.

Častěji než ne, přehlížíme důležité, ale neurgentní záležitosti, i když jsou to ty, které pomáhají posunout se kupředu.

A ocitáme se v zajetí naléhavých, ale ne tak důležitých úkolů: analýza pošty, volání, oprava chyb. Takže se občas zkontrolujte. Podívejte se, kolik utratíte za důležité věci, které nejsou urgentní, a pokud nejste příliš ponořeni do maličkostí.

3. Nakreslete hranice

Chcete-li si najít čas na ty nejdůležitější věci, strukturujte svůj den novým způsobem. Ujistěte se, že máte pod kontrolou svůj plán a ne ostatní lidi. Mnoho lidí začíná týden prázdným kalendářem a poté k němu přidává schůzky a schůzky na žádost ostatních. Výsledkem je, že jejich vlastní priority jsou odsunuty na pozadí.

Zrušte tento přístup. Předem si označte časové úseky, které věnujete svým důležitým cílům, a teprve poté naplánujte zbytek. Nereflektujte na to, co je důležité pro váš rozvoj ve volné hodině mezi ostatními povinnostmi. Vyhraďte si na to čas, když se budete snažit, nebo když jste si jisti, že vás nebudou rušit.

4. Naučte se odmítat

Dobře se podívejte na své seznam úkolů. Je pravděpodobné, že od některých úkolů lze upustit, některé odložit a jiné omezit. Tím se uvolní čas navíc.

Pokuste se také zbavit zbytečných schůzek. Neuspokojte se s nimi, pokud vaše přítomnost není opravdu nutností.

Nejčastěji lze schůzku nahradit písemnou zprávou a nápady lze projednat ve společném dokumentu.

Než začnete, zeptejte se sami sebe, co by dnes udělalo opravdu cool. Je nepravděpodobné, že se jedná o kontrolu padesáti nahromaděných zpráv.

5. Zeptejte se odvážných otázek

Poté, co se vám podařilo uvolnit nějaký čas v kalendáři, je čas jej použít. Zapomeňte na to, co je naplánováno na aktuální týden, nebo na to, co řeknete na schůzce se svým šéfem. Přemýšlejte o velkých otázkách, kterým se obvykle vyhýbáte.

• Kdo se můžeme stát společností?
• O co se jako tým usilujeme?
• Co by nám pomohlo rozvíjet se?
• Jaká je moje role?

Otázky jako tyto nám pomáhají přijít s kreativními řešeními, která nevidíme v našem obvyklém pracovním plánu. Když obdržíte odpovědi, zaznamenejte si je a udržujte je na očích. Cvičte pravidelně, abyste nezapomněli na velké cíle.