7 věcí, které vyděsilo zapomenout při plánování cesty
Tipy / / December 19, 2019
1. Make plán cestovní
Obvykle letenek dříve koupili, levnější jsou. Podobná situace může být a s vlakem jízdenku: na některých trasách - dynamické tvorby cen. To znamená, že to nemění na místech, tím vyšší cena. Všechno ostatní - doprava, hotelové pokoje, coworking - je také lepší vybrat a zaplatit předem: stačí protože tam bude více možností, a v některých případech můžete získat slevu pro včasné book.
Dokonce i v případě, že cesta vede jen jedna osoba v podniku, musí být časový harmonogram pro jeho služební cesty. Pak bude možné rezervovat a zaplatit za všechno předem. Samozřejmě, někdy plány se mohou měnit, ale spontánní cesty vést k finančním ztrátám. Jakmile začnou plán a držet se ho, najít peníze na náhlé obchodní cesta jednodušší.
2. Poraďte se se svým cestovní politiky
Ve velkých společnostech cestovat politiku - doklad o několik desítek stran. V něm jsou podrobně popsány všechny zásady, kterými se řídí výlet: kolik můžete strávit na vstupenky, které Hotely kategorie jsou povoleny, kolik diety se platí v různých zemích, kdo a jak uhradit náklady zakopnout. V menším politice společnosti cestovní méně formální, často na úrovni gentlemanské dohodě. Přesto, že je závazná.
Specialista, který se zabývá organizací výletů, aby všechna pravidla a čísla ve vaší hlavě, není snadné. Zvlášť pokud hodně služební cesty a nákladů na ně nejsou vždy stejné. Účtů před každou akcí, zda platby za jízdenky, rezervace hotelů, nebo výpočty cestu, zjistěte si u cestovní politikou. A nespoléhejte na své vlastní paměti a zkušeností - protože všechny chyby mohou být pro podniky nákladné.
3. Vypočítá nejlepší trasu,
Čím více dní vydržet zaměstnance, tím více se bude muset přidělit denně. Zvlášť, když si výlet zachytí víkend: i když v těchto dnech nejsou expert pracující pro společnost jsou nevyhnutelné náklady.
Na druhou stranu, je rozdíl v cenách z letenek na různých časech může neutralizovat úspory denně. Například low-cost letecké společnosti létají pouze v úterý a sobotu, a na prestižní národní letecké společnosti - každý den a my musíme využít jejích služeb. Zvážit všechny možnosti, a ty, u kterých méně než jednou denně, a ty, kde vstupenky jsou levnější. To pomůže učinit informované rozhodnutí.
Ale nezapomeňte na pohodlí zaměstnanců. Stěží obchodní jednání budou úspěšná, pokud váš kolega půjde s ní bezprostředně po letu přes noc.
4. Zamluvit si jízdenky, transfery, ubytování
Organizace služebních cest může být ve srovnání s košem v supermarketu, který je třeba vyplnit. Nejdůležitější a drahé položky v něm - letu, transfer do az letiště, hotel. Jak mohu si tohle všechno nejlépe využít?
- Můžete ručně vyhledávat vhodné možnosti pro letecké společnosti a hotely, a pak se snažit, aby z nich kombinaci optimální. Ale bez zkušeností budete pravděpodobně ušetřit mnoho.
- Můžete jej věřit, že speciálně vyškolených osob - zaměstnanců agentur, které organizují výlety. Ale pro každou službu, kterou zaplatí, protože agentura bere provizi za jejich práci.
- Můžete využít služeb pro organizování výletů, které slouží jako kompletní náhrada za podnikání cestovních kanceláří a agentur. Ty vám umožní si vše, co potřebují během několika minut a za konkurenceschopné ceny.
Můžete zaregistrovat OneTwoTrip pro firmy a zajistit přístup k systému pro zaměstnance, kteří cestují služebně. A oni už sami všechno bude v plánu v rámci stanovených limitů, které jste.
Pay může být firemní karty nebo z účtu v systému. Mimochodem, pro registraci na webových stránkách do 31. října OneTwoTrip pro podnikání dává 1000 bonusové rublů.
Pro účast v akčním OneTwoTrip pro podnikání
5. Rozhodnout, co dělat v případě zásahu vyšší moci
Vše, co může jít podle plánu: letadlo je pozdě, zaměstnanec onemocní den před odjezdem, hotel overbooking stane, pravá událost najednou odložen. Co dělat v takové situaci? Minimálně vzít v úvahu dodatečné náklady v rozpočtu na cestu. A být připraveni rychle vyřešit problém zaměstnance, kteří mohou být tisíce kilometrů daleko od vás, koupit mu nové lístky a hledat jiné ubytování.
Důležité: vysvětlit zaměstnancům, že odměna za nové letenek a ubytování mimo nákladů kapesních jen v krajních případech. Samozřejmě, budete kompenzovat své náklady. Ale kdo vás bude kompenzovat dodatečné náklady na DPH na služebních cestách? Daň se vrací pouze v případě, že transakce mezi právnickými osobami.
6. Pojištění take care
Ruští občané na misi v zemi lze použít politiku MHI. Hlavní věc - nezapomeňte vzít s sebou.
Při cestách do zahraničí vyžadují jinou pojistnou smlouvu - jít do zahraničí. Bez politiky může zaměstnanec „rozšířit“ na příjezdu do jiné země. Takové případy - vzácné, ale stále přicházejí. Kromě historie astronomických účty za pár popíchnutí v cizím klinice není mýtus. Pojistná smlouva je levná a ušetří značné množství.
7. Shromáždit všechny doklady o výletu
Není to tak těžké zorganizovat výlet, protože je správně sestavit. Je třeba, aby zprávu o předem dohodnout na hotely a lety s vedením, sbírat hromadu dokumentů k podpisu zprávu o cestě... I v případě, že společnost se snaží dostat pryč od byrokracie, vše zde by mělo být jasné - to jsou požadavky zákon.
Pro hlášení je nutné shromáždit všechny palubní vstupenky, faktury od hotelů, letenek, všech kontrol a jiných dokumentů vztahujících se k výletu.
Létáme s OneTwoTrip pro podnikání!