Jak vytvořit tabulku prací na projektu v Excelu v 10 krocích
Work And Study / / December 25, 2019
Máte-li řídit projekty, je důležité, aby se vždy vědět, kolik máte problémy a lhůtu, v níž musí hrát. A když uděláte vizuální schéma, bude snazší vysvětlit klíčové body ze života projektového týmu, které se účastní práce, jakož i ostatních zúčastněných stran.
Projektové řízení se často používají speciální programy, ale také v obvyklé MS Excel můžete vytvořit jasné a přístupné plán.
Diagram ukazuje, jak projekty události a úkoly spojené s sebou v čase. Dobře napsaný graf ukazuje důležité informace o plnění konkrétních úkolů a na rozvoj projektu jako celku, pomáhá vidět obraz.
Chcete-li vytvořit graf v Excelu (verze 2007 a novější), je třeba provést všech 10 kroků.
Co je to, že v této tabulce? Nejdůležitější informace jsou zobrazeny s barevnými linkami a bary:
- Line of dne - červená svislá čára, která ukazuje, kde jsou dnes;
- načasování problémy - šedá horizontální tyče, které ukazují, jak dlouho trvá každý úkol;
- připravenosti úkoly - zelené vodorovné čáry, které označují, v jaké fázi je úkol, a čím více je třeba ještě vykonat.
Různé verze akcí MS Excel se může mírně lišit, ale tak jako tak proces je univerzální, a vyrovnat se s plánováním může být libovolný uživatel.
Detailní video (v angličtině) lze nalézt zdeTo trvá půl hodiny svého času.
Krok 1. Spuštění, přemýšlet o výsledku
Snadno vyrovnat se s úkolem, tisk nebo kreslení na papíře plánu, jak by to mělo vypadat na konci. Zachovat kus papíru před sebou porovnat každý krok vzorku. Režim nemusí pečlivě vtáhnout, prostě zamknout formulář schéma a držet na ruce, bude to dobrá připomínka.
Krok 2. Vytvořte tabulku s daty
Aby pozemek graf, musíte nejprve vydat tabulku. V příkladu projektu je rozdělena do čtyř fází, z nichž každá je problém.
Tvoří níže uvedené tabulky tabulky. Na 30-tého řádku záhlaví sloupců v nacházejí.
Budeme rozumět smyslu údajů v tabulce:
- fáze"Fáze 1", "Fáze 2", "3 fází", "Phase 4" a "Dnes." Ukazuje, jaké fázi projektu odpovídá události.
- typ"Fáze", "úkol", "Today". Zobrazuje typ události, rozlišování mezi úkolu a ve fázi provádění stavby.
- Datum zahájení: datum začátku události.
- událost: Ukazuje název události v grafu.
- termíny: ukazuje, kolik dní trvá úkol.
- Ochota Procenta: demonstruje stupeň plnění pro každý úkol a fáze, 0% - úloha není spuštěna, 100% - dokončena. Míra pro kategorii „Phase“ není spojen s úkoly úspěšně a vystaveny odhadnuta. Rozhodovat o procentní dokončení jedné nebo druhé fáze, je třeba uplatnit svá vlastní pravidla.
- Připravenost ve dnech: Doba, po kterou byl index připraven v případě procentech. V úkolu, který trvá 10 dny a je o 50%, bude toto číslo se rovná pět dní (10 dní x 50%).
- výška: Výška hodnota je důležitá pro návrh, protože to určuje, jak vysoká nebo nízká bude událost projeví v plánu mapy. Hodnoty lze zadat jakýkoliv, ale lepší, aby malý počet blíží nule. V příkladu použitý rozsah od +25 do -25. Je-li výška je pozitivní, událost projeví v grafu nad vodorovnou osou, pokud je záporná - pod osou.
Krok 3. Vytvořit graf s osách X a Y, přidejte ho do prvních dat ze sloupce „Datum“
Je čas vytvořit graf pro vizualizaci dat v vývoje stolních vyrobených v předchozím kroku. Použijte bodový graf s osami X a Y jsou, protože to vám umožní volně nakládat základních souřadnic na obou nápravách.
Postupujte podle následujících kroků:
- Vyberte kartu v hlavním menu „Vložit“.
- Dále vyberte „Charts» → «Spot» → «rozhozu se značkami“ prázdné grafu se objeví před vámi.
- Háček na okraj grafu a změnit jeho velikost a umístění tak, že mapuje pole rozsah od buňka B4 do buňky K26 (stiskněte a podržte klávesu Alt sladit právo chart oblasti na hranicích buňky).
- Klepněte pravým tlačítkem myši na graf a vyberte položku menu „Vybrat data“.
Přidejte soubor údajů v rozsahu kliknutím na tlačítko „Add“ v dialogovém okně.
- Chcete-li změnit název „Název řady“ vložil se do příslušného pole k buněčným „Podmínky“ E30.
- Pro hodnotu osy X, zvolte příslušné pole a vyberte buňky C33:. Datum C46 «Start“
- Pro hodnotu osy Y, zvolte příslušné pole a vyberte buňky H33: H46 «výšku».
- Kliknutím na tlačítko OK zavřete okno Add dat.
- Kliknutím na tlačítko OK zavřete okno pro výběr dat.
Tyto akce nám dává jednoduchý bodový diagram s automatickým formátováním.
Udělat značky událostí jsou zelená:
- Klepněte pravým tlačítkem myši na všechny vybrané značky dat vyberte change „Formát datové řady“.
- V seznamu na levé straně vyberte záložku „Nastavení marker“, pak vyberte typ markeru postaveného „Crystal“. Zvětšit velikost 10 bodů.
- V „Fill značky“ vyberte pevnou výplň. Změnit barvu výplně na zelenou.
Nyní máme bodový graf ukazující čas. Zatímco zelené značky ukazují spustit pouze úkoly.
Změnit název grafu, poklepejte na textové pole s názvem a zadejte své jméno.
Stále se vrátíme k parametrům podmínkami uvedenými v pátém kroku, přidejte vodorovné pruhy podél osy X, a bude pokračovat, dokud formátování grafu.
Krok 4. Jsme uvedení v pořadí podle vzhledu grafu a přidat název akce
Zbavit se skutečností, že nepotřebujeme graf.
Osa Y. Skrýt svislou osu, protože neprovádí datový provoz. Vyberte graf, v hlavním menu v záložce „Práce s diagramy“, zvolte „Layout“. Poté zvolte „Axis» → «základní svislou osu» → «neukazují.“
vodorovného vodítka. I oni jsou k ničemu. Vyberte graf, v hlavním menu, přejděte na „Layout“ a poté zvolte „Grid» → «vodorovné čáry mřížky na hlavní ose» → «neukazují.“
legenda chart. Pak jsme ji nahradit krásnější a zároveň zakázat „Rozvržení» → «Legend» → «č».
Nakonec zobrazit popisky dat pro každý marker. V hlavním menu v záložce „Layout“ select „Popisky dat» → «odešel».
Jak změnit údaje v podpisu markerů
Zadávat data o každé události v diagramu dlouhé a těžké, protože musíte vybrat každou značku zvlášť a přejmenujte jej.
Ale tento proces může být urychlen čtyřikrát:
- Kliknutím na podpisu prvního markeru (levý horní roh grafu), vyberte všechny hodnoty přímo. Netlačte na zelené držadlo, takže si vybrat jiné předměty!
- Klikněte znovu na podpisovém značku upravit jediné jméno.
- V typu vstupního pole vzorce symbol =.
- Kliknutím na buňky D33, je zaznamenána událost „Phase 1“, a pak stiskněte klávesu Enter.
- Opakujte první čtyři kroky pro zbývající podpisy pro každou značku.
Jak opravit pole
Bude to užitečné pro konsolidaci prostoru na řádku 28 do grafu můžete stále vidět v dokumentu. Prvních 27 řádků zůstává před očima, i když se procházet po zbytek trati.
Zabezpečit oblast:
- Vyberte buňku A28.
- Vyberte záložku „Zobrazit“ v hlavním menu.
- Zvolte „Window» → «Ukotvit příčky.“
- V rozbalovací nabídce zvolte „Lock pole“.
Na 28. řádku se zobrazí černá vodorovná čára. Vše, co je nahoře je nyní opraven a při rolování se bude pohybovat jen spodní linii.
Krok 5. Přidat chybové úsečky pro zobrazení měřeného času otočit graf do vizuální rozvrhu
Vodorovné chybové úsečky v grafu ukazují, jak dlouho to trvá do práce na každý úkol. Aby se jim:
- Plán zvýraznit.
- V hlavním menu záložku „Práce s tabulkami“, zvolte „Layout“.
- V rozbalovací nabídce v levém horním rohu (děj oblast), vyberte datové řady „Podmínky“.
- V poli „Rozvržení“ vyberte „Chybové pruhy» → «Pokročilá nastavení chyb pruhů“. Otevře se dialogové okno.
- V rozbalovací nabídce v levém horním rohu, vyberte formát grafu element „chybové úsečky ve směru osy X“.
- Pokud jde o změnu vodorovné pruhy dialogovém okně zaškrtněte políčko na hodnotu výstupu „Plus“. „End-style» → «Nemá smysl.“
- V „chybou“, zvolte „Custom“ a stiskněte tlačítko „Enter hodnotu.“ V novém okně v části „Nastavení“ chybové úsečky označují „kladnou hodnotu chyby“ pro které v příslušném poli, přesuňte kurzor a poukázat na rozsah buněk z E33 až E74. Klepněte na tlačítko OK.
Nyní šedé čáry rozšířit na pravé straně zelené značky, které ukazují, kolik času by měla být vynaložena na konkrétní úkol. Musejí být formátovány pro přehlednost:
- V „chybové úsečky Format“ přejděte na kartu „Color Lines“. Zvolte „pevnou linku“. Udělat výplně šedou.
- V „Line Type“ zvětšit šířku čáry až 4 pt.
Pro lepší navigaci v diagramu, je třeba držet tenké svislé čáry dolů z markerů. Z tohoto rozevíracího seznamu v levém horním rohu, vyberte „Chybové pruhy na ose y.“ V dialogovém okně se zobrazí vertikální chybové úsečky. Zvolit směr „minus“, „Konec stylu» → «č bodu‚‘Velikost chyby» → «relativní hodnoty», vstoupit do této oblasti na 100%. Zvolit barvu a tloušťku čar samotných.
Krok 6. Přidanou hodnotu grafu dostupnosti
Je na čase přidat do série dat grafu, který ukazuje procento vykonané ten či onen úkol.
Pokud úkol trvá 10 dní a také až o 50%, indikátor ukazující úplnost být vyplněny do poloviny. Jedná se o opatření, které sledovat práci, která nebere v úvahu víkendy a svátky. Chcete-li přidat nové informace do grafu, postupujte podle následujících pokynů.
- Klepněte pravým tlačítkem myši na oblast grafu, z místní nabídky vyberte „Vybrat údaje“.
- Klikněte na tlačítko „Add“ v okně, které se objeví, definovat „název série“, vyberte buňku G30. rozsah dat osách X a Y zvolit stejný jako v kroku 3 №.
- V grafu se objeví červené skvrny, které budou skryty pod zelenou.
Krok 7. Formátování výsledků nových dat
Chcete-li graf ukazuje ve stejném stylu, ale data není položený na sebe, formát značky:
- V rozbalovací nabídce v levém horním rohu, vyberte „číslo pohotovosti.“ Bezprostředně pod rozevíracího seznamu je tlačítko „Formát výběr.“ Klepnutím otevřete dialogové okno.
- Změna parametru značku. Vyberte typ tvaru „Crystal“, nastavení velikosti 10 nm, což je marker výplň zvolit pevnou zelenou barvu. Zavřete dialogové okno.
- Bez odstranění selekčních markerů, klikněte na hlavní nabídku na kartě „Layout“ „tlačítko Popisky dat“, vyberte pop-up menu „Nezobrazovat“.
Krok 8. Přidat chybové úsečky sledovat procento splnění úkolů
Nyní je potřeba přidat nové pruhy na první pohled, jaké fázi je realizace úkolů vidět.
- Opět platí, že výběr „počet připravenosti“ v rozevíracím seznamu na levé straně. Stiskněte tlačítko v hlavním menu „chybové úsečky“. Vyberte rozbalovací nabídku, vyberte „Další možnosti“. Otevře se dialogové okno. Instalovat svislé prkna pevnou hodnotu zápisem do příslušného pole nulové.
- Přepnutí na parametrech lamel umístěna rovnoběžně s osou X. Nastavit směr „Plus“. „End-style» → «Nemá smysl "" Velikost chyby» → «» User. V dialogovém okně „kladné chybové hodnoty“, vyberte rozsah buněk G33-G47.
- Změnit barvu čáry na zelené výběrem pevnou výplň. Nastavit šířku linky 7 pt.
Vodorovné zelené čáry ukazují, jak provádět úlohy: částečně nebo úplně.
Krok 9. Přidat svislou čáru označující aktuální den
Červená čára ukazuje, co je za den, a jasně stanoví, jakým způsobem zapadá projektu do celkového časového rámce.
- Pravým tlačítkem myši otevřete kontextovou nabídku pro graf. Vyberte „Vybrat data“.
- Klikněte na tlačítko „Add“, zadejte do pole „Název řady“ slovo „dnes.“ Pro hodnoty v ose X zadat oblast buněk, C31-C32, pro hodnotu osy Y - H31-H32.
K dispozici jsou dvě nové značky na grafu. Určí jim: vybrat data a psát podpis v řádku vzorců, slovo „dnes“. Kliknutím na znamení, klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte kontextové menu položku „Data Format“. Dát pozici popisku „shora“.
- Přejít do hlavního menu v záložce „Layout“.
- Vyberte rozbalovací seznam doleva v pravém horním rohu na položku „Číslo dnes.“
- Přidat chybové úsečky s dalšími parametry, podle pokynů v pátém kroku. Budete muset popruhu na svislé ose, s vedením „minus“, konečný styl „bez bodu,“ relativní hodnotu 100%.
Máte svislou čáru označující aktuální den. Změnit barvu čáry na červenou, zvětšit velikost až 3 pt.
Ve vzorku od aktuálního data je stanovena tak, aby se nezmění. Ale pro projekty, které jsou aktivně rozvíjet, doporučujeme jiný způsob účtování dat. K tomu, datum buňka B2 zavedením vzorec = dnes () a označují se dialogové okno pro výběr dat pro osa x hodnoty namísto B2 buňky pásma, které zadané dříve.
Krok 10. Přidat textová pole
Nyní je graf nestačí jen vysvětlení symbolů, takže je jasné, celému týmu.
- Vyberte graf, přejděte do hlavního menu v záložce „Vložit“. Vyberte „titulek“.
- Umístěte oblast štítku v pravém horním rohu grafu. Vrcholem hraniční nápisy, klepněte pravým tlačítkem myši av místní nabídce zvolte „Format postavu.“ V okně, které se otevře, vyberte typ výplně „pevný“, barva šedá. Formát štítku. Můžete vložit libovolný počet bloků.
Nyní si můžete udělat graf dobu 20-30 minut, za použití pouze milovaný editor MS Excel.