Jak organizovat svůj pracovní prostor a čas v kanceláři
Work And Study / / December 25, 2019
D. CarnegieVše začíná od pracoviště.
Práce začíná na pracovišti a jeho organizaci. Samozřejmě existují výjimky v podobě kreativních a jedinečnými osobnostmi, pro něž je tato otázka není tak důležité. Ale i oni mají svůj vlastní systém tvůrčí nepořádek, když neuznávají. Většina lidí pracuje pro pravidelné tabulky v konvenčních kancelářských prostor, a tyto tipy jsou určeny pro ně.
desktop
Správné pracovní prostředí nastaví mysl na správné rytmu. Nechcete, aby se vaše domu nepořádek, a víte, kde to je. Stejně tak na pracovišti: vše by mělo být na svém místěA něco navíc, které by mohly odvádět pozornost od hlavního úkolu.
Jak to všechno začalo, když přijdou jen do práce? S ploše. A tam jsou obvykle stohy papírů roztroušených papírnictví, hrnky, některé zbytečné suvenirka a prachu na počítači. A co je vnitřní stav těchto míst? Nesmontovaný. Ty jsou tak samozřejmě, nebudou brány v úvahu, ale podvědomí již rozhodla všechno. Co o realitě, jako vy. Vědomí tohoto nápadu se zvedl, a váš duch je už ne.
Neustále udržovat váš desktop v pořádku. Začněte den s stírání prachu, upravit osvětlení, poznamenejte užitečných informací o samolepky, umýt si šálek kávy, naplnit svůj kalendář - nastavit si pracovní náladu. Tyto jednoduché kroky vám dá energii pro další práci.
Ideální pracoviště - nástroj pro práci, komfortní osvětlení, nezbytného papírnictví a jednoduchým nábytkem pro zaměstnance.
Jak práce: stojí nebo sedí? Vy rozhodujete. Domnívám se, že sedí lépe, ale být jisti, dát pauzu: procházku, dělat malý tréninkDýchat čerstvý vzduch, vzroste na 2-3 podlaží nahoře. Můj režim provozu: 45 minut - úkol bez přerušení, přestávka 15 minut, poté 01:00 nepřetržitého provozu a 15 minut odpočinku. Takže postavený pracovní den.
Nezapomeňte na své vlastní skříňku nebo archivu, protože každý zaměstnanec je vždy hromadí svůj osobní soubor nebo papíru souboru. Také ve skříňce pro uložení osobních věcí, které nechtějí chlubit. Každá police a skříňka musí plnit svoji funkci a nepřekrývají s jinými prvky. Tak to bude snazší práci s dokumenty a různé doplňky.
elektronická správa dokumentů
make zálohy Jejich vývoj, dokumenty, projekty, servisní informace uložené na vašem počítači, a poslat je na serveru společnosti, nebo oblaku.
Kolik úsilí a nervy lidé tráví kvůli ztracené informace! Počítač havaroval, visel, někdo omylem smazali důležitá data. Neopakujte svou chybu a zálohovat. Nenechte okolnosti vás a svou práci kontrolovat.
Neinstalujte nepotřebných aplikací, většina nezbytných operací jsou prováděny ve standardních softwarových balíků. Pokud jste plynně v určitém nástroj pro práci, požádejte o radu či IT oddělením jeho instalace, přičemž důvod pro její efektivní práci v něm.
Další jednoduchý tip: zkuste se držet jeho elektronické prostor pro něco, co člověk. Máte-li využít služeb „Yandex“, si je vybral, pokud služby Google - práce s nimi. Budete znát všechny silné a slabé stránky nástrojů, a také budou moci rychle nastavit systém tak, aby nové místo. Ne vždy závod pro čerstvé programy oprávněné.
Na pracovní stanici vytvořit svůj osobní jednoduché elektronické hierarchii. Měli byste se co nejdříve najít všechny své staré dokumenty. To je zvláště důležité, když jste povinni okamžitě rozhodnout, co a můžete zapomenout, kde jsou tyto informace uloženy.
Všechny nejdůležitější dokumenty jsou skenovány. Mnoho pracovníků konflikty mezi divizemi vyplývat z některých ztracených důležitých dokumentů.
plánování
Všimli jste si, že práce, někdy se změní na kaši: mnoho úkolů, rozhovorů, jednání, kontroly dokumentů. A jste ve strmém nekonečně. Zdá se, že práce, ale to lze jen stěží nazvat prací. Za to všechno nevidí celkový obraz o tom, co se děje, a to je jeden z problémů moderní představení: akce mají výsledky taky, ale nejsou moc vidět v rutině.
Chcete-li tomu tak nebylo, to musí být plán úkol a aktivity pro den, týden nebo dokonce měsíce.
Většinu použití notebooky či diáře. Ano, je to dobré, ale papír - „RAM“, celý obrat je uložen v něm, ale základní informace je ztracen v množství stránek. Notebook nebo deník - je archaický způsob plánování. V deníku nemůžete vidět celý obraz událostí, aniž by si uvědomil, kdy je lepší dělat jednu věc, ale když druhý, a také budou moci nechat ujít žádnou významnou událost. Neexistuje žádný způsob, jak vytáhnout potřebné údaje a provést komplexní analýzu. Představte si, kolik listovat stránkami tak, aby odpovídala potřebné informace.
Nyní existuje mnoho aplikace a on-line služby pro organizaci své pracovní doby. Věřte mi, že to je třeba řešit, pokud chcete být produktivní bez ohledu na situaci a náladu. To-do-list dnes - to vše pro efektivní úkoly a řízení času.
I používat systém v rámci plánování prostředí Outlook Gleb Archangelsku. Co se mi líbí o ní: jednoduchost a účinnost nástroje, známou aplikaci, kalendář, úkoly, které kombinují a e-mailu v jednotného informačního prostoru, integrace s kancelářskými aplikacemi. Tento plánovací systém může trénovat každý pracovník na krátkou dobu.
Zde je několik tipů pro organizaci pracovní doby:
- Plánovat pružné v kontextu spíše než hard-vázané v té době.
- Naučte se rozumět, že nejdůležitější a co ne.
- Je snadné část s drobnými pracemi.
- Ocení kvalitní provedla doby, než si udělali čas sám.
- Řekněme, že pro sebe a ostatní „ne“, když ji budete potřebovat.
- Začněte den s obtížných a nepříjemných úkolů.
- Když máte v plánu pracovních úkolů a projektů, dát jim termíny.
Mocný psychologický technika - je zahlazení nebo dokončený úkol dát před ní klíštěte. To vám dá další vnitřní energii k dosažení vynikajících výsledků. Uvidíte, že všechno není marná.
Práce s e-mailem
Jak organizovat práci s e-mailem?
Za prvé, je nutné nastavit čas pro práci s ním ke snížení počtu přerušení. To se nejlépe provádí v ranních hodinách, kdy jsou úkoly začnou tvořit, a v odpoledních hodinách, kdy je nutné zkontrolovat, jak se věci vyvíjejí.
Za druhé, nejednoznačnosti dopisu není nutné okamžitě reagovat. Budete muset přemýšlet věci skrze: ošetření, stavební odezvu, pro více informací. Se snaží dělat tak, že subjektivita je tak malý, jak je to možné. Zapomeňte na rychlé reakci, všichni zvyklí dělat v sociální sítě.
Za třetí, ne přetížení znění dopisu informací, které jsou srozumitelné pouze odesílateli. Zkuste si odpovědět stručně a výstižně, váží každé slovo. V tomto digitálním věku, je velmi důležité: nikdo nechce prokousávat jedinečné závěry.
A konečně, nezapomeňte na etiketě: adresu příjemce, styl psaní, informace o případu, kontaktní údaje. Učit sestavování písmen, analýzu toho, co je psáno, a pravidla léčby.
dalším nástrojem
Co ještě pomáhá, aby práce efektivnější, takže je tabule. Nepostradatelným nástrojem, zejména pokud jde oddělení Brainstorm nebo roztoky k vážným problémům s mezistupních.
V mé profesní činnosti představenstva byl neodmyslitelnou součástí pracovního prostředí. To je užitečné z hlediska úspory papíru. Nebudete věřit, kolik se vynakládá na vysvětlení listech jejich nápady a řešeními.
Vizuálním myšlení (to je vůbec) mohou lidé společně kreslit na tabuli, vysvětlovat své myšlenky a nabídnout to nejlepší řešení tohoto problému. Každý může vidět všechno a pochopit.
Já bych dodat, že mé práci hudba pomáhá. To má pozitivní vliv na můj výkon, zvláště když máte na práci s monotónní úkoly na počítači nebo registrovat velký soubor dokumentů. A obecně je dobré začít ráno s pozitivním hudby. Ale to není všechno patří, pamatujte: nejsi sám, někdo bude pouze v rozporu s hudbou.
A co další nástroje, které používáte ve vaší práci?