Jak poslat zaměstnance na služební cestě bez papírování: osobní zkušenost
Work And Study / / December 25, 2019
Anastasia Bagrov
Office Manager Layfhakera. Organizuje výlety do zaměstnanců.
Problem № 1. Nemotorný systém párování
Každá chyba - je to banda souvztažností, ve kterém jsem se choval jako prostředník. Na předávání zpráv trvá dlouho, navíc je zde velká šance, aby se zmást a dělají chyby, zvláště když se několik lidí létání.
Jednou jsem nepochopil důstojníka a dohodli se na jízdence není v letadle. Byl to nevratné, takže musela společnost investovat do druhého lístku s platným datem, a ztratí asi 10 tisíc rublů.
Jak vyřešit problém
Shrnutí: automatizovat proces.
Tato rukojeť úkol služby pro on-line cestovní rezervace - I testovány OneTwoTrip pro firmy. To vám pomůže naplánovat výlety, vstupenky buy letecké a železniční, hotely knih. Pro připojení a využívání služby nepotřebují plat.
Zkuste OneTwoTrip pro firmy
Službu lze využívat nejen režisér a vedoucí kanceláře, ale i všem zaměstnancům společnosti. Žádný limit na počet uživatelů, a tak jsem okamžitě vložen do profilu Layfhakera o OneTwoTrip pro firemní data jsou všichni kluci, kteří jdou na služebních cestách. Můžete ručně přidat nebo XLS a CSV souboru. Chcete-li to provést v sekci „zaměstnanci“ je tlačítko „Importovat“.
Když přidáte uživatele, můžete okamžitě zadat údaje o ruských a zahraničních pasů, aby nebylo jim ucpávají pokaždé znovu.
Pro každého zaměstnance, můžete nastavit omezení cestování a omezit přístupová práva. Chcete-li například nastavit limit jedné objednávky a výběr hotelu na tři hvězdy. Pokud zaměstnanec odejde do důchodu, jeho profil je zablokován. Nemůže jít do Members Area, ale celý příběh a podávání zpráv o něm zůstane.
To značně zjednodušena svou práci: zaměstnanec může jít do členské oblasti s heslem, vyberte let a a rezervovat hotel je bez placení. Tak, aby odpovídala lístky nemusí poslat screenshotů Telegram: Vedoucí správce vidí brnění a objednávky všech zaměstnanců v „objednávky“.
Problem № 2. obrovské výdaje
Snažíme se plánovat výlety v předstihu koupit vstupenky on-line. Nicméně, to dopadá že to není vždy případ.
Jak vyřešit problém
Shrnutí: ušetřit na vstupenky a hotelů, jejich nákup prostřednictvím on-line cestovní služby organizace.
OneTwoTrip pro firmy zajišťuje, že vstupenky na zástupci společností stojí stejně nebo méně, než pro jednotlivce.
Úspory je dosaženo díky velkému obratu, a přímého uzavírání smluv s leteckými společnostmi a hotely.
Nabídky místě asi 2 miliony možností ubytování, aby vyhovovaly různým rozpočty: hotely, apartmány a ubytovny. Více než 1000 nejpopulárnější z nich má svůj vlastní vztah s OneTwoTrip pro podnikání. V případě, že klient potřebuje objekt není v systému, může tato služba ho podepsat na žádost smlouvy.
Jsou-li tyto plány potvrdily, a cesta je schválená, vstupenky lze zakoupit ve dvou kliknutí. Pokud tomu tak není - prostě zrušit rezervaci. Všechny letecké společnosti provozující věrnostní karty, takže můžete i nadále získávat míle. Servisní uspořádá akce s bankami: například může vrátit keshbek bonusy za nákupy korporátní karty.
Problem № 3. Long jízdenek a fakturace
Když jsou vstupenky a hotel souhlasila s hlavou, kontaktujte I leteckou společnost a hotel získat fakturu k zaplacení. Každá organizace jeho platební podmínky pro právnické osoby: někde musíte napsat e-mail, někde k vyplnění Excel-soubor s údaji o firmě, někde - formulář na internetových stránkách. Občas jsem se musel opakovaně volat na horkou linku pro získání dokumentů. To vyžaduje spoustu času a vydávání jízdenek je někdy odloženo po dobu několika dnů. Některé firmy a neúčtuje poplatek za právnické osoby. V takových případech je třeba odmítnout z nákupu a hledat jiný let nebo hotel.
Jak vyřešit problém
Shrnutí: platit za vstupenky a hotel jedna skóre v místě servisní pro organizaci služebních cest.
Na OneTwoTrip for Business I a dalších pracovníků, kteří mají odpovídající přístup, můžete si rezervovat a zaplatit vstupenky a hotel je tak jednoduché, jak fyzických osob. Celý proces trvá 2-3 minuty: zadáte své osobní skříňky, datum porážky a cíl a vyberte požadovaný let. Pasové údaje a počet bonus kartu, nemusíte, mají automaticky načíst při výběru zaměstnance ze seznamu.
Kromě toho můžete vytvořit složitou cestu, nebo aby byly stanoveny pružnější cestovní opatření. Například, jeden den létat různých leteckých společností ráno od Uljanovsk do Moskvy, „Aeroflot“, a večer zpátky do „vítězství“. To je přípustné, protože on-line služba může „lepidlo“ v jedné vstupenky objednávat různých leteckých společností. S samoorganizace výletu ve kterém případě to bude trvat delší dobu: korespondence s dvěma leteckými společnostmi, dva účty pro platbu, dvakrát zavírání dokumentů.
Odměna za vstupenky a hotelem jsou dva způsoby pro ukládání a používání firemní kreditní karty. Používám vklad - je třeba zaplnit předem za jakékoliv fakturované částky v rubrice „účet“. Nákup probíhá okamžitě, a to nejen v bankovnictví hodin.
V případě jakéhokoliv problému se můžete obrátit na službu podpory. To funguje nepřetržitě a poskytnout pomoc, i když vyšší moci která vznikla ve večerních hodinách nebo o víkendech.
Problem № 4. uzavírací dokumenty
Cesta nekončí s nákupem vstupenek a hotely rezervace. Mnohem více úsilí je třeba připravit závěrečné dokumenty. Potřebují požádat odděleně od letecké společnosti a hotelu, který jim posílat výhradně v listinné podobě. původ často nedosahují poštu a ztratit. To je vidět v průběhu účetního období, takže se musíme naléhavě hledat kontakt, který může duplikovat uzavíracích dokumentů.
Jak vyřešit problém
Shrnutí: svěřit tvorbu zavírání dokumentů OneTwoTrip pro podnikání.
V OneTwoTrip pro obchod s fakturami a zametá je všechno mnohem jednodušší. Každý měsíc jsme se získat certifikát pro všechny služby a faktury DPH pro hotely, každé čtvrtletí - akt smíření. Všechny faktury a zprávy jsou uloženy v sekci „Dokumenty“. Můžete si nastavit, které mají zaměstnanci přístup k nim - tajemníkovi, účetní, správce. Dokumenty, které nemají omezení na dobu skladování ve svém účtu a jsou k dispozici kdykoliv.
S tím, že
Organizace cestování skrz OneTwoTrip pro firmy To šetří čas a peníze. Služba umožňuje:
- opouštět mnoho korespondence s leteckými společnostmi a hotely;
- vyjednávat přímo s hlavou cesty;
- rezervován nejvýhodnějších možností pro letenky a ubytování;
- vydat letenku a hotel po dobu 2-3 minut v jednom místě;
- zaplatit vstupenky, aniž by čekal na faktuře;
- zjednodušit přípravu a skladování závěrečných dokumentů.