Jak efektivně používat Gmail: 25 tipů
Webové Služby / / December 24, 2019
1. Začínáme
změna pozadí
Spíše než uvažovat o běžné bílé pozadí Gmail, rozveselit svou schránku s něčím bright. Stačí jen vybrat nastavení v pravém horním rohu sekce „Témata“, nastavit nové pozadí z možností, nebo nahrát vlastní obrázek.
Kromě toho můžete experimentovat s rozhraním nastavení. Dále jen „velký“ režim, budete mít dostatek volného prostoru, zatímco „Compact“ je dobré, když je třeba, aby se vešly na obrazovku co nejvíce zpráv.
Přidat přátele (a sloupky)
Chcete-li přidat kontakty do vašeho systému a starých zpráv (ať už používáte Gmail účet poprvé, nebo klikou další účet), přejděte na „Nastavení» → «Účty a import‚a klikněte na odkaz‘Importovat poštu a kontakty. " Takže si můžete přidat data z jiných schránek.
Udělat Gmailu vypadat Outlook
Na druhé straně „Nastavení» → «Laboratory“ na ‚panelu náhledu‘ vidět celý text zprávy na pravé straně, jako v výhled. Zvyk - druhá přirozenost, takže pokud máte celý život k práci s firemními e-maily a teprve nyní se snaží, aby se přizpůsobily Gmailu, funkce „Preview Pane“ bude ulehčí přechod.
Po zapnutí uvidíte různé možnosti zobrazení v rozbalovací nabídce vlevo na nastavení.
Soustřeďte se na to podstatné
Gmail mohou nezávisle určit, který je pro zprávy důležitější. Obratně, co? V „Nastavení» → «složky‚Doručená pošta‘,“ zvolit ‚Sledovat své akce v e-mailu ...‘ Gmail k analýze zpráv.
Můžete si také vybrat „Zahrnout markery“ nebo „Ignorovat filtrů“ (pro více informací o filtrech popisují níže), a změnit typ složky, který se zobrazí v horní části důležitých zpráv. Pak, v „Nastavení» → «General» V ‚upozornění na pracovní ploše‘ (pokud používáte Chrome, Firefox nebo Safari) můžete zvolit ‚Povolit upozornění na důležité e-maily.‘
Zbavte se rozhovorů
Existují dva druhy lidí: ti, kteří mají rádi funkce „konverzace“, a ti, kteří ho nenávidí s výkonem tisíc sluncí. Pokud patříte do druhé skupiny, přejděte na „Nastavení» → «Obecné» a vypněte ‚Konverzace.‘
2. udržovat pořádek
Zálohovat všechny
Gmail umožňuje archivaci zpráv namísto jejich odstranění. To má zajistit, že nemusíte mít strach o přítomnosti volného prostoru, a neustále čištění schránky. Chcete-li archivovat zprávu, otevřete ji a klikněte na druhou ikonu na levé straně (krabici s šipkou směřující dolů). Zpráva bude na vás čeká v záložce „All poštu“ na levém panelu.
Sledovat svůj archiv
Bez ohledu na to, kolik volného úložného prostoru pro Gmail nebo soubory poskytovaných u soudu v roce 2016, a lidé posílají stále více a více přiložených souborů. Pokud jste dosáhli svůj limit na množství paměti, je na čase zbavit se některé zprávy. Klikněte na šipku do vyhledávacího pole, zkontrolujte „přílohy tam“, pro volbu velikosti 10 MB a klepněte na tlačítko s lupou. Takže uvidíte všechny zprávy, o hmotnosti více než 10 MB. Klíště písmena, která určitě nebude potřebovat, a poslat je do koše.
Odpověď a archivovat
Proč volno e-mail v doručené poště, pokud jste již na to reagovala? Použít „Odeslat a archivovat“, aby nedošlo k zalepit příchozích zpráv, zatímco čekáte na odpověď na svůj dopis. Přejděte na „Nastavení» → «Obecné“ a vyberte ‚Zobrazit‘ Odeslat a archivovat ‚v odpověď.‘ Nyní si budou moci reagovat obvyklým způsobem tím, že hromadí zprávy do vaší poštovní schránky, pokud si to přejí, nebo okamžitě archivovány další písmeno při reagovat.
Používejte štítky a filtry
Pro každou zprávu, můžete přidat zástupce. Nové štítky se zobrazí na levém postranním panelu. Stačí otevřít zprávu a klikněte na tlačítko „Štítky“ - to je druhá zprava. Nyní vytvořte nový štítek nebo vybrat existující (mimochodem, můžete přetáhnout zástupce pravém postranním panelu v příspěvku).
Klikněte na tlačítko „Další“ a vyberte možnost „Filtrovat zprávy, jako je tato“, a pak - „Vytvořit filtr z tohoto vyhledávání.“ O Gmailu filtry můžete napsat samostatný článek, takže pro více informací prosím kontaktujte v sekci "Konfigurace filtru».
Koupit další prostor pro ukládání souborů
Pokud jste opravdu unaveni z pohráváte s odkládací soubor problém může být vynaložena na extra sedadlo. Přejděte na zprávu, a v levém dolním rohu uvidíte, kolik místa zbývá a odkaz „Správa“.
Jestliže zaměstnáváte téměř 100% dostupného prostoru, klikněte sem. 100 GB plán stojí 139 rublů za měsíc, a další prostor lze využít nejen pro e-mailové služby Gmail, ale v Disku Google a fotky, pokud je používáte.
3. Uchopte tuto záležitost vážně
Změna režimu zobrazení písmen na stránce
Snažte se zvýšit počet pracovních míst na straně 100: takže si budete moci vrhl pohled na celou řadu svých dopisů. Přejděte na „Nastavení» → «Obecné» → «Maximální velikost stránky.“ Zde si můžete zvolit zobrazení 10, 15, 20, 25 a 50 zpráv na stránce.
Distribuovat všechny barvy
Označit zprávu jako důležité, můžete velmi rychle, ale existují různé zprávy mohou mít různý stupeň důležitosti. Přejděte na „Nastavení» → «Obecné» → «hvězd“ a vyberte ‚All Stars‘. Nyní, pokud kliknete na hvězdičce, značení písmeno, změní barvu při každém tisku. Takže můžete řadit důležité zprávy týkající se jejich obsahu.
Turn příspěvky do seznamů
S největší pravděpodobností se už složku se příchozí zprávy v jedné obrovské seznam úkolů. Tak proč ne proměnit své e-maily na úkoly, které mohou být vyňaty,? Klikněte na tlačítko „Další“ v aktivním konverzace, a vyberte možnost „Přidat do úkolů.“ Nyní se objeví řetězec v Google Tasks spolu s odkazem na původní zprávy.
Udržujte si přehled o počtu nepřečtených zpráv
Na druhé straně „Nastavení» → «Laboratory“ na ‚nepřečtené ikonu zpráv.‘ Pokud jste jako každý normální člověk, s kartě pošty je otevřena po celý den, budete vždy zjistit, kolik nepřečtených zpráv jste odešel. To je případ, pokud chybí stres.
práce v režimu offline
Používáte-li prohlížeč Google Chrome, budete mít možnost pracovat v e-mailu, když jste v režimu offline. Samozřejmě, nemůžete odesílat nebo přijímat nové zprávy, ale to přesunout zprávy z jedné složky do a vytváření průvanu jak je to možné. Chcete-li tuto funkci aktivovat, přejděte na „Nastavení» → «offline“.
Umožnit přístup ke svému účtu tajemníkovi
Máte-li vyrovnat se s písmeny stále nedaří, můžete přenášet všechny tyto hrůzy své sekretářce. Chcete-li to provést, přejděte na „Nastavení» → «Účty a import“, vyberte možnost ‚Udělit přístup k účtu‘ a přidat další uživatele Google. Nebudou mít právo změnit své nastavení a heslo, ale budou schopni číst, archivovat zprávy, a samozřejmě na ně odpovědět. Dopis bude podepsán vaše jméno a název vaší sekretářky v závorce aby nedošlo k záměně.
4. Ovládací lidský faktor
blok adresa
Někteří nechápou narážky. Naštěstí je možné blokovat jakoukoli osobu (nebo místo) pár kliknutí. Po obdržení zprávy od osoby byste chtěli přispět na černou listinu, klepněte na šipku v pravém horním rohu a vyberte možnost „Zablokovat uživatele“.
Nyní jsou všechny zprávy od tohoto odesílatele půjde přímo na spam.
Najít staré e-maily
Chcete rychle najít všechny zprávy od přátel? Jen vznášet se nad jména odesílatele, i když ze složky Doručená pošta, i když od určitého písmene, a na kartě kontaktu objeví. Poté klikněte na tlačítko „Korespondence“ vidět všechny zprávy od tohoto kontaktu.
Vrátit chybně odeslané zprávy
Vše, co někdy omylem poslal dopis na nesprávnou adresu. Naštěstí, v Gmailu, můžete jednoduše zrušit zasláním. Přejděte na „Nastavení» → «Obecné“ a nastavte ‚Vrátit zpět odeslání‘. Můžete také zvolit dobu zrušit odesílání: od 5 do 30 sekund. Při příštím odeslání zprávy, všimnete si na vrchol slova „Storno“.
Přeskočit skupinové zprávy
Můžete snadno dostat ven ze skupinových rozhovorů kliknutím na tlačítko „Další“ a vyberte možnost „Ignorovat“. Nyní si ujít všechny zprávy s výjimkou těch, kde jste jediný příjemce zprávy.
Chcete-li se vrátit ke zprávě skupiny zadejte do vyhledávacího dotazu Je: ztlumenýTakže uvidíte všechny konverzace jsou vypnuty. Poté zvolte v menu „Další“ „Nepřehlížejte“. Samozřejmě, pokud jste sami necítí líto.
5. Ušetříte čas
Vytvořit nový účet na cestách
Řekněme, že chcete filtrovat zprávy velmi opatrně, nebo například, vytvořit další účet za služby, které již používáte Gmail svůj hlavní účet. V tomto případě můžete vytvořit virtuální e-mailovou adresu přivázané k hlavnímu adresu pouhým přidáním při vstupu „+ nějaké slovo“ před znakem @. Například, „Your адрес[email protected]» pro online nakupování.
Všechny zprávy odpovědi budou zaslány na vaši primární e-mailovou adresu služby Gmail.
Předloží ve snu Příspěvky
Získat klienty a kolegy, že jste maniakální workoholik, že naprogramován k odesílání zpráv v noci s pomocí expanze bumerangK dispozici pro prohlížeče Chrome, Safari a Firefox. S volnou verzi můžete odeslat až 10 zpráv měsíčně.
Kromě toho bude toto rozšíření transformovat své e-maily připomenutí se jim nezobrazují v příchozích zpráv až do složky, dokud jste připraveni na ně odpovědět. Ideální je vytvořit zdání prázdné e-mailové schránky v pátek večer.
Automaticky reagovat na opakované žádosti
Pokud vyplníte s nepříjemnými zákazníky stejný typ požadavku, nemusíte opakovaně psát stejnou odpověď. Stačí zapnout „Předpřipravené odpovědi“ v „Nastavení» → «laboratoř». Až se příště psát odpověď, uložte jej jako šablonu a snadno předložit všechny stejné otázky.
6. klikayte méně
Nechte zbytek myši
Téměř všechny akce v Gmailu se může provádět pomocí klávesnice. hlavní klávesové zkratky Práce ve výchozím nastavení, ale nezapomeňte jít do „Nastavení» → «Obecné“ a aktivujte ‚Klávesové zkratky‘. Uložte změny a poté klepněte na otazník vidět možných kombinací klíčové.
kontrola zastavení jiných schránek
V části „Nastavení» → «Účty a import“ a klikněte na ‚Přidat POP3 e-mailový účet‘ a Gmail bude stahovat poštu z jiných polí. Poté nastavte zasílání zpráv: můžete odpovědět, stejně jako s vaší adresou služby Gmail, stejně jako s ostatními e-mailové adresy.