Jak nebýt otrokem na e-mail: 7 tipů od LinkedIn hlavy
Work And Study Produktivita / / December 23, 2019
Obrovské množství lidí každý den se potýkají se stejným problémem: e-mail, který byl navržen s cílem optimalizovat organizaci a pracovní postupy a komunikační procesy, často promění v zlého strážce, dělá pozorně sledovat členy, pokud pracujete na dopravníku páska. Náklady vám trochu rozptýlit, jak neustále hromadí informace rychle zase čisté a clean schránka dump rake, který je těžší, čím déle nechcete vrátit do pošty.
Dnes vám nabízíme několik jednoduchých tipů, jak řídit proces interakce s e-mailu od Jeff Weiner, generální ředitel LinkedIn. Tato osoba ve službě musí být neustále v kontaktu se stovkami lidí každý den, a má pár triků, které umožní mu, aby utopit v této laviny informace.
Můj e-mailové schránky se v zásadě stala centrální uzel v mém workflow - prostřednictvím e-mailu, jsem pravidelně komunikovat s více než 4300 zaměstnanců, kteří pracují ve 26 městech po celém světě. Nemůžu říct, že jsem vždy byl fanouškem e-mailem, nebo že jsem nebyl situace, kdy má práce s poštou vypadal jako sisyfovskou úkol.
V každém případě, v průběhu let jsem vyvinul několik praktických doporučení, která mi umožnila přejít od pojmu „mailové kontroly mnou,“ koncept „I kontrolovat poštu.“
1. Chcete dostávat méně poštu - poslat e-mail méně
Taková rada se zdá směšně jednoduchá, a to zejména v kontextu tohoto společného problému, ale za sebe, myslím, že to je zlaté pravidlo pro úspěšné řízení e-mailu.
Tento závěr přišel ke mně při práci v předchozí společnosti, kde se dva zaměstnanci nejvíce úzce spolupracovat se mnou, opustil společnost. Jsou velmi účinné při komunikaci s lidmi, hodně práce, a jak se ukázalo, poslat spoustu pošty. Tak dlouho, jak oni pracovali ve firmě, objem pošty, která přichází prostřednictvím e-mailu, zdálo úplně normální, ale poté, co odešel, jsem zjistil, že ve svém mailového provozu snížil o zhruba 20-30%.
To vše činnost ve funkci byl nejen jejich dopisy: tam byly mé odpovědi na ně, a přesto tam byly dopisy a odpovědi od všech příjemců je připojené ke korespondenci. Často tyto zprávy nejsou požadoval svou povinnou účast v diskusi.
Od chvíle, kdy jsem nastavil sám jasnou podmínku - nepište žádný zjevný potřebu. Výsledek: méně e-mailů a více pořádek v zásuvce není dotčeno pracovní činnosti. Od té doby, snažím se odchýlit od tohoto pravidla.
2. Označit jako nepřečtené e-maily čekající
označit jako nepřečtené dopisy zásadně změnila způsob práce s poštou. Chodím dostatečně rychlý pro příchozí poštu, okamžitě reagovat na nejnaléhavější, a odstranit zbytečné. Tyto dopisy, na které se musím vrátit později, pokud je čas, jsem označit jako nepřečtené. To eliminuje strach, že důležitý dopis četl, a nezodpovězena, bude zapomenuto a bude pohřben v útrobách schránce. Tento přístup umožňuje jakési ToDo-List, k němuž se vrátím později.
Pokaždé, když se snažím dokončit s minimálním počtem nevyřízených zpráv, a v ideálním případě by neměly být vůbec. Pokud tento den nemám čas vrátit se k nim, pak se začne s následujícím pracovním ráno.
3. Stanovila jasný harmonogram s poštou
V průběhu několika posledních let, můj život pokračuje v pracovních dnech podle hezkou chotkomu plán. Nárůst 5: 00-5: 30 hod, za hodinu na e-mail, číst zprávy, snídaně, hrát s dětmi, školení, kanceláře, přišel domů, dal děti do postele, večeře se svou ženou, zbytek (obvykle dívá na televizi s předáním čištění doručené pošty během reklam a vrtání momenty).
Bylo zjištěno, že se držet tohoto plánu, jsem snadno spravovat poštu, ale stojí za to alespoň trochu změnit pořadí, jako chaos začíná ve vaší schránce.
V tomto případě nebudete cítit rostoucí tlak vědět, že vaše schránka náhle být ponechán bez pozornosti. Dodržení harmonogramu pomůže udržet vše pod kontrolou. To pomohlo Benjamin Franklin, a pomůže vám.
4. sám pochopil
Vzpomeňte si na hru zlomené telefonu? Pak to bylo docela legrační, ale nyní vše je považován v koncepci práce a podnikání, a to není up her.
Slova jsou velmi důležité, a ve snaze vyhnout se dvojznačnosti a nesprávné interpretaci jejich potřeby, které mají být vybrány velmi opatrně. Čím více přímočaré a jasné pochopení textu, tím menší je pravděpodobnost, že druhý dopis s žádostí o vysvětlení první.
5. Přemýšlejte o příjemcích
Často se zdá, že pole „Komu“ a „Kopie“ vnímáno mnoho jako jeden a stejný. Ve skutečnosti mohou být použity jedinečné, aby to z některého z příjemců, které očekáváte odpověď jasná a kdo poslal kopii dopisu za účelem jeho udržení ve smyčce.
Ve skutečnosti, nevybírejte příjemců, kteří jsou povinni odpovědět - je to nejrychlejší způsob, jak paniku a zmatek v rozhovoru. 6 příjemci namísto 1 a 5 kopií příjemce - tento dodatečný 5 možných odpovědí, z nichž každá se může vyvinout do zcela samostatného konverzaci.
6. Potvrdí přijetí
Pokud jste zadali jako příjemce, a dopis je skutečně určena pro vás, nebuďte líní, aby informovala odesilatele o tom, že jste obdržel dopis. Nepotřebují mnoho slov, budete prostě „přijat“ nebo „přijal“. To bude znamením, že informace, které jste obdrželi v plném a správném objemu a odesílatel není požadováno, aby vám něco poslat jinde na stejné téma.
Pokud nepotvrdí příjem, odesílatel zůstává zcela nevědomý dopisu. Možná, že se ztratil v hlubinách vaší schránce? Pokud je to důležité informace budou pochybnosti a vzrušení vynutit odesílatele, aby vám napsat další dopis s Žádám vás o potvrzení přijetí prvního dopisu, nebo požádat někoho jiného o své přítomnosti na pracovišti místo. Zúčastněné další lidé, odeslaných a přijatých další dopisy.
7. Udržet své emoce ven z e-mailu
E-mail může být užitečným nástrojem, pokud ji správně používat. Ona může stát destruktivní silou při nesprávném použití. Nejběžnějším příkladem - používání e-mailu pro diskuzi o kontroverzních a citlivých otázkách konfliktu.
Já nikdy nepřestane udivovat, jak lidé používají v korespondenčních slov a frází, které se nikdy řekl v přítomnosti stejné diváky.
Pokud se náhle ocitnete v podobné korespondence, proveďte jednu jednoduchou věc - zastavit. Vyřešit spor nebo konflikt, vezme telefon a zavolat příjemce, a to buď osobně se s ním setkal. Tyto delikátní záležitosti musí být řešeny nikoliv v textové korespondenci. Text nepřevádí citovou složku, intonaci a jiné důležité věci, které by mohly být rozhodující pro konstruktivní řešení problému.
(via Jeff Weiner)