0 „venku“ - jasný systém pro udržení nulové e-mailové schránky
Work And Study Produktivita / / December 23, 2019
E-mail pro mnohé dosud neexistuje alternativní pracovní nástroj a každodenní utrpení. Někdo sedm příchozí dopisy, a on je nyní jim rozebrat rychle. Někdo má 46 členů, ale také razgrebot za den, protože to používalo. Za každou osobu, existuje určitá prahová hodnota příchozích e-mailů denně, s nímž může řešit neprodleně zpracování následujícího dne, a tudíž aniž by došlo k ucpání v elektronické box. Můžete zavolat na prahu „přirozený“.
V případě, že dopisy více než člověk zvládne, budete muset změnit svůj přístup k e-mailu-management. Tím se zvýší práh na požadovanou hodnotu v konkrétním případě. Měl by být schopen zpracovat 100 dopisů denně? Takže můžete a 100, stačí použít poštu správné metodě. Co? Kdo řekne.
Jedinou známkou toho, že se člověk vyrovnává s elektronickou poštou je zahrnuta v nulové konci dne. Klíčové principy dobra zpracování příchozích - pochopení, že pro písmeno před vámi. Nejprve je třeba se naučit, jak správně třídit dopisy a vědět, co dělat s každým typem.
Všechny příchozí zprávy mohou být rozděleny do sedmi kategorií:
- Není třeba, aby odpověď, nemusí být nutně přečíst. Způsob, jakým v těchto dvou dopisech: archivovat nebo mazat. Pokud se vám pravidelný bulletin, který se nikdy číst, pak udělej si laskavost - dosáhnout svého cíle. Na jednu akci výměnou za zbavit desítek těchto dopisů v budoucnu. Chceme se naučit, jak se vypořádat s toku e-mailů za den? S méně snazší průtok. Nebojte se nechat ujít něco důležitého. Skutečně potřebné informace dostane k vám jiným způsobem, a objeví se před vámi ještě minimálně jednou.
- S přílohami. To může být oznámení o nutnosti platit za něco, nebo informace o současné nebo budoucí práci. Z těchto dopisů je užitečné vytvořit samostatnou složku, ale bez fanatismu. Je příliš mnoho složek? Zjednodušit. Ve snaze najít něco dobře, nepotřebuji tisíc složek a schopnost vyhledávání použití je k dispozici mailový klient.
- Odpověď není povinná. Odpověď se zdá být není povinné, ale někdy užitečné zdvořilost. Pak pokračujte výhradně na situaci.
- S hlavním časem ke kontrole. Je zajímavé si přečíst, ale ne nutně. Snažte se vztahují k této a předchozí kategorie jako mnoho dopisů jak je to možné. To je klíčem k efektivní práci s e-mailem.
- Musí být dnes odpověděl. Vše je jednoduché: vzít odpovědnost a teď, když se něco opravdu naléhavý, nebo na konci pracovního dne.
- Musí být dnes odpověděl, ale ne. Krása e-mailu, že neměla chatu nebo telefonu. Nikdo neočekává, a neměl by očekávat rychlou odpověď e-mailem, pokud nechcete o tom mluvit v záhlaví zprávy. V případě, že lhůta pro odpověď je nazývána určitý den nebo víte sami sebe a vědět, jak dlouho budete muset dát odpověď, a pak dát tyto dopisy do příslušné složky. Například, „Odpověď na pondělí“, „Odpověď na úterý,“ a tak dále. Teď Udělejte si kontrolní seznam, kde je položka „proces pošty v dopoledních hodinách, odloženo na dnešek.“ Pro tyto účely, protože tam jsou specializované nástroje pro: RightInbox Gmailu, FollowUpThen.com a FollowUp.cc.
- Nepochopitelné dopis. Tam jsou dopisy, které jsou obtížně připsat na některou z těchto kategorií. Neřezejte sebe odrazy uspořádat přičemž tato písmena s některým z výše uvedených kategorií.
Na této klasifikace na bázi musíme № složky pro kategorie 2, 3, 4 a 6.
Pravidla efektivní zpracování e-mailu
- Umožňují po dobu 30 minut na konci dne, aby se e-mailové schránky na nulu. Je to účinnější než se snažit, aby okamžitě reagovat na každý e-mail. Lidé nemají dělat více věcí najednou. Méně rozptýlení a přepínání - vyšší účinnost.
- Co dělat s naléhavým dopisem? Nastavte si interval, ve kterém se zaškrtněte políčka pro daný den. Například, jednou za hodinu. Políčko na dostupnosti naléhavých a důležitých dopisů, pokud není k dispozici, návrat do práce. Pamatovat výhodu mailem: není prostředkem pro okamžité interakce. Je možné, že problém, který byl zmíněn v jednom z non-naléhavé e-maily, aniž by vaší účasti bude rozhodnuto konec dne, nebo na konci dne budete mít více informací, které umožní rychleji řešit problémy a efektivně.
- Kdykoliv, když nechcete zkontrolovat svůj e-mail, mějte mailer uzavřen. Vypnout oznámení. Zbavit počtu rozptýlení rozjímání příchozích e-mailů. Nyní máte jinou práci a čas na poštu ještě nenastal. Ve chvílích, kdy máte pochybnosti, pokud jde o správnosti tohoto přístupu, pamatujte si: nejste jaderná elektrárna, ale i kdyby tomu tak bylo, pak přehřátí reaktoru byste v každém případě být hlášeny emailem.
- Použijte svůj závazek včas dokončit pracovní den k urychlení zpracování pošty. To je důvod, proč se doporučuje rozebrat doručené pošty až na nulu na konci dne. Máte 30 minut, a chcete rychle skoncovat se vším. Ve skutečnosti se ukázalo jakousi hru, ale můžete a cílevědomě geymifitsirovat email Zpracování.
- Držet je krátký a k věci.
- Buďte pozitivní a přátelský.E-maily mohou budovat a zničit vztahy. Namísto řešení opravdu důležitých otázek lidi někdy pokusí vrátit nejvíce delikátní a skrytý soupeře nazvaný idiot, a veškerý text je založen na toto téma. Na tom není nic divného v tom, aby vyjádřili svůj pozitivní poslal malou pěknou větu v těle e-mailu. Váš přátelskost vrátí k vám, a korespondence bude mnohem smysluplnější a efektivnější.
- Dopisy třeba válet se v opačném pořadí. A jediný způsob. Zdá se, že je logičtější začít se staršími e-maily, ale to je náš cíl - nula e-mailové schránky, což znamená, že ještě před koncem dne se dostaneme i vůbec první e-mail, který jste obdrželi. Uděláte-li si laskavost a začít opustit poslední dopis obdržel dnes na zítřek, celá procedura přestane fungovat. Proč si prostudovat příslušnou práci s e-mailem, pokud nechcete dodržovat základní pravidlo? Pokračovat v práci jako dříve a utrpení.
- Otevřít pouze nezbytné dopisy archivovat nebo smazat tak zbytek. My zneužívání předplatné nepotřebných věcí (předplatné Layfhaker, naopak, velmi je to nutné) a jako výsledek získat více informací, než je možné přečíst. Jak rozlišit požadovaná písmena? Je tam jeden jednoduchý, ale velmi účinný pravidlo: otevřeno pouze ty dopisy, které jsou adresovány na konkrétní osobu pro vás osobně. Zbytek - v jedné z výše uvedených kategorií, na začátku článku o situaci.
- Vytváření šablon. Často odpovědi na dopisu poměrně standardní, to znamená, že psát to samé. Si všiml, že psaní této frázi často? Udělejte si šablonu pro rychlé kopírování a vkládání nebo jej vytvořit v poštovní službě.
- Je-li zásilka nakládá, a tam je ještě čas, pak je třeba ji používat racionálně. Přejít na počtu kategorii dopisů 3, 4 a 6 a dát věci do pořádku tam.
Tato příručka, která je založena, jak jste řekl, je ten správný druh, je skvělý doplněk k obecnějším tipů pro práci s poštou od CEO LinkedIn Jeff Weiner. Nenechte si ujít 10 tipů pro práci s poštou z Leo Babauta. Ve skutečnosti existuje mnoho způsobů, jak dodatečné vymáčknout maximální e-mail. Pokuste se použít techniky pro sebe, analyzovat výsledky a nezapomeňte nechat v komentářích své vlastní tipy na zlepšení efektivity e-mailu.