Jak vytvořit dokonalý systém řízení úloh
Produktivita / / December 23, 2019
Věnováno všem, kteří jsou nadšení pro život, má ambiciózní plán, a rozsáhlé zájmy velkého počtu každodenních úkolů.
Najednou mě téma správu úloh fascinován hlavou. Začal jsem sbírat techniky a tipy. Každá jsem si vzal něco, co funguje pouze pro mě. Snažil jsem se dát do praxe všechny přebytek je odříznuta. Výsledkem byl systém, který teď chci dárek pro vaši kontrolu. Ale pamatujte - pouze ideální systém, to může být pouze ten, který je vhodný pro vás.
- To by mělo být snadné.
- Nemělo by to trvat moc času na práci s ním.
- Nezasahují, a lépe pomáhat při plánování, a to jak v den a rok. Úlohy plánování a probíhající řízení, musí být jednotná.
- By mělo pomoci připomenutí, vždy na dosah ruky a umožňuje pořizovat poznámky.
- To by mělo zahrnovat všechny oblasti svého života.
- Měl by pomoci „rozhlédl“ všem současným i budoucím výzvám. V této struktuře je třeba nastavit sám.
- Vzhledem k systému, musím přesně vědět, co a kdy mám dělat, že systém by měl být dostatečně flexibilní.
Systém pro správu úloh se skládá ze 3 hlavních prvků: pracovních skupin struktury (složek, stromové struktury, kontext), pravidla pro správu úloh a nástroje, které to vše pomáhá.
Mohu s jistotou říci - Snažil jsem se všechno na téma programu. V systému Windows přesně vše z programu Leader úkolu a Essential PIM, do málo známých, jako je například Chronos. Na Mac všechny mají možnost synchronizace mezi zařízeními. Suchý zbytek - 1 programu. Vyzvala My Life Organized. Vývojáři chlapíci a umnichki. K dispozici je program na dlouhou dobu, a každá nová verze potěší víc. Pro mě je obrovská výhoda tohoto programu je možnost nastavit systém tak, aby vyhovoval vašim potřebám úplně. V tomto případě není nic o tom složitá. Jinými slovy, tato platforma umožňuje vytvářet nějaké problémy struktury a řídit se pravidly řízení. No, samozřejmě synchronizace se všemi vašimi zařízeními a cross-platform. Jediná škoda je žádná verze pro Mac (iOS je). Podrobnější seznámení My Life Organized Zanechávám s vámi. Od sebe jen doporučit.
Také používám Evernote pro ukládání poznámek a sypkých materiálů. mysl manager pro plánování. Kalendář - rodák z Mac. Microsoft Project - pro plánování a řízení velkých projektů, především pro práci.
V mnoha způsoby, jako je GTD a Agile výsledky, které nabízí rozdělené úkoly do složek podle sfér života. Líbil se mi nápad, ale pro sebe rozhodla, že nebudu mít více než 5 složky nejvyšší úrovně ve složce času na bankovky + + Přijaté. Předtím, než jsem byl jen 2 složky - pracovní a soukromý.
Moje současná struktura nejvyšší úrovně:
- Přijaté.
- práce
- vývoj
- dům
- Ironman
- webové stránky
Podle mého názoru nejvíce geniální zavedení GTD stala složky Inbox a panuj - nevedou úlohu v paměti. Začal jsem se toto pravidlo přísně. Úkoly, dokonce i malé, nápady, poznámky, jen myšlenka, která může přijít vhod - vše je zaznamenáno. Zpočátku vše dostat do vaší schránky. Na konci dne mohu rozeznat blokádu a distribuuje všechny složky.
Složka „práce“, „vývoj“ a „dům“ se nacházejí ve struktuře času. Také, maximálně 2 vyhrazena pro ty oblasti a projekty, které zabírají většinu času nebo mají vysokou hodnotu v tuto chvíli. K dnešnímu dni, to je složka spojené s přípravou na Ironman a složky projektu mých webových stránkách. Inbox Nevěřím v první pětce.
Ve skutečnosti, tam je další složka. Vyzvala «Regular věci». Tato složka obsahuje všechny běžné úkoly. K dispozici jsou všechny věci, které je třeba udělat denní, týdenní a měsíční. Tyto případy zahrnují: analýzu složek Doručená pošta, zobrazení složek Jednou definici cílů pro dané období a atd. V té době, pořádání pravidelných úkolů v samostatné složce mi pomohly zvyknout si na nový objednávky. To je dobrý nástroj pro organizovat a rozvíjet návyky práce se systémem. Jen nezapomeňte dát připomenutí úkolů. Jako volitelné příslušenství - aby se s problémem tohoto druhu v kalendáři.
Všechny ostatní projekty a úkoly jsou umístěny v kořenové složce.
Je to jednoduché a jasné, bez udání důvodu.
V celé struktuře hlavní věc - jednoduchost. Mělo by být velké množství složek a podsložek. Ne více než 3 stupně. V opačném případě se systém stává zbytečně těžkopádný, a proto přestane plnit svou hlavní funkci - na pomoc při práci. Kromě toho, objemné konstrukce velmi snadné práci s mobilními zařízeními.
Kontexty jsou velmi pohodlné věc. V podstatě z kontextu nevyplývá indikaci specifické nebo stav, v němž je úkol proveden. Úloha může mít několik kontextů. Stejně jako struktura složek, je důležité zde je jednoduchost. Vyhnout vnořené kontexty. Používat tyto kontexty jsou používány opravdu často a mají velké množství úkolů.
- Všechny úkoly jsou zadávány do systému v době výskytu. Hlavu nedržel. Zadání úkolů pouze do složky Doručená pošta.
- Formulace problému ve fázi vstupu, musí být jednoznačné. V případě, že název není dost, je třeba vysvětlit - co mám na mysli. To je nezbytné, aby si nepamatujete, co musím udělat v problému, například „Igor zprávu“.
- Složka Inbox je analyzován jednou denně. Dělám pozdě v noci.
- Chcete-li výzva byla přesunuta ze složky Doručená pošta, by mělo být:
Ujistěte se, že:
- clear název
- Určeno přibližné dodací lhůty.
- Čas spuštění úlohy - po splnění úkolu se objeví v mém seznamu dělat.
Pokud je to nutné:
- Poznámky a vysvětlivky.
- Dílčí úkoly k provedení postupu.
- Uzávěrka.
- Kontext.
- V případě, že problém je cíl - určit jako cíl.
- Datum a čas schůzky.
- Závislost na jiné úkoly.
- Nechci používat matici Eisenhower „Je důležité, -. Naléhavě“ Je-li úkol napsal myslím, že je důležité. Pokud je to naléhavé - já, nebo okamžitě přistoupit k jeho realizaci a přiřadí určité doby.
- Je pravidlem, že nejsem omezena na dobu problému. Jsem ukázal, jak dlouho to bude trvat, jen odhadovat čas pro plánování. Ale není pevně. Je-li doba je jasně definován, je to pouze tehdy, pokud chci, aby si připomněli tuhosti problému hranic nebo trvání úkolů spojených s jinými zdroji - například schůzka má omezenou dobu platnosti.
- Problémy s určitou dobu a čas, umístěné v kalendáři.
- Pravidlo 3. Jeden z nejcennějších pravidel Agile výsledky technik. 3 hlavní cíle se volí každý měsíc. Pro každý týden stejná 3 góly. Týdenní cíle by měly vést k realizaci měsíčních cílů. Každý den tam jsou 3 hlavní cíle. Tyto cíle jsou v souladu s týdenní cílů a vést k jejich realizaci. Všechny ostatní úkoly, které den - jsou druhotné.
- Znovu. Každý den 3 hlavní cíle.
- Nejprve provést drobné úkoly. To je zcela v rozporu se zásadami projektového řízení, ale funguje to perfektně pro mě. V tomto případě, je hlava bez malý úkol, když se major.
- Úkoly pro dnešní den stanoven noci na další den.
- Úkoly jsou definovány na týden v neděli.
- Challenges za měsíc se určí podle druhé číslo.
- Kontrola a analýza výkonnosti a nejsou prováděny jednou týdně v pátek.
- Složka jednou prohlédnout na neděli.
- Výzvy v kontextu „řízení“ jsou vnímány každý den.
- V případě, že přijatá zpráva vyžaduje odpověď nebo účinek ode mne, ale později jsem byl na jeho místo jako problém v MLO.
- V případě, že dopis zaslaný podle mne vyžaduje odpověď od příjemce, dal jsem kopii na adresu MLO. To znamená, že dopis také dostane do systému a přijímá kontext „Control“.
- Na ránu nadcházející revizi dne.
To je asi všechno. Jednoduchý systém. Jednoduchá pravidla. Jak si uspořádat své úkoly?
zobrazit: Shutterstock