Jak zastavit tok příchozích úloh a nastolit pořádek ve věcech
Produktivita / / December 23, 2019
Před několika dny se známého, přednášku na téma pracovní zátěže řízení. Zeptal se na otázku - „Každý den jsem dostal úkoly víc, než mohu dosáhnout. Počet až úkoly všech zvyšuje a zvyšuje se i zvyšuje chaosu. Jak to zastavit? „Tato otázka je relevantní pro mnoho. Mnohé z nich jsou obeznámeni s pocitem bezmocnosti, který má zkušenosti lidé pod náporem příchozích úkolů a stále rostoucí, seznam úkolů. Zde je 5 kroků, jak se dostat ven z chaosu.
№1 Council - Just zastávka ...
1. či spíše... Zastavte příchozí tok. Aby bylo možné pochopit pracovní mechanismus, je nutné začít doraz. Nebudete schopni problém vyřešit, pokud budou i nadále přicházet na vás torrent. Takže zastavit tok. Nepřijímají nové úkoly a dát pauzu. Tato zastávka bude nejen vám umožní snadno rozebrat aktuální seznam, ale také zaměřit se pouze na toto téma. Obecně platí, že Board Room 1 - shromažďovat všechny úkoly v jednom seznamu, a neberou v nové ještě ne dát věci ze seznamu. Poznámka - seznam úkolů je „správné“, když víte, vše, co potřebujete udělat, je cítit určitou kontrolu a spokojený s sebou. Posledním bodem je nejdůležitější. To není vtip. Musíte získat pocit uspokojení.
A pochopit - svět se nezhroutí a společnost se nezhroutí, když se stáhl na pár dní.
2. Náklady míra časové. Další věc, kterou musíte udělat, je odhadnout, jak dlouho bude trvat, pro každý úkol. není nutná vysoká přesnost posouzení. Hlasování „od oka“. Hlavní věc, kterou chápal - kolik času by měla být vynaložena na dokončení všech úkolů v seznamu. Může se stát, že podle předběžných odhadů, celý seznam, budete potřebovat 2 měsíce čistého pracovního času. Pokud tyto úkoly nejsou distribuovány v čase, takže si opravdu může jejich plnění, pak je tento seznam je absurdní a vyžaduje optimalizaci.
3. seznam optimalizovat. Není to jednoduchá záležitost. Z jednoho důvodu - pro optimalizaci potřeboval vážné a kritické zhodnocení svých případů.
- Dát ostatním vše, co můžete udělat bez tebe. Existují pochybnosti? Myslíte si, že můžete to udělat lépe? Ještě dát a dát připomenutí o kontrole.
- Skupina své úkoly. Udělejte si čas na zpracování e-mailů a telefonních hovorů. Dělat podobné věci v řadě. To šetří čas.
- Dáme-li vše, co lze udělat později. Dokonce i věci související se zákazníky mohou být přeneseny. Jednoduše zařídit. Přiřazení kontaktů se zákazníky více vyrovnaně. Změnit data, pokud to lze provést. Volný sami prostor pro manévrování.
- Odstranit vše, co ztratila svůj význam. Nemilosrdně zabít úkoly, jejichž vhodnost je pochybné.
4. Plnit úkoly v pořadí. Seřadit seznam úkolů, od nejmenších po největší. To znamená, že nejprve jít nejkratší úvazek podnikání. Dělat všechny věci, které vyžadují méně než 30 - 40 minut. Činili za sebou až do konce. Zapomeňte na všechno ostatní. Když je krátkodobý problém, okinte zobrazení seznamu. Jistě se stal reálnější a lze s ním pracovat. Možná si můžete dokonce obnovit tok úkolů. V každém případě, naplánovat všechny zbývající úkoly, takže jste téměř 100% pravděpodobnost z nich byli schopni provést, jak bylo naplánováno. A dokonce vytvořit sami rezervu času na 15-20% z čas potřebný k vyřešení problému. Kdo lépe než nedokončený předělat.
5. Říkat „ne“ hard plánování. V každém případě není striktně omezit dobu a termín úkolu. Nyní rigidní plánování je váš nepřítel. Striktní plánování efektivní v situaci relativně stabilní ovládání. Nyní je vše velmi vratká. Takže dát si čas a podíl svobod. Nejezděte svůj mozek do rámce. V opačném případě se vrátíte na místo, kde jste začali. Budete potřebovat uklidnit, měřeno k výkonu funkce ze seznamu v řádném termínu. Ještě jednou - v pořádku. Nesahejte na úkol, dokud jste dokončili předchozí. Jedním z úkolů najednou.
A co je nejdůležitější - pochopit a přijmout fakt, že si nemůžete dovolit zastavit a dostat své věci do pořádku.
Pět z výše uvedených kroků se ukázaly jako účinné v praxi. Jsou účinné, aby na „hašení požárů“ a „hrabání trosky“, ale práce musí být konstruována tak, aby se takové situace nevznikají. Myslíte si, že je potřeba udělat, aby nevedla k extrému?