Non-jasné, ale pracuje způsob, jak zkrátit dobu práce s poštou
Produktivita / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), podílí se na technickou podporu MailChimp, metodou pokusů a omylů vedly k sobě dokonalý vzorec pro poštu. Nejprve se nasozdavali mnoho složek, a poté odstraněn každý, ale žádný z těchto přístupů nefungoval. A pak přišel na docela jiném systému.
Navzdory skutečnosti, že odpovědi na dopisy obsadily téměř ústřední místo v jeho práci, on byl schopný snížit čas strávený na různých aktivitách s e-mailem, až šest hodin denně. Zjistil, že i když byla pošta lámání z e-mailů, pár jednoduchých kroků může dramaticky změnit situaci.
Co je to nestojí za to ztrácet čas
Jak říká John, on nejprve pokusil zařadit dopisy a vytvořit všechny druhy složek: pro zprávy z Chief, o informace o různých projektech, zprávy, u nichž bylo nutné provádět žádnou akci, a tak dál. Věřil, že se mu mělo pomoci ušetřit čas. Ale ve skutečnosti, začal trávit více času se snaží vzpomenout klasifikační systém a menší - na samotnou práci.
John SmithNapříklad jsem obdržel zprávu od vedoucího projektu byl pracuje, a je mi také nutné tuto zprávu přijmout určitá opatření. V jaké složky by mělo být umístěno? A jaké jsou šance, že budu pamatovat, kam se dívat na to později dopis?
Takže John se rozhodl zbavit se všech složek a pošty vládne naprostý chaos. Absence systému byl příliš komplikovaný systém lépe. Pak John se rozhodl znovu přehodnotit svůj přístup k práci s poštou. Ten se rozhodl uspořádat písmena nejsou na toto téma, a na typu akce, kterou požadoval, aby přijaly. A tady je návod, jak to udělat.
Keep it simple
Stačí umístit do složky „Přijaté“ pouze ty zprávy, které je třeba odpovědět. Nejdůležitější z nich, pokud se nemůže ihned se s nimi vypořádat, označeny jako nepřečtené.
Mohlo by se zdát neintuitivní pro vás, protože většina hořící případy by měly být provedeny co nejrychleji. To je, a někdy opravdu mají potřebu okamžitě reagovat na tyto zprávy. Ale označení nepřečtených důležitých zpráv, budete o ně nepřijdete do hrudky. Také, protože nemusíte se pohybovat dopisy: oni zůstanou ve složce „Doručená pošta“ a bude upozorňovat na sebe, dokud jste jen na vás, jak jich dosáhnout.
John SmithSnažím se to v mé schránce nehromadí více než 60-70 zpráv najednou. To je přesně počet dopisů, které mohu bezpečně manipulovat v jednom sezení.
Vytvořte pro sebe stálý plán s poštou
Každé ráno John přiděluje hodin se snaží vyčistit schránku. Jak již bylo zmíněno, je často ponechány naléhavé zprávy „nepřečtené.“ John rychle naskenuje zpravodaje a interní zprávy společnosti a reaguje na maximálním počtem non-nouzové Příspěvky se kterou zvládne během hodiny.
Když hodina přidělené pro Začínáme s e-mailemChýlí ke konci, John Smith neuzavírá schránku, ale to platí mnohem méně pozornosti. Jakmile dorazí nové zprávy, rychle prohledává obsah a odesílatele jména, dát jim určitou prioritu. V případě, že zpráva může být zodpovězena bez zastavení na dlouhou dobu z jiných záležitostí, John dělá. Ale začne vykonávat tuto funkci znovu.
Ke konci dne, John přidělí dalších 30 minut se snaží, aby jim věnoval výhradně práci s poštou. V této době se zabývá dopisy, které ho vyžadují, aby jakékoli činnosti: dát souhlas, napsat podrobnou odpověď nebo přijmout jakékoliv rozhodnutí. To je, když se dbá na zprávy, které jsou označeny jako nepřečtené.
John SmithMohl bych strávit mnohem více času na práci s e-mailem, ale tato dočasná omezení jsou mi pomáhá lépe se soustředit a být více produktivní.
Klasifikují e-maily, v závislosti na typu reakce
U některých zpráv, John ještě vytvořit samostatnou složku. Některá písmena, která se neoznačuje jako nepřečtené, distribuuje vše ve dvou směrech. Příspěvky, které vyžadují jakoukoliv akci nebo odezvu od kolegy (ne nutně naléhavé), John dal složku „make“. Je určen pro e-maily, které mohou být vyřešeno v příští den nebo později v týdnu.
Dokonce i méně naléhavé dopisy John se stěhuje do složky, „číst.“ Kromě toho, že používá speciální filtr, který automaticky dát bulletin v této složce. Chcete-li nainstalovat filtr, budete muset strávit pouze pár minut, ale tato jednoduchá akční později ušetří spoustu času a úsilí.
Pokud použijete tuto metodu, budete mít tři aktivní složky, které se liší ve stupni naléhavosti reagovat na zprávy „Inbox“ s nepřečtených zpráv, „make“ a „číst“.
Archiv zpráv
Pro všechno ostatní, John Smith používá funkci archivace zpráv. To mu pomáhá vyčistit schránku a hlavu od zbytečných úkolů.
John SmithJakmile jsem si přečetl zprávu a přijmout vhodná opatření, ať už jde o společnost nebo zpravodajské depeše, kterou jsem podepsal, I archivech.
V případě, že zpráva obsahuje důležité informace, které John chtěli šetřit do budoucna, označuje hvězdička archivované zprávy, takže ji lze nalézt mnohem rychleji.
Být obzvláště opatrní, když se rozhodnete odstranit zprávu
John zřídka používají funkci odstranit zprávy. Je to lekce, vytáhl z reálné praxe. Poté, co John vypouští zprávu od kolegy, který obsahuje údaje v té době nepovažoval za důležité. Již po zaměstnanec opustil společnost John potřebné informace z tohoto dopisu. Pak si uvědomil, že je v pevné vazbě.
John SmithPo tom jsem začal odstranit pouze ta písmena, které nejsou přesně užitečné pro mě v budoucnu. Bez urážky, vážení kolegové, kteří mi poslal krásný Sifco s pečetí, ale to jsou zprávy a vstoupit do „nákupního košíku.“
Aby se dospělo k tomuto systému, John Smith se snažil mnoho různých přístupů, které se ukázaly jako efektivní dost pro něj. Testoval metody používané jinými lidmi, ale brzy si uvědomil, že on potřeboval zkusit něco jiného. John dospěl k závěru, že nějaký systém funguje pouze tehdy, když dobře padne, pokud jde o konkrétní práci.
Zkuste tuto metodu, nebo hledat něco jiného. Můžete být schopni najít způsob, jak strávit na práci s e-mailem, je ještě méně času.