Metoda Inbox Zero - nejlepší způsob, jak se vypořádat s tisíci nepřečtených e-mailů

Hromada nepřečtených e-mailů, stále visí ve složce „Doručená pošta“, způsobí paniku v kýmkoliv. Máte-li hodně obchodními partnery a kolegy, s nimiž jednáte na korespondenci, stačí, aby se vaše e-mailové schránky čisté a uklizené.

CEO JotForm Aytekin Tank nabídek zajímavý způsob, jak organizovat e-mail s názvem Inbox Zero. Jak už název napovídá, tento způsob je prostě aby se vaše složky „Inbox“ je prázdný.

Obecně platí, že Tank nevymyslel nic nového. Inbox Zero dávno založil spisovatel a blogger Merlin Mann, a je osvědčený a dobře známý způsob. Přibližně technika práce s dokumenty popisovat více David Allen ve své knize "Jak se věci do pořádku». Tank ji jen přizpůsobit webové rozhraní služby Gmail.

Tank vyjmenovává výhody metody Přijaté Zero:

• Nezmeškáte žádnou důležitou zprávu, je-li složka je „Inbox“ je prázdný.
• Nebudete dělat, aby příjemci čekat dlouho, protože brzy bude schopen odpovědět na jejich dopisy.
• Ve schránce nebude hromadit stovky nebo tisíce nepřečtených e-mailů.
• Ušetříte více času na opravdu důležitých úkolů a nebudou trávit hodiny pohráváte s e-mailem.

Znám mnoho lidí, kteří se milovat všechny své e-maily bez odstranění. V důsledku své schránce začne vypadat jako Twitter feed. To je nepohodlné. Budete neustále ztratit v dopisech.

Aytekin Tank

Předpokládejme, že používáte Gmail - i když tato metoda může být přizpůsoben jakýmkoli jiným poskytovatelem (Hotmail, «Yandex», Yahoo) nebo e-mailového klienta (Outlook, Thunderbird nebo Sylpheed). Vezměte první pohled vklady nepřečtených zpráv a pokračovat.

1. Vyčistěte svou schránku

Tím, že přijetí metody Přijaté Zero, je třeba jednat rozhodně. Otevřete „Doručené zprávy“, vyberte všechny nahromaděné tam e-maily a archivovat je všechny najednou. Pro některé to bude zdát neexistující šílenství, ale Tank doporučuje, aby právě tohle.

Budete muset začít s prázdnou schránku. Tato příručka vám nepomůže, pokud v „Inbox“ nahromaděné desítky tisíc dopisů. Takže zálohovat všechna data, a začít od nuly.

Aytekin Tank

2. Dopřejte svým dopisy v chronologickém pořadí

Rozvíjet tento užitečný zvyk, budete potřebovat určitou disciplínu. Při zpracování e-mailů, začít s nejstarší zprávy a přesunout na čerstvý. Tak ušetříte chronologicky a ne se zmást.

Proces psaní vám pomůže dvě funkce v Gmailu:

Povolit „Auto-pokrok“. Chcete-li to provést, přejděte na „Nastavení» → «Obecné“, vyberte ‚Auto-dopředu‘ a aktivovat jej. Nyní, když jste odpověď nebo zálohování Gmail zpráv nebude vás vrátí do seznamu příchozích zpráv, a zobrazí následující zpráva. Tak budete moci zvládnout dopisy jeden po druhém v pořadí, v jakém jsou přijaty, no Jaké rozptýlení hmoty.

Pak zase na tlačítko „Odeslat a archivovat“, pokud jste nezapnuli. Otevřete „Nastavení» → «Obecné» a najít možnost ‚Zobrazit‘ Odeslat a archivovat ‚v odpověď.‘ Tak ušetříte čas. Koneckonců, pokud jste již reagoval na dopis, není tam žádný smysl, aby ji udrželi v „Inbox“, ne? Kliknout na tlačítko odeslat a e-mail je automaticky přesunut do archivu.

A ještě jedna důležitá věc:

Nepoužívejte e-mail jako chatu. Není nic horšího, než vést k velmi dlouhým řetězcem Odpověď od neustále citovaných písmen. Pokud potřebujete mluvit, používat instant messenger, chatu Slack nebo kontakt po telefonu. E-mail není vhodný pro toto.

Aytekin Tank

3. Zodpovězeny - Archiv

Hlavním pravidlem je metoda Přijaté Zero: složka „Doručená pošta“ - to není místo, kde chcete uložit e-mailu. Všechny e-maily ve schránce je třeba okamžitě zpracovat. Přečtěte si je jeden po druhém a zodpoví všechny a archivovat, v případě, že zpráva vyžaduje odpověď, nebo jednoduše archivovat, není-li vyžadováno odpovědní zpráva.

Pokud se vám nedaří okamžitě reagovat na jakýkoli e-mail, existují dvě možnosti:

• Uložit ji ve svém aplikačním-organizátor. To může být Evernote, OneNote, nebo jakýkoli správce úloh. Nastavte datum, aby program vám připomene psát odpověď ve správnou dobu.
• Pokud můžete jen psát odpověď, ale cílem je, aby si to po chvíli, použijte pozdržené doručení v Gmailu. Stejně tak je schopen Outlook, Thunderbird a ostatní klienty.

4. Prostě to udělej

Všechna přikázání velkého a mocného David Allen. Pokud e-mail vyžaduje akci, která trvá několik minut, udělej to teď. Nekopírujte dopis do seznamu úkolů. Nenechávejte jej ve složce „Přijaté“.

Pokud potřebujete provést platbu, udělej to hned. Potřebujete-li odeslat zpětnou vazbu kolegovi okamžitě odeslat. V případě, kdy trvá pár minut, nemá smysl odkládat.

Aytekin Tank

5. Používat klávesové zkratky

zkratky výrazně zkrátit čas pro zpracování e-mailu. S nimi nebudete muset řídit kurzor myši dopředu a dozadu. Tank doporučuje mít na paměti a používat tři klávesové zkratky:

• key E vám umožní rychle archivovat zprávy. Read, stiskněte E, archivovány. Je to jednoduché.
• Tlačítko R se používá k rychlému napsat odpověď. Chcete-li odpovědět na zprávu, klepněte na něj vstoupit odpověď jsme klávesu Enter.
• F klíč dopředu přijaté e-maily ostatním příjemcům.

Nemyslím si, že budete potřebovat nějaké další klávesové zkratky. V Gmailu, já používám pouze tři zástupce. Všechno ostatní je tu myš. Ale uvedené zkratky umožňují rychle provádět tři nejběžnější akce s e-mailem, takže ušetřit značné množství času.

Aytekin Tank

6. Můžete nastavit filtr

Filtry e-mailu - neuvěřitelně šikovný nástroj, který dělá spoustu práce za vás. To je dost, aby je nastavit jednou, a oni vám ušetří spoustu času.

Pokud vaší schránky pravidelně najít nedůležitý dopis (oznámení o internetových služeb, automatická mailing, a tak dále), pak buď odhlásit od nich, nebo upravte filtry na tyto dopisy byly archivovány automaticky.

7. Schránka prázdná - Close-mailem

Když se snažíte soustředit se na práci, nemůže být neustále rozptylovat prostřednictvím e-mailu. Takže držet na pravidla, když se složka „Doručená pošta“ je prázdný, v blízkosti karta nebo e-mailový klient Gmail a zapomenout na poštu v příštích několika hodin. Jen být zapojen do práce.

Vypnout všechna upozornění na příchozí e-mailové zprávy. Jsou velmi rušivě.

Můžete re-otevření e-mailu během několika hodin zpracovat kumulované zpráv tam, a pak se vrátit do práce. Účelem metody Přijaté Zero - síla sami nebudou rozptylovat příchozích e-mailů. Budete muset spravovat své hlasové schránky, aniž by vás to.

Aytekin Tank

Pokud jste vyzkoušeli techniku ​​Inbox Zero a jsou ochotni vám říct, co máte, nebo chcete navrhnout lepší způsob - zápis v komentářích.

viz také

• 9 dočasné e-mailové služby →
• Jak vymazat svůj účet Gmail ze všech zbytečné →
• 7 rozšíření pro Gmail, který vám ušetří čas →